Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Инструкции и алгоритмы Фестивали и праздники

Как организовать и провести бал

Руководство по подготовке бала. Как выбрать концепцию, площадку, кого пригласить и как составить программу? Какие танцы включить и сколько готовиться к бальной ночи?

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаИзображение: Шедеврум

Бал — ивент особенный. Хотя бы потому, что он очень красивый. Оттого и сложный: недостаточно хлопот одного только организатора с командой. Гости мероприятия тоже готовятся к балу около 2–3 месяцев. 

Готовите вы бал как коммерческое мероприятие или хотите устроить школьный выпускной — принципы будут одинаковыми. Разбираемся, что учесть.

 

В чём смысл бала

Почему вообще нужно выбрать именно бал?

Само название уже сочетает в себе что-то роскошное, изысканное, прекрасное. Отсюда и ответ: если вы хотите провести особенный ивент, который запомнится вам и гостям на долгие годы, если душа просит чего-то аристократического, высокого искусства, то бал станет «тем самым» событием.

  • Бал — это праздник. Его можно провести по случаю памятной даты, события или самостоятельно, чтобы создать праздник. Ведь каждый организатор — в какой-то степени волшебник
  • Бал — это этикет. Здесь люди учатся хорошим манерам, а значит, вы содействуете окультуриванию общества
  • Бал — это красиво. Это касается всего: одежды гостей, подачи блюд, музыки и украшения локации. У вас будет море уникального эстетичного контента
  • Бал — это небанально. Такие события обычно вызывают живой интерес, так как не каждый день ходишь на такой ивент. Продавать его легче, поскольку на вас работает сама идея
  • Бал — это эмоции. Здесь можно получать истинное эстетическое и культурное удовольствие. Согласитесь, сейчас подобные эмоции людям нужны

На таком мероприятии можно зарабатывать по-разному: на продаже самих билетов, партнёрских и спонсорских местах, членских взносах за участие и т. д.

 

Концепция бала 

Начинайте организацию с выбора концепции бала. Вот несколько вариантов.

  • Исторический

Вы можете воссоздать эпоху и провести бал, максимально приближённый к тому, как было раньше. Например, погрузиться в эпоху «Войны и мира» и взять за основу первый бал Наташи Ростовой. Сложность будет в том, чтобы помочь гостям с поиском исторических костюмов. Однако в большом городе есть компании с запасами разных нарядов напрокат.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл бала 

  • Современный

Это бал без привязки к истории или каким-либо сюжетам. Здесь больше простора для фантазии. Вы можете варьировать дресс-код от строгого к более лёгкому. Например, можно организовать летний бал в лёгких платьях и костюмах, без обязанности надевать перчатки, закрывать плечи или искать фрак для мужчины.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаФото: Allison Carroll

  • Школьный

Выпускной бал — событие, к которому ребята будут готовиться хоть целый учебный год. Его не нужно перегружать обилием строгих правил, запретов. Он должен быть красивым, ярким событием с расчётом на то, что основное внимание школьников будет направлено на подготовку к экзаменам, а не танцам. Поэтому и танцы нужны лёгкие.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаФото: Meri Mankonen

  • Маскарад

Такая концепция предусматривает то, что гости будут скрывать лица за масками или выберут костюмы узнаваемых героев. Например, из сказок или фильмов. Присутствует флёр тайны, загадочности.

Фото: сайт

  • Тематический

Можно провести бал в определённой тематике: повторить торжество в Хогвартсе или устроить представление для Золушки. Дресс-код будет соответствовать тематике и позволит гостям выбирать наряды любых героев.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл бала

Фото: сайт

 

Выбор дресс-кода

Бал — это мероприятие с обязательным дресс-кодом. Выбирайте подходящий вашей концепции.

  • White tie — самый строгий дресс-код. Для женщин: вечернее платье в пол, прикрытые плечи, перчатки, туфли, вечерняя причёска и макияж, сумочка, ювелирные украшения или цветы на запястье. Для мужчин: чёрный фрак, белый жилет и рубашка, белая бабочка или галстук, лаковые туфли, белые перчатки
  • Black tie — строгий дресс-код. Для женщин: вечернее или коктейльное платье, можно с открытыми плечами, вечерняя сумочка, туфли, аккуратный макияж и причёска. Допустима бижутерия. Для мужчин: классический смокинг с чёрной бабочкой или галстуком, белая рубашка, туфли

Когда вы объявляете дресс-код, уточняйте нюансы и объясняйте, какая одежда и аксессуары нужны. Люди могут самостоятельно найти разную информацию или не учесть деталей, и получится, что дресс-код будут соблюдать не все.

Вам нужно самостоятельно проводить просветительскую работу, показывать примеры или даже места, где можно найти нужный наряд.

Где провести бал

Прежде чем приступать к поиску локации, определите масштаб мероприятия. Сколько гостей ожидаете? Какой формат бала планируете: торжественный и официальный или более неформальный и непринуждённый? 

От этого будет зависеть площадь помещения, его планировка и наличие дополнительных возможностей (например, отдельная зона для танцев, гардероб, парковка).

На основе масштаба и формата бала составьте подробный список требований к помещению.

  • Вместимость

Учитывайте не только количество гостей, но и пространство для танцев, фуршетных столов, сцены для оркестра и других элементов мероприятия. На одну танцующую пару должно приходиться не менее 2 кв. метров площади. 

  • Расположение 

Учитывайте наличие парковки, близость к общественному транспорту. Местоположение должно быть престижным и соответствовать статусу мероприятия. Если дорога к локации идёт вдоль заброшенных строений, промзоны — это не ок. 

Например, в Севастополе на большой офицерский бал гостей доставляют к локации на кораблях из центра города, с Графской пристани. Выглядит масштабно, красиво, плюс удобно. 

  • Стиль и атмосфера

Локация должна соответствовать общей концепции бала. Это может быть исторический особняк, современный выставочный центр, роскошный отель или другое подходящее место.

Фото: Севастопольский бал

  • Технические возможности

Необходимо наличие сцены (если планируется выступление оркестра или других артистов), качественного освещения, звуковой аппаратуры, Wi-Fi. 

Для танцев — паркет или ламинат. Его можно уложить даже на асфальт, главное, чтобы он был ровным и администрация разрешила это сделать. 

  • Возможности кейтеринга

Уточните, позволяет ли выбранная локация работу стороннего кейтеринга или предоставляет услуги собственного ресторанного сервиса. Важно убедиться в наличии необходимой кухонной инфраструктуры, склада для хранения продуктов, алкоголя и т. д. 

  • Гардероб 

Наличие просторного и удобного гардероба обязательно. Даже если бал проходит летом, гостям нужно будет куда-то положить сумки, накидки и т. д. А потом легко забрать.

  • Санузлы

Должно быть несколько санузлов и — это важно — просторных. Не подойдёт вариант с биотуалетами. Дамы будут в длинных роскошных платьях, и им должно быть комфортно приводить себя в порядок и поправлять наряд. 

Если вы проводите бал в закрытом помещении, обязательно соблюдайте температурный режим 18–20 градусов и проверьте работоспособность вентиляции. Нет ничего хуже, чем душный зал и обилие запахов после подвижных танцев.

Обязательно — украшение зала. Живые цветы, изящные шторы, искусственные свечи, баннеры и т. д. — без декора бал будет не балом.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаФото: Elizabeth Terry

 

Варианты локаций

Исходя из требований, составьте список потенциальных мест проведения. Что это может быть?

  • Отели. Многие отели предлагают роскошные бальные залы с полным комплексом услуг
  • Выставочные центры. Подходят для больших мероприятий, но могут требовать дополнительного декора для создания атмосферы бала
  • Исторические особняки и замки. Создают неповторимую атмосферу, но могут иметь ограничения по вместимости и техническим возможностям
  • Рестораны. Подходят для более камерных мероприятий
  • Частные загородные клубы. Предоставляют возможность проведения бала на природе

Обязательно посетите выбранные локации лично. Обратите внимание на все детали: состояние помещений, наличие необходимой инфраструктуры, уровень обслуживания, стоимость аренды и дополнительных услуг. 

После выбора локации внимательно изучите договор аренды. Убедитесь, что все условия вам понятны и устраивают. Обратите внимание на сроки аренды, условия оплаты, ответственность сторон.

 

Поиск музыкантов и танцоров

Лучше всего, если на вашем балу будет играть живая музыка. Это создаст уникальную атмосферу. А значит, вам нужно найти местный оркестр и договориться о репетициях и выступлении.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаФото: Севастопольский бал

Вообще на сами репетиции каждый раз звать оркестр необязательно. Согласуйте сначала музыкальные произведения. Найдите их в записи. Этого будет достаточно, чтобы гости выучили танец и запомнили мелодию.

Проводите генеральную репетицию уже с оркестром: живая музыка будет в любом случае отличаться от записи. К ней нужно привыкнуть. 

Как правило, на балах играет классическая музыка. Изобретать что-то новое не нужно. Идеально, если у музыкантов есть опыт выступлений на подобных мероприятиях.

Также вам нужно будет найти танцевальные коллективы или пары. Это могут быть местные кружки, где занимаются дети — например, балетом.

Как организовать и провести бал: концепция бала, подготовка бала | В чём смысл балаФото: Севастопольский бал

Приглашайте и взрослых, и детей. Выступления профессионалов разнообразят программу, сделают её интереснее. Делайте вставки с профессиональными номерами 2–3 раза, во время перерывов, чтобы дать гостям отдохнуть и поесть. 

Кроме танцев, это может быть пение: например, пригласите оперную певицу для живого исполнения 2–3 песен.

 

Составление программы бала

Бал обычно начинается вечером, в 19–20 часов, и длится до глубокой ночи.

Что может включать программа вечера и что делают на балу?

  • Сбор гостей и время для общения, фото, бокала шампанского. В это время играет фоновая музыка и все погружаются в атмосферу вечера
  • Приветственное слово организаторов и торжественное открытие. С громкой музыкой и первым танцем
  • Танцевальные номера гостей
  • Танцевальные номера профессионалов
  • Вокальные номера профессионалов 
  • Выступление оркестра
  • Ужин
  • Конкурсы или игры
  • Заключительное слово и торжественное закрытие. Идеально, если сделаете салют

После закрытия танцы могут продолжаться до утра, но это сигнал к тому, что гости могут расходиться и официальная часть завершена. 

Пример программы

19:00–20:00 — сбор гостей.

  • Гостей встречают на входе, предлагают напитки и закуски
  • Для создания атмосферы играет фоновая музыка

20:00–20:15 — открытие бала.

  • Ведущий приветствует гостей и объявляет о начале мероприятия
  • Краткое введение в программу вечера

20:15–21:00 — первое танцевальное выступление.

  • Выступление профессионального танцевального коллектива или оркестра
  • Демонстрация различных танцевальных стилей

21:00–21:30 — ужин.

  • Подача основного блюда от кейтеринга
  • Время для общения и неформальных разговоров

21:30–22:00 — танцевальный мастер-класс.

  • Инструктор проводит мастер-класс по основным танцевальным движениям
  • Гости могут попробовать танцевать под руководством профессионала

22:00–23:00 — танцевальная часть.

  • Открытие танцевальной площадки для всех гостей
  • Живая музыка от оркестра, возможность танцевать

23:00–23:15 — перерыв.

  • Лёгкие закуски и напитки
  • Возможность пообщаться и отдохнуть

23:15–00:00 — конкурс или развлекательная программа.

  • Проведение конкурсов, викторин или других развлекательных мероприятий. Либо бальные игры: например, ручеёк, белый танец
  • Награждение победителей

00:00–01:30 — танцы продолжаются.

  • Продолжение танцевальной программы с живой музыкой
  • Возможность для гостей показать свои танцевальные навыки

01:30–02:00 — закрытие бала.

  • Ведущий благодарит гостей за участие
  • Объявление о завершении мероприятия и прощальные слова

Какие танцы включить в программу? Обычно бал открывается танцем полонез. Примеры следующих танцев: полька, вальс, мазурка, сиртаки, фокстрот. Завершайте программу вальсом, даже если он уже звучал в этот вечер. 

Оптимальная длительность одного танца — 3–4 минуты. Максимум — 5, если он медленный. Между танцами всегда должен быть перерыв 1–2 минуты. В начале музыки должно быть вступление, чтобы гости успели настроиться и включиться в ритм. 

В процессе танцев можно подсказывать фигуры и движения. Хорошо, если сами организаторы или ведущие знают программу и танцуют вместе со всеми. 

У ведущего и организаторов на руках должен быть подробный тайминг и сценарий, списки танцев, что за чем идёт. Менять танцы местами нежелательно.

 

Поиск партнёров и команда

Для работы над балом нужна большая команда. 

  • Идейный вдохновитель
  • Преподаватели танцев
  • Помощники организатора
  • Координатор на площадке
  • Ведущий (также профессиональный танцор, который понимает, что происходит на паркете)

Невозможно провести такое масштабное событие без привлечения партнёров. Здесь ими могут выступать самые разные организации: рекламные агентства, полиграфия, салоны платьев и смокингов, салоны красоты, салоны бальной обуви и т. д. 

На партнёрских интеграциях вы можете дополнительно зарабатывать: например, направляя в салон платьев прекрасных дам и получая за каждого приведённого клиента процент прибыли.

 

Кейтеринг

Бальный ужин — это важная часть вечера. Поэтому нужно выбирать такую кейтеринговую компанию, у которой уже есть релевантный опыт. 

Подача должна быть изысканной: лёгкий фуршет, закуски, в следующей части вечера — основные блюда и десерт.

Обязательно запрашивайте дегустацию на этапе выбора из нескольких компаний. Обращайте внимание и на чистоту посуды. Только представьте, если про ваше мероприятие потом скажут: «Всё, конечно, было прекрасно, но ужин — отвратительный». 

В меню должны быть алкогольные и безалкогольные напитки, неаллергенные продукты.

В чём могут быть ошибки на этом этапе:

  • неверно рассчитали количество обслуживающего персонала, и люди подолгу ждут заказ, а уже начала играть музыка и всех приглашают на танцпол
  • у компании нет опыта работы с такими мероприятиями, из-за чего происходит задержка подачи блюд, неправильно рассчитано время на подготовку и уборку
  • у компании нет лицензии на свою деятельность, и она не отвечает перед вами за качество и свежесть блюд
  • не прочитали отзывы о кейтеринге и поверили на слово
  • не заключили договор и не прописали меню, стоимость, количество гостей, время обслуживания и условия отмены.

Держите в запасе альтернативное меню и парочку других поставщиков, которые будут готовы включиться в работу.

Репетиции танцев

Основная и важнейшая часть подготовки бала — это репетиция танцевальной программы с гостями. Учитывайте уровень профессионализма ваших гостей. Если он нулевой, то танцы должны быть очень простыми: например, одна короткая связка, которая повторяется на протяжении музыкального произведения, но при этом партнёры меняются местами. Получается постоянное движение. 

Для этого нужно:

  • найти преподавателей (где-то 3–5 человек, чтобы они могли друг друга заменять)
  • продумать программу и сами танцы
  • найти площадку, которая будет свободно вмещать всех танцующих, с хорошей вентиляцией.

В идеале репетиции нужно проводить за 2–3 месяца до события, не менее двух раз в неделю. Ближе к дате бала — встречаться на площадке не менее трёх раз. Накануне события проведите две генеральные репетиции на площадке, где будет бал. 

Учитывайте, что гости будут пропускать репетиции, забывать движения и т. д. Поэтому нужно закладывать больше времени на подготовку и повторять танцы снова и снова, до автоматизма.

Если времени на репетицию нет, то можно начать подготовку к балу за пару недель до него и заниматься более интенсивно. 

В крайнем случае — проводить мастер-класс прямо на празднике, но тогда в программу нужно включать самые простые танцы.

Ещё вариант: записать видеообучение и отправить всем, кто собирается участвовать в танцевальной программе. 

Совет: выберите 4–5 пар, которые готовы и справляются лучше всех, чтобы разучить с ними 2–3 показательных танца. Например, мазурку или контрданс.

 

Приглашения на бал

Уделите внимание созданию красивых приглашений. С них начинается бальная сказка. Их можно поместить в красивые конверты и поставить сургучную печать, перевязать джутовой верёвкой и т. д.

Делайте такие приглашения именными. Убедитесь, что они содержат всю необходимую информацию:

  • дата и время бала
  • место проведения
  • дресс-код (с пояснением, что в него входит)
  • контактная информация организаторов.

Вложите в приглашение правила бала. Они могут содержать основные правила этикета, поведения на балу; сообщать, когда нужно прибыть на место, как обращаться к другим танцующим, куда деть телефон и т. д.

Бал — не такое событие, на котором мы бываем часто. Некоторые за всю жизнь оказываются на одном-двух балах. Для гостей это очень волнительное событие, поэтому не бойтесь лишний раз что-то объяснить или напомнить.

Чтобы понять, что вы всё подготовили идеально, пройдите путь гостя до торжественного дня. Приедьте на место бала, посмотрите на виды вокруг, оцените состояние санузлов, попробуйте еду в кейтеринге, посмотрите, где будут сидеть люди, как они будут перемещаться с площадки к столам и выходить обратно танцевать. Нет ли у них на пути проводов, аппаратуры, за которую может зацепиться длинное платье? Что делать, если порвалось платье или нужна аптечка? 

Подготовьте мелочи, которые могут понадобиться гостям в случае форс-мажора. Проверьте, как звучит аппаратура: отовсюду ли слышно ведущих? Как играет музыка? Не заглушает ли оркестр всё вокруг? 

Именно поэтому, чтобы учесть все-все мелочи, генеральных репетиций может быть несколько. И пусть у вас случится та самая сказка!

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности