Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.
Как организовать и провести бал
Руководство по подготовке бала. Как выбрать концепцию, площадку, кого пригласить и как составить программу? Какие танцы включить и сколько готовиться к бальной ночи?
Изображение: Шедеврум
Бал — ивент особенный. Хотя бы потому, что он очень красивый. Оттого и сложный: недостаточно хлопот одного только организатора с командой. Гости мероприятия тоже готовятся к балу около 2–3 месяцев.
Готовите вы бал как коммерческое мероприятие или хотите устроить школьный выпускной — принципы будут одинаковыми. Разбираемся, что учесть.
В чём смысл бала
Почему вообще нужно выбрать именно бал?
Само название уже сочетает в себе что-то роскошное, изысканное, прекрасное. Отсюда и ответ: если вы хотите провести особенный ивент, который запомнится вам и гостям на долгие годы, если душа просит чего-то аристократического, высокого искусства, то бал станет «тем самым» событием.
- Бал — это праздник. Его можно провести по случаю памятной даты, события или самостоятельно, чтобы создать праздник. Ведь каждый организатор — в какой-то степени волшебник
- Бал — это этикет. Здесь люди учатся хорошим манерам, а значит, вы содействуете окультуриванию общества
- Бал — это красиво. Это касается всего: одежды гостей, подачи блюд, музыки и украшения локации. У вас будет море уникального эстетичного контента
- Бал — это небанально. Такие события обычно вызывают живой интерес, так как не каждый день ходишь на такой ивент. Продавать его легче, поскольку на вас работает сама идея
- Бал — это эмоции. Здесь можно получать истинное эстетическое и культурное удовольствие. Согласитесь, сейчас подобные эмоции людям нужны
На таком мероприятии можно зарабатывать по-разному: на продаже самих билетов, партнёрских и спонсорских местах, членских взносах за участие и т. д.
Концепция бала
Начинайте организацию с выбора концепции бала. Вот несколько вариантов.
- Исторический
Вы можете воссоздать эпоху и провести бал, максимально приближённый к тому, как было раньше. Например, погрузиться в эпоху «Войны и мира» и взять за основу первый бал Наташи Ростовой. Сложность будет в том, чтобы помочь гостям с поиском исторических костюмов. Однако в большом городе есть компании с запасами разных нарядов напрокат.
- Современный
Это бал без привязки к истории или каким-либо сюжетам. Здесь больше простора для фантазии. Вы можете варьировать дресс-код от строгого к более лёгкому. Например, можно организовать летний бал в лёгких платьях и костюмах, без обязанности надевать перчатки, закрывать плечи или искать фрак для мужчины.
Фото: Allison Carroll
- Школьный
Выпускной бал — событие, к которому ребята будут готовиться хоть целый учебный год. Его не нужно перегружать обилием строгих правил, запретов. Он должен быть красивым, ярким событием с расчётом на то, что основное внимание школьников будет направлено на подготовку к экзаменам, а не танцам. Поэтому и танцы нужны лёгкие.
Фото: Meri Mankonen
- Маскарад
Такая концепция предусматривает то, что гости будут скрывать лица за масками или выберут костюмы узнаваемых героев. Например, из сказок или фильмов. Присутствует флёр тайны, загадочности.
Фото: сайт
- Тематический
Можно провести бал в определённой тематике: повторить торжество в Хогвартсе или устроить представление для Золушки. Дресс-код будет соответствовать тематике и позволит гостям выбирать наряды любых героев.
Фото: сайт
Выбор дресс-кода
Бал — это мероприятие с обязательным дресс-кодом. Выбирайте подходящий вашей концепции.
- White tie — самый строгий дресс-код. Для женщин: вечернее платье в пол, прикрытые плечи, перчатки, туфли, вечерняя причёска и макияж, сумочка, ювелирные украшения или цветы на запястье. Для мужчин: чёрный фрак, белый жилет и рубашка, белая бабочка или галстук, лаковые туфли, белые перчатки
- Black tie — строгий дресс-код. Для женщин: вечернее или коктейльное платье, можно с открытыми плечами, вечерняя сумочка, туфли, аккуратный макияж и причёска. Допустима бижутерия. Для мужчин: классический смокинг с чёрной бабочкой или галстуком, белая рубашка, туфли
Когда вы объявляете дресс-код, уточняйте нюансы и объясняйте, какая одежда и аксессуары нужны. Люди могут самостоятельно найти разную информацию или не учесть деталей, и получится, что дресс-код будут соблюдать не все.
Вам нужно самостоятельно проводить просветительскую работу, показывать примеры или даже места, где можно найти нужный наряд.
Где провести бал
Прежде чем приступать к поиску локации, определите масштаб мероприятия. Сколько гостей ожидаете? Какой формат бала планируете: торжественный и официальный или более неформальный и непринуждённый?
От этого будет зависеть площадь помещения, его планировка и наличие дополнительных возможностей (например, отдельная зона для танцев, гардероб, парковка).
На основе масштаба и формата бала составьте подробный список требований к помещению.
- Вместимость
Учитывайте не только количество гостей, но и пространство для танцев, фуршетных столов, сцены для оркестра и других элементов мероприятия. На одну танцующую пару должно приходиться не менее 2 кв. метров площади.
- Расположение
Учитывайте наличие парковки, близость к общественному транспорту. Местоположение должно быть престижным и соответствовать статусу мероприятия. Если дорога к локации идёт вдоль заброшенных строений, промзоны — это не ок.
Например, в Севастополе на большой офицерский бал гостей доставляют к локации на кораблях из центра города, с Графской пристани. Выглядит масштабно, красиво, плюс удобно.
- Стиль и атмосфера
Локация должна соответствовать общей концепции бала. Это может быть исторический особняк, современный выставочный центр, роскошный отель или другое подходящее место.
Фото: Севастопольский бал
- Технические возможности
Необходимо наличие сцены (если планируется выступление оркестра или других артистов), качественного освещения, звуковой аппаратуры, Wi-Fi.
Для танцев — паркет или ламинат. Его можно уложить даже на асфальт, главное, чтобы он был ровным и администрация разрешила это сделать.
- Возможности кейтеринга
Уточните, позволяет ли выбранная локация работу стороннего кейтеринга или предоставляет услуги собственного ресторанного сервиса. Важно убедиться в наличии необходимой кухонной инфраструктуры, склада для хранения продуктов, алкоголя и т. д.
- Гардероб
Наличие просторного и удобного гардероба обязательно. Даже если бал проходит летом, гостям нужно будет куда-то положить сумки, накидки и т. д. А потом легко забрать.
- Санузлы
Должно быть несколько санузлов и — это важно — просторных. Не подойдёт вариант с биотуалетами. Дамы будут в длинных роскошных платьях, и им должно быть комфортно приводить себя в порядок и поправлять наряд.
Если вы проводите бал в закрытом помещении, обязательно соблюдайте температурный режим 18–20 градусов и проверьте работоспособность вентиляции. Нет ничего хуже, чем душный зал и обилие запахов после подвижных танцев.
Обязательно — украшение зала. Живые цветы, изящные шторы, искусственные свечи, баннеры и т. д. — без декора бал будет не балом.
Фото: Elizabeth Terry
Варианты локаций
Исходя из требований, составьте список потенциальных мест проведения. Что это может быть?
- Отели. Многие отели предлагают роскошные бальные залы с полным комплексом услуг
- Выставочные центры. Подходят для больших мероприятий, но могут требовать дополнительного декора для создания атмосферы бала
- Исторические особняки и замки. Создают неповторимую атмосферу, но могут иметь ограничения по вместимости и техническим возможностям
- Рестораны. Подходят для более камерных мероприятий
- Частные загородные клубы. Предоставляют возможность проведения бала на природе
Обязательно посетите выбранные локации лично. Обратите внимание на все детали: состояние помещений, наличие необходимой инфраструктуры, уровень обслуживания, стоимость аренды и дополнительных услуг.
После выбора локации внимательно изучите договор аренды. Убедитесь, что все условия вам понятны и устраивают. Обратите внимание на сроки аренды, условия оплаты, ответственность сторон.
Поиск музыкантов и танцоров
Лучше всего, если на вашем балу будет играть живая музыка. Это создаст уникальную атмосферу. А значит, вам нужно найти местный оркестр и договориться о репетициях и выступлении.
Фото: Севастопольский бал
Вообще на сами репетиции каждый раз звать оркестр необязательно. Согласуйте сначала музыкальные произведения. Найдите их в записи. Этого будет достаточно, чтобы гости выучили танец и запомнили мелодию.
Проводите генеральную репетицию уже с оркестром: живая музыка будет в любом случае отличаться от записи. К ней нужно привыкнуть.
Как правило, на балах играет классическая музыка. Изобретать что-то новое не нужно. Идеально, если у музыкантов есть опыт выступлений на подобных мероприятиях.
Также вам нужно будет найти танцевальные коллективы или пары. Это могут быть местные кружки, где занимаются дети — например, балетом.
Фото: Севастопольский бал
Приглашайте и взрослых, и детей. Выступления профессионалов разнообразят программу, сделают её интереснее. Делайте вставки с профессиональными номерами 2–3 раза, во время перерывов, чтобы дать гостям отдохнуть и поесть.
Кроме танцев, это может быть пение: например, пригласите оперную певицу для живого исполнения 2–3 песен.
Составление программы бала
Бал обычно начинается вечером, в 19–20 часов, и длится до глубокой ночи.
Что может включать программа вечера и что делают на балу?
- Сбор гостей и время для общения, фото, бокала шампанского. В это время играет фоновая музыка и все погружаются в атмосферу вечера
- Приветственное слово организаторов и торжественное открытие. С громкой музыкой и первым танцем
- Танцевальные номера гостей
- Танцевальные номера профессионалов
- Вокальные номера профессионалов
- Выступление оркестра
- Ужин
- Конкурсы или игры
- Заключительное слово и торжественное закрытие. Идеально, если сделаете салют
После закрытия танцы могут продолжаться до утра, но это сигнал к тому, что гости могут расходиться и официальная часть завершена.
Пример программы
19:00–20:00 — сбор гостей.
- Гостей встречают на входе, предлагают напитки и закуски
- Для создания атмосферы играет фоновая музыка
20:00–20:15 — открытие бала.
- Ведущий приветствует гостей и объявляет о начале мероприятия
- Краткое введение в программу вечера
20:15–21:00 — первое танцевальное выступление.
- Выступление профессионального танцевального коллектива или оркестра
- Демонстрация различных танцевальных стилей
21:00–21:30 — ужин.
- Подача основного блюда от кейтеринга
- Время для общения и неформальных разговоров
21:30–22:00 — танцевальный мастер-класс.
- Инструктор проводит мастер-класс по основным танцевальным движениям
- Гости могут попробовать танцевать под руководством профессионала
22:00–23:00 — танцевальная часть.
- Открытие танцевальной площадки для всех гостей
- Живая музыка от оркестра, возможность танцевать
23:00–23:15 — перерыв.
- Лёгкие закуски и напитки
- Возможность пообщаться и отдохнуть
23:15–00:00 — конкурс или развлекательная программа.
- Проведение конкурсов, викторин или других развлекательных мероприятий. Либо бальные игры: например, ручеёк, белый танец
- Награждение победителей
00:00–01:30 — танцы продолжаются.
- Продолжение танцевальной программы с живой музыкой
- Возможность для гостей показать свои танцевальные навыки
01:30–02:00 — закрытие бала.
- Ведущий благодарит гостей за участие
- Объявление о завершении мероприятия и прощальные слова
Какие танцы включить в программу? Обычно бал открывается танцем полонез. Примеры следующих танцев: полька, вальс, мазурка, сиртаки, фокстрот. Завершайте программу вальсом, даже если он уже звучал в этот вечер.
Оптимальная длительность одного танца — 3–4 минуты. Максимум — 5, если он медленный. Между танцами всегда должен быть перерыв 1–2 минуты. В начале музыки должно быть вступление, чтобы гости успели настроиться и включиться в ритм.
В процессе танцев можно подсказывать фигуры и движения. Хорошо, если сами организаторы или ведущие знают программу и танцуют вместе со всеми.
У ведущего и организаторов на руках должен быть подробный тайминг и сценарий, списки танцев, что за чем идёт. Менять танцы местами нежелательно.
Поиск партнёров и команда
Для работы над балом нужна большая команда.
- Идейный вдохновитель
- Преподаватели танцев
- Помощники организатора
- Координатор на площадке
- Ведущий (также профессиональный танцор, который понимает, что происходит на паркете)
Невозможно провести такое масштабное событие без привлечения партнёров. Здесь ими могут выступать самые разные организации: рекламные агентства, полиграфия, салоны платьев и смокингов, салоны красоты, салоны бальной обуви и т. д.
На партнёрских интеграциях вы можете дополнительно зарабатывать: например, направляя в салон платьев прекрасных дам и получая за каждого приведённого клиента процент прибыли.
Кейтеринг
Бальный ужин — это важная часть вечера. Поэтому нужно выбирать такую кейтеринговую компанию, у которой уже есть релевантный опыт.
Подача должна быть изысканной: лёгкий фуршет, закуски, в следующей части вечера — основные блюда и десерт.
Обязательно запрашивайте дегустацию на этапе выбора из нескольких компаний. Обращайте внимание и на чистоту посуды. Только представьте, если про ваше мероприятие потом скажут: «Всё, конечно, было прекрасно, но ужин — отвратительный».
В меню должны быть алкогольные и безалкогольные напитки, неаллергенные продукты.
В чём могут быть ошибки на этом этапе:
- неверно рассчитали количество обслуживающего персонала, и люди подолгу ждут заказ, а уже начала играть музыка и всех приглашают на танцпол
- у компании нет опыта работы с такими мероприятиями, из-за чего происходит задержка подачи блюд, неправильно рассчитано время на подготовку и уборку
- у компании нет лицензии на свою деятельность, и она не отвечает перед вами за качество и свежесть блюд
- не прочитали отзывы о кейтеринге и поверили на слово
- не заключили договор и не прописали меню, стоимость, количество гостей, время обслуживания и условия отмены.
Держите в запасе альтернативное меню и парочку других поставщиков, которые будут готовы включиться в работу.
Репетиции танцев
Основная и важнейшая часть подготовки бала — это репетиция танцевальной программы с гостями. Учитывайте уровень профессионализма ваших гостей. Если он нулевой, то танцы должны быть очень простыми: например, одна короткая связка, которая повторяется на протяжении музыкального произведения, но при этом партнёры меняются местами. Получается постоянное движение.
Для этого нужно:
- найти преподавателей (где-то 3–5 человек, чтобы они могли друг друга заменять)
- продумать программу и сами танцы
- найти площадку, которая будет свободно вмещать всех танцующих, с хорошей вентиляцией.
В идеале репетиции нужно проводить за 2–3 месяца до события, не менее двух раз в неделю. Ближе к дате бала — встречаться на площадке не менее трёх раз. Накануне события проведите две генеральные репетиции на площадке, где будет бал.
Учитывайте, что гости будут пропускать репетиции, забывать движения и т. д. Поэтому нужно закладывать больше времени на подготовку и повторять танцы снова и снова, до автоматизма.
Если времени на репетицию нет, то можно начать подготовку к балу за пару недель до него и заниматься более интенсивно.
В крайнем случае — проводить мастер-класс прямо на празднике, но тогда в программу нужно включать самые простые танцы.
Ещё вариант: записать видеообучение и отправить всем, кто собирается участвовать в танцевальной программе.
Совет: выберите 4–5 пар, которые готовы и справляются лучше всех, чтобы разучить с ними 2–3 показательных танца. Например, мазурку или контрданс.
Приглашения на бал
Уделите внимание созданию красивых приглашений. С них начинается бальная сказка. Их можно поместить в красивые конверты и поставить сургучную печать, перевязать джутовой верёвкой и т. д.
Делайте такие приглашения именными. Убедитесь, что они содержат всю необходимую информацию:
- дата и время бала
- место проведения
- дресс-код (с пояснением, что в него входит)
- контактная информация организаторов.
Вложите в приглашение правила бала. Они могут содержать основные правила этикета, поведения на балу; сообщать, когда нужно прибыть на место, как обращаться к другим танцующим, куда деть телефон и т. д.
Бал — не такое событие, на котором мы бываем часто. Некоторые за всю жизнь оказываются на одном-двух балах. Для гостей это очень волнительное событие, поэтому не бойтесь лишний раз что-то объяснить или напомнить.
Чтобы понять, что вы всё подготовили идеально, пройдите путь гостя до торжественного дня. Приедьте на место бала, посмотрите на виды вокруг, оцените состояние санузлов, попробуйте еду в кейтеринге, посмотрите, где будут сидеть люди, как они будут перемещаться с площадки к столам и выходить обратно танцевать. Нет ли у них на пути проводов, аппаратуры, за которую может зацепиться длинное платье? Что делать, если порвалось платье или нужна аптечка?
Подготовьте мелочи, которые могут понадобиться гостям в случае форс-мажора. Проверьте, как звучит аппаратура: отовсюду ли слышно ведущих? Как играет музыка? Не заглушает ли оркестр всё вокруг?
Именно поэтому, чтобы учесть все-все мелочи, генеральных репетиций может быть несколько. И пусть у вас случится та самая сказка!
Рекомендуем посмотреть
Подпишитесь на рассылку
и получите комплект материалов для проведения онлайн-ивентов