Как организатору всё успеть перед Новым годом и не сойти с ума

Сезон «В мыле» официально открыт. Как всё успеть? Поддерживающая статья для организаторов мероприятий, у которых новогодний завал на работе уже начался.

Изображение: ruDALL-E / Kandinsky 3.1

 

12 рекомендаций, как поддержать себя в «жаркий» сезон 

Последний месяц года — непростое время для всех. Как правило, это ещё и ощущение накопившейся усталости. Надо буквально «успеть всё» на работе, купить всем подарки, уделить время семье… А организаторам — выдержать пору новогодних событий и сохранить при этом радость бытия. 

Мы собрали рекомендации из личного опыта, чтобы поддержать вас в это время.

1. Календарь приоритетов

Люди, у которых есть суперсила эффективно управлять своим временем, могут листать дальше. 

А мы пока вспомним об инструментах тайм-менеджмента.

Чтобы не держать в голове кучу задач и не расходовать время на всё что можно, «выгрузите» все дела в таблицу.

Назначьте приоритет для каждой задачи: что нужно делать прямо сегодня, а что можно отложить на пару дней.

Во-первых, планирование в таблице снижает нагрузку на голову и вам не нужно держать в уме ни одну мелочь, когда она записана.

Во-вторых, так вы последовательно решаете задачи и нет ощущения лавины, с которой нужно как-то справляться. 

В идеале — прописать время, необходимое для решения каждого дела, добавить небольшой запас и наглядно представлять свой распланированный день. Также удобно использовать Google Календарь и вносить туда все встречи и созвоны, чтобы не получалось накладок.

 

2. Делегируйте

Не стесняйтесь делегировать обязанности. Разделите задачи в команде и позвольте каждому проявить свою компетенцию. Это не только снизит вашу нагрузку, но и повысит общую эффективность работы.

Если есть возможность, привлекайте фрилансеров или специализированные агентства для решения определённых задач. Например, по дизайну, маркетингу, текстам и т. д. 

Делегируйте в первую очередь то, что требует специальных знаний, а значит, отнимает много времени на то, чтобы просто изучить тему и погрузиться в неё.

Фото: сайт

Если «на это не заложен бюджет», подумайте о том, что все деньги мира заработать не получится. И лучше выделить немного на оплату дизайнера или ассистента, чем потом на лекарства или психотерапевтов (кстати, это выходит ещё дороже).

Не забывайте про нейросети. Например, им можно доверить контент, тексты, создание картинок и т. д.

 

3. Не бойтесь отказать заказчику

Когда вы понимаете, что впереди большая нагрузка, не ставьте перед собой трудновыполнимые задачи. Например, заказчик хочет прямо на площадке залить небольшой каток для детей своих гостей, а праздник уже через 2 недели. Вы понимаете, что это колоссальные затраты времени, сложности и вообще риск травматизма.

Объясните свою позицию, а не пытайтесь угодить. Подберите доводы, что идея не самая классная. Ведь вы профессионал, и люди не всегда знают обо всех подводных камнях и сложностях решений, которые они хотят реализовать. В конце концов, если времени на подготовку мало — это уже повод отказаться от многих безумных идей.

4. Делайте перерывы

Когда работы становится очень много, есть опасность провалиться в неё и забыть о жизни. Вроде бы вот сейчас быстренько сделаю одно, потом ещё одно, а вот уже и день закончился. Но в итоге бонусом вы получаете очень сильную усталость. 

Если трудно выделить время на перерыв, заводите себе будильник в конце каждого часа, например на 11:55, 12:55, и выделяйте 5 минут на то, чтобы просто посмотреть в окно, посидеть с закрытыми глазами или выпить кофе. 

Эти 5 минут каждый час экономят ваш ресурс, помогая не исчерпать его до последней ложки.

 

5. Расслабляйтесь

Вспомните про техники расслабления. Выделите хотя бы один час в неделю на полноценный релакс и отправьтесь в SPA или на расслабляющий массаж. Любой вид отдыха, в котором вы оставляете телефон на беззвучном и остаётесь в приятной обстановке с приглушённым светом и тишиной.

Кстати, ещё можно смотреть на огонь на природе, а дома — на электрокамин или биокамин. Ну или просто на то, как горит свеча. 

Если не получается выбраться в салон, найти время и место для этого, попробуйте домашнее SPA: ванная, свечи, лёгкая музыка, медитация, эфирные масла. 

Даже 20 минут, проведённые в ванной при свечах, снимают напряжение в теле и дают ему сигнал: отдых есть, он тут, всё хорошо.

Подключайте дыхательные практики: их много, найдите то, что нравится и быстрее всего помогает снять стресс. 

Если не позаботиться о теле, сами знаете, как бывает: простуда, температура и кашель накануне Нового года, а мы носимся с целебными порошками и пытаемся заглушить симптомы.

Фото: сайт

 

6. Кушайте и спите

Ну, это база. Но признайтесь честно: хорошо ли вы спите? Кушаете 3 раза в день? Полноценным приёмом пищи?

Не жертвуйте сном, залипая в телефоне до полуночи. Потому что нет никакого средства лучше, чем сон, которое помогает восстановиться и отдохнуть.

В идеале перед тем, как ложиться спать, — принять расслабляющий душ или ванную и сделать какую-нибудь лёгкую релакс-практику. 

Что касается еды. Почему нутрициологи все как один повторяют о важности сбалансированного питания? Потому что это не только здоровье и худое тело. Питание по методу тарелки реально помогает быть бодрее и чувствовать прилив энергии, а ещё — не перекусывать в течение дня. Одно связано с другим.

Старайтесь продумывать рацион на следующий день, так будет гораздо больше вероятности, что вы ему последуете.

Сбалансированное питание — это когда у вас на тарелке есть ¼ белка (мясо, яйца, творог), ¼ углеводов (каши, картошка, хлеб) и ½ клетчатки (овощи, фрукты). Обычно сложнее всего с овощами: чтобы не заморачиваться, берите замороженные или маринованные. Эффект тот же.

 

7. Радуйте себя

Подготовка новогодних событий — это про то, как дарить радость другим. И организатор сосредоточен на этом больше всего.

А где ваша радость? Что способно вызвать её прямо сейчас?

Возможно, она в том, чтобы повесить гирлянду на окно, выпить какао, выйти погулять, почитать книжку, потанцевать или купить себе новое платье на Новый год.

Необязательно ждать, когда вы сможете порадовать себя чем-то глобально. Дарите себе хотя бы маленькие радости, но каждый день.

Сделать песню в машине погромче, поспать лишние 15 минут и т. д. 

Главное — эти радости должны быть осознанными. Прямо фиксируйте: сегодня дарю себе вот эту радость. А завтра будет вот такая.

 

8. Общайтесь 

Разговаривайте с теми, кто вас понимает. Можно собирать целые отдельные созвоны для «поныть». Найдите тех, кто может выслушать, кто испытывает сейчас похожие ощущения. 

Подумайте, кто для вас безопасные люди, которым можно рассказать о своих переживаниях.

Кстати, это могут быть и ваши коллеги. Поговорите с ними о том, что беспокоит. Иногда обсуждение проблем может помочь увидеть ситуацию с другой стороны и найти новые решения. Или успокоиться и снизить тревогу. 

Обратите также внимание на атмосферу в команде. Создайте открытую и поддерживающую среду, где каждый может выразить свои чувства и получить поддержку от других.

Это важно и хорошо, когда команда доверяет друг другу, обсуждает задачи, их решения.

 

9. Берите хотя бы один выходной

Мы сейчас про настоящий, полноценный выходной. Не тот случай, когда суббота — как бы выходной, но сейчас я сделаю пару звонков, решу ма-а-аленькую задачу — и отдыхать. 

Выходной — это день, когда можно и нужно вообще не работать. И даже не думать о работе. И в неделе у вас должен быть хотя бы один такой день. 

Если пропустить один выходной, то на 14-й день работы увеличится вероятность полнейшего снижения работоспособности, нервного напряжения и т. д. 

Куда страшнее выпасть из рабочего режима на несколько дней, не так ли? Поэтому выбирайте: либо вы сами себе разрешаете отдохнуть один день, либо работаете до победного, а потом восстанавливаетесь 3–5 дней.

Ресурс — это то, что легче поддерживать постоянно, а не пытаться восстанавливать, когда он полностью исчерпан.

10. Выпускайте эмоции

Есть ещё один опасный момент: при стрессе и переживаниях держать всё в себе и не разрешать себе это выплёскивать. В итоге, когда всё накапливается, мы кричим на подчинённых или близких, потому что вывела из себя какая-то совершенная мелочь. 

Или заказчик проверяет на прочность и требует невозможного — например, «Срочно заменить цвет штор на более голубой, а то этот какой-то слишком синий». А вы не можете ему ничего сказать. 

Есть несколько проверенных способов выпустить эмоции:

• побить грушу/подушку
• исполнить самый странный танец, который никто не видит
• спеть песню, когда никто не слышит
• от души покричать в лесу или в машине, когда едете одни по дороге. 

Ну а кто-то может кидать дротики в портрет самых бесячих людей. Мы не осуждаем.

Фото: сайт

 

11. Переключайтесь

Если у вас в голове постоянно кипят мысли о работе и вы думаете, как и что лучше сделать, нужно найти способ остановить мыслепоток на какое-то время.

Потому что постоянное жевание мысленной жвачки, как ни странно, тоже отнимает силы.

Как это сделать?

• Посмотреть интересный фильм или сериал
• Включить трешовое ток-шоу по телевидению
• Пойти на квест с друзьями, чтобы найти выход из комнаты за один час
• Отправиться готовить красивый торт по сложному рецепту, который требует внимательности
• Пойти на мастер-класс по танцам или вокалу. В процессе обучения танцам вы целый час будете смотреть только на свои ноги и забудете про всё — гарантированно
• Пойти на фотосессию

В целом любая ситуация, где вам нужно включать заинтересованность и участвовать в процессе, перетянет на себя внимание и поможет переключиться.

 

12. Фиксируйте результат своей работы 

Когда мероприятий много и они буквально идут потоком или вы просто вложили в них много сил, может хотеться одного: чтобы всё поскорее закончилось и вы смогли отдохнуть.

Находясь в эпицентре события, не забудьте зафиксировать улыбки людей, их радостные лица, хорошее настроение, всеобщее ощущение праздника, окружающую красоту.

Это то, что сделали вы, потому что вы профессионал. И пришли в сферу событий для того, чтобы дарить людям классные эмоции.

Ведь в ивентах невозможно оставаться без любви. И только вы знаете, каких трудов, усилий и профессионализма вам стоило создать это событие. Хвалите себя, собирайте отзывы от участников — это ещё один источник ресурса. 

И ещё. Как бы банально ни звучало — мыслите позитивно. Вы всё сможете, справитесь, сделаете классные события. Если на них и будут какие-то косяки — это не смертельно и не конец карьеры.

Какие-то разногласия с командой или заказчиками — обычные рабочие моменты. 

Скоро Новый год. Мы не можем попросить себе новую нервную систему, но можем поддержать имеющуюся и радоваться тому, что делаем.