Как организовать гастроли по разным городам

В статье — 8 практических рекомендаций, как успешно и без нервов организовать гастроли для музыкантов, театра, спикеров или концертный тур.

Изображение: Qwen2.5-Max

Мы выделили 8 этапов для подготовки и организации гастролей. Подробно разберём каждый из них.

 

1. «Прощупывание почвы»

Самый первый шаг, который идёт ещё до организации тура, — анализ спроса и интереса.

Для этого можно запускать опросы в соцсетях, анализировать вашу целевую аудиторию и тренировать насмотренность: насколько популярными были выступления артистов/спикеров в этих городах до вас?

Это не гарантия того, что тур пройдёт успешно, но всё-таки этап предварительной подготовки очень важен, чтобы не делать тур «наобум».

На этом же этапе можно предварительно наметить бюджет: да, вы пока не знаете, сколько будет стоить та или иная площадка, какие будут непредвиденные расходы и т. д. Но сейчас это важно, чтобы определить, есть ли вообще финансовая возможность отправиться в тур. Здесь можно примерно посчитать окупаемость: какие будут затраты и какую стоимость билета нужно поставить, чтобы тур не был убыточным.

 

2. Выбор городов

Если это один из первых туров, для начала можно рассматривать близлежащие города.

• Скорее всего, именно в соседних городах будет больше всего фанатов
• Чем ближе город, тем легче организовать концерт
• Ну и финансовый вопрос: поездка в соседний город обойдётся дешевле, чем куда-то подальше

Если тур организуется не первый раз, логично сразу составить грамотный маршрут: чтобы не было длительных и утомительных переездов и выступающие могли качественно отдохнуть между городами. 

От выбора городов напрямую будет зависеть и выбор транспорта: из Москвы в Новосибирск, конечно, можно добраться на машине, но в целях экономии времени и энергии логично рассматривать самолёт. Вполне возможно, что виды транспорта придётся комбинировать, — но об этом подробнее в следующих пунктах.

 

3. Поиск площадок

Города выбраны — теперь важно определить, что там есть подходящие площадки. Например, такие:

• бар, клуб или небольшой концертный зал для начинающей музыкальной группы
• подходящая сцена для театра
• конференц-зал или концертный зал для спикера
• большая концертная площадка со сценой для известной группы.

Выбор площадки будет зависеть от нескольких факторов.

• Техническая оснащённость

Нужно уточнить, какой на площадке звук и свет, какие есть варианты её изменения под ваш запрос, какие есть резервные способы питания, какое ваше оборудование можно установить и др. 

• Площадь

Размер сцены/конференц-зала, а также вместимость зала/танцпола для зрителей имеет важное значение. 

Если выступающие пока не очень известны и есть сомнения в успехе первого тура, возможно, стоит взять площадку поменьше, чтобы создать дополнительный ажиотаж и солд-аут по билетам.

Фото: сайт

• Удобство расположения

Есть ли рядом парковка, как быстро можно добраться из разных точек города, есть ли лифты для подъёма оборудования и т. д. Всё это нужно обязательно уточнить до того, как забронировать площадку. 

• Цена

Про этот фактор тоже не следует забывать: если площадка подходит по всем критериям, но стоит очень дорого, возможно, от неё (и от города в целом) в этом туре придётся отказаться. 

Нелишним будет почитать отзывы и посмотреть фото- и видеоматериалы с мероприятий, которые уже там проходили. По возможности — пообщаться с теми, кто уже организовывал там мероприятие, и съездить на площадку лично, чтобы всё посмотреть и проверить. 

Если площадка подходит по всем критериям, её можно бронировать на интересующую дату.

Ещё один важный момент — условия брони и её отмены. Обязательно уточните, можно ли отменить бронь и какие за это санкции — мало ли что может случиться в процессе подготовки. 

4. Организация проживания

Следующий этап, над которым можно работать параллельно с поиском площадки, — это организация проживания.

Что важно учитывать?

• Пожелания артистов

В зависимости от количества выступающих и их пожеланий это может быть несколько номеров в отеле, большая квартира, загородный дом или какой-то смешанный вариант. 

Например, после выступления артисту захочется расслабиться и нужно, чтобы спа-зона была поблизости. 

• Комфорт и удобство

Изучайте фото и отзывы об отеле/квартире/доме, чтобы ожидание и реальность совпали и всем было удобно и комфортно. 

• Логистическая доступность

Проверьте, насколько далеко площадка и место проживания, можно ли найти устраивающие варианты размещения поблизости от площадки, чтобы не тратить много времени на дорогу. 

• Цена

Выбор места размещения также будет зависеть от сметы и имеющегося бюджета. Конечно, хочется лучший пятизвёздочный отель города, но, если пока финансы не позволяют, лучше выбрать что-то хорошее по соотношению «цена — качество» и сэкономить.

 

5. Логистика

Маршрут составлен, есть предварительные договорённости с площадкой и проживанием. Самое время организовать доставку выступающих, организаторов и оборудования до места.

В первую очередь, конечно, нужно обсудить с выступающими, какие виды транспорта им больше подходят. Если у спикера аэрофобия (боязнь летать на самолётах), то или вся команда будет добираться поездом / на машине, или спикеру нужно будет организовать отдельный вид транспорта.

И наоборот, если самым удобным видом транспорта будет самолёт, нужно обязательно уточнить условия по багажу и провозу музыкальных инструментов, а также другого необходимого оборудования. 

Транспорт и логистику в целом нужно продумать так, чтобы переезды были по возможности не очень длительными и утомительными, были остановки для отдыха.

Если вы планируете тур на автобусе/автомобилях, стоит задуматься о размещении по дороге. 

Обязательно при расчёте времени на дорогу нужно накидывать несколько часов на пробки, возможные поломки, внеплановые остановки и др. По возможности лучше не путешествовать ночью, а дать выступающим и команде выспаться и отдохнуть.

Тайминг тура желательно продумать так, чтобы у выступающих и команды было время восстановить силы после дороги, а не мчаться «с корабля на бал».

 

6. Еда

Не забудьте, что в дороге, а также во время выступления всем нужно что-то есть.

Продумайте вопрос с питанием заранее. Это могут быть:

• рестораны/кафе
• организованное питание в отеле
• кейтеринг
• доставки еды
• закупка продуктов и ответственный за приготовление еды
• формат «Каждый сам за себя».

В разных городах есть разные службы и сервисы кейтеринга / доставки еды, но вполне возможно, что в небольших городах они будут не на том уровне, к которому привыкли выступающие. 

Уточните этот вопрос заранее и предусмотрите в смете расходы на питание.

 

7. Контроль

Запланировать и забронировать — это полдела. Важно письменно зафиксировать все договорённости (с площадкой, проживанием) и всё несколько раз проконтролировать.

Так будет меньше шансов, что произойдёт форс-мажор: про вас забыли, номер не готов или площадка на внеплановом ремонте.

 

8. Финансы

На этом этапе можно составить итоговую смету тура, чтобы заранее понимать затраты и возможные доходы.

Фото: сайт

Обязательно отслеживайте, как продаются билеты в том или ином городе, есть ли спрос, готовы ли вы провести выступление «в минус». 

Предусмотрите рекламный бюджет на то, чтобы о вашем приезде знали все в городе. Размещайте рекламу в соцсетях и СМИ, на радио и телевидении, не забывайте про афиши и промоматериалы (в том числе и старые добрые листовки).

 

Что ещё нужно обязательно учесть

• Сезонность

Фестиваль с летней тематикой вряд ли будет интересен зимой. Плюс есть месяцы высокого и низкого сезона — и они будут разные для разных ниш.

• Тайминг

Обязательно при планировании закладывайте несколько дополнительных часов на экстренный случай, чтобы никуда не опоздать и никого не подвести.

Мероприятие тоже по возможности нужно начинать вовремя — это уважение к вашей публике.

• Страховка

Застрахуйте оборудование, так как в процессе перевозки всякое может случиться. Обязательно застрахуйте выступающих и команду, особенно если это зарубежный тур. Но страховка лишней не будет и для поездки в соседний город. 

• Акклиматизация, смена часовых поясов

Если города (или даже страны) тура в разных климатических зонах и часовых поясах, обязательно сделайте на это поправку в тайминге. Выделите время на акклиматизацию и привыкание к новому часовому поясу.

Если переезд пройдёт безболезненно, не беда. Это будет время на отдых и развлечения.

• Культурная программа

Если выступающим и команде интересно познакомиться с новым городом или страной, в туре обязательно нужно выделить время на экскурсии и прогулки. 

• План Б

На всякий случай имейте вариант запасной площадки и проживания, а также программу действий для разных ситуаций: если сломался транспорт, задержка вылета, отмена или перенос выступления. 

При организации гастролей большой пласт работы — это подготовка и планирование. Очень важно подойти к этому серьёзно, всё 10 раз проверить и перепроверить, согласовать и утвердить. Так будет меньше шансов, что что-то пойдёт не по плану и придётся резко что-то менять.