Организация благотворительного мероприятия: основные моменты

Где найти объект для благотворительности и какую механику выбрать для сбора денег? Несите добро — с советами из статьи об организации благотворительного мероприятия. 

Изображение: Шедеврум

Благотворительное мероприятие — это как будто следующая ступень в развитии организатора. Здесь вы берёте на себя ответственность не только за то, как всё пройдёт, но и за своих подопечных — тех, кому вы будете помогать. 

Давайте разберёмся с тем, как организовать благотворительное событие со сбором денег.

 

Объект благотворительности

Первый ваш шаг, конечно — это выбор того, кому вы будете причинять пользу.

Вариантов может быть два: либо вы узнали чью-то историю или проблему и так ей прониклись, что решили помочь. Либо вы хотите помочь и будете искать того, кто затронет вас и кому захочется отдать собранные деньги. Бывает ведь, что просто хочется делать добрые дела.

Где искать объект для помощи? Как правило, это социальные фонды, которые легко найти в интернете в вашем регионе:

• фонд помощи бездомным людям. Помогает обрести дом и не замерзнуть на улице попавшим в трудную жизненную ситуацию
• помощь детям, оставшимся без родителей
• помощь тяжелобольным детям
• помощь тяжелобольным взрослым
• фонд помощи животным
• фонд помощи бедным людям. 

Нюанс: фонды, которые вы находите, нужно перепроверять на легальность. 

Как проверить фонд?

• У него должен быть официальный сайт с полным юридическим названием, уставными документами

На сайте публикуется публичный годовой отчёт, есть все реквизиты, адреса организации, публичная оферта о сборе пожертвований и рабочие контакты. 

Есть агрегаторы, на которых собраны все возможные варианты благотворительности. Их рекомендуют официальные органы власти. Например, в Москве это сайт. 

Если на сайте не хватает каких-то данных, вы можете их запросить. 

• Сбор средств идёт на официальный юридический счёт, а не на частную карту

Сайт и отчётность по нему можно найти на сайте Минюста России и в Едином государственном реестре юридических лиц.

Кроме этого, вы можете самостоятельно решить, кому помочь. Например, у вас в окружении есть одарённые дети из бедных семей. Или вас волнует судьба дальневосточных леопардов. Просто будьте готовы к тому, чтобы подтвердить необходимость помощи и отчёт по собранным средствам. Ваша идея должна зацепить и других.

Формат благотворительного мероприятия

Возможно много вариантов, каким будет ваше благотворительное мероприятие. Это может быть любой масштаб — от небольшого благотворительного концерта в клубе до огромного бала. И здесь многое зависит от числа людей, которые готовы включаться в процесс, от партнёров, которые готовы бесплатно предоставить оборудование, площадку и т.д.

Вот несколько идей.

• Гала-ужин, бал

Элегантное мероприятие, рассчитанное на людей с достатком выше среднего. Это событие, на которое могут прийти представители бизнеса, государственных структур. 

Например, в Севастополе до 2022 года ежегодно проводился Офицерский благотворительный бал — при поддержке Министерства обороны РФ. На бал собиралось всё высшее общество города, офицеры, чиновники. Деньги собирали для талантливых детей, у которых нет возможности купить себе инструменты: для занятий музыкой, рисованием и т.д. 

• Аукцион

Может быть частью званого ужина или отдельным событием. На аукционе продают лоты, которые пожертвовали их авторы. 

На ум сразу приходят картины, но это не только они. Часто здесь продают вещи знаменитостей, учёных, политиков. 

Например, можно продавать одежду, электронную технику, раритет, игрушки, рукотворные изделия, коллекционные изделия, недвижимость, автомобили и т.д.

Требование к лотам — они должны представлять собой ценность для собранного круга людей. Кому-то старинные монеты даром не нужны, а кто-то готов за них платить сотни тысяч и больше. 

Пример мероприятия — благотворительный винный аукцион «Высокая проба». Его провёл винный дом «Фанагория», крупнейшее винодельческое предприятие в России. Частным коллекционерам продавали права на вино и раритетные вина. Собранные средства отправили в Фонд Константина Хабенского, который помогает тяжелобольным людям. 

Фото: сайт

• Спортивное событие

Спортивные забеги, эстафеты, велопробеги, турниры по разным видам спорта тоже могут быть благотворительными. Механика такова, что участники платят вступительный взнос и собранные деньги переходят в фонд помощи. 

В этом случае нужно будет особенно хорошо донести смыслы и мотивировать людей участвовать. Например, можно первые забеги провести бесплатно, собрать хорошие отзывы, распиарить событие, и потом сделать участие платным. 

Важен будет выбор локации, чтобы людям самим захотелось побывать на событии.

Пример благотворительного забега — «Розовая лента». Забег на один час посвящён профилактике рака груди, а собранные средства перечислены в фонд «Онкологика», который помогает взрослым пациентам. 

Фото: сайт

• Фестиваль

Любой музыкальный фестиваль, фестиваль искусства можно сделать благотворительным. Например, отдать деньги, вырученные за продажу билетов, или провести сбор средств на самом мероприятии. 

Пример мероприятия — фестиваль «Добрый Питер», который организует благотворительный фонд «Добрый город Петербург» с 2006 года. Здесь в благотворительность вовлекают бизнес, помогают некоммерческим организациям собирать средства для тех, кто нуждается в помощи и поддержке.

• Мастер-классы, семинары

Обучающие мероприятия от экспертов, которые работают и на популярность личного бренда, и на благое дело. Можно проводить благотворительные конференции, бизнес-завтраки, лекции и т.д. 

Деньги — собирать за продажу билетов или на мероприятии продавать консультации, услуги, а выручку или её часть передавать в благотворительный фонд. 

• Локальные выставки, концерты

Небольшие мероприятия, которые направлены на помощь одному нуждающемуся. Например, на операцию, реабилитацию. Либо на помощь бездомным животным, корм и т.д. Если собирается небольшое количество участников, то и сумма пожертвований будет небольшой. Но иногда и это может существенно помочь. 

Выбор формата зависит от бюджета, целевой аудитории, ваших скиллов и имеющихся ресурсов.

 

Привлечение спонсоров на благотворительное мероприятие

Компании и партнёры могут предоставить вам ресурсы для проведения мероприятия или спонсировать его деньгами. 

По бартеру можно получить практически всё, если вы можете «зажечь» других своей идеей:

• площадку
• рекламу и пиар в СМИ
• оборудование
• волонтёров
• ведущих
• призы  
• мебель
• напитки.

Но нужно показать спонсорам их выгоду. Например, если бренд соглашается предоставить призы, то нужно несколько раз упомянуть его: в рассылках, со сцены, на афише мероприятия и т.д.

Где искать спонсоров?

Всё так же, как в обычных ивентах.

1. Составляете список того, что вам нужно для проведения благотворительного мероприятия.
2. Анонсируете в соцсетях, что ищете партнёров.
3. Готовите адресные предложения тем партнёрам, с кем хотели бы сотрудничать. Думаете, что можете предложить взамен, какие блага могут заинтересовать эти компании.
4. Готовите коммерческое предложение крупным брендам региона, которым может быть интересна работа на репутацию в обмен на спонсорство.
5. Встречаетесь лично с компаниями, спонсорами, рассказываете о своей идее, о людях или животных, которым нужна помощь.
6. Анонсируете событие в СМИ — возможно, кого-то зацепит ваша идея и партнёр сам сделает вам предложение.

Будьте готовы к тому, что не все с радостью согласятся вам помогать. Ведите соцсети, рассказывайте о процессе организации, о трудностях, с которыми сталкиваетесь. 

Благотворительность — это максимальная открытость и честность с аудиторией.

Продвижение мероприятия

Чтобы привлечь как можно больше людей на благотворительное событие, нужно всеми возможными способами повышать охваты и рассказывать о нём.

Используйте любые доступные источники.

• Соцсети. Просите подписчиков, друзей рассказать о событии, поучаствовать в нём. 
• Региональные СМИ. Пишите в местные новостные сайты, паблики в соцсетях, чтобы пост разместили бесплатно. Если мероприятие интересное, с классной идеей, то эту новость разнесут по сети и дальше.
• Рассылки. Если у вас есть базы с людьми, которые уже приходили на ваши события, пригласите их на новое мероприятие.
• Партнёры. Можете обратиться к блогерам и попросить рассказать о мероприятии. Обычно о благих делах люди рассказывают охотно.
• Плакаты на площадке, где будет проходить событие. Размещайте информацию здесь ёмко и обязательно давайте QR-код со ссылкой на соцсети, чтобы люди могли получить больше информации. 

Если у вас есть рекламный бюджет, вложитесь в таргетированную рекламу. Например, вы можете собрать базы с участниками других благотворительных мероприятий. Люди, которые участвуют в благотворительности, часто делают это на постоянной основе. Это как образ жизни. 

 

Активности на благотворительном мероприятии

Обязательно нужно будет добавить развлекательную или познавательную программу. Например, такую.

• Пригласить музыкантов. При ограниченном бюджете обратитесь к местным кавер-группам — они могут согласиться выступить бесплатно, получив при этом пиар и узнаваемость.
• Пригласить эксперта, чтобы провести обучение. Например, вы можете добавить в программу мастер-класс — кулинарный, по живописи и т.д.
• Пригласить местные танцевальные коллективы. Участвовать могут дети и взрослые. Обратитесь, например, в школы, кружки и т.д.
• Подготовить фотозоны. Люди будут делать фото, выкладывать в соцсети с вашей отметкой, а вы получите рост охватов. Так мероприятие постепенно будет становиться всё более узнаваемым.
• Активности от партнёров. Возможно, ваши партнёры могут предложить что-то для гостей: тест их продукта, например, консультация прямо на мероприятии, розыгрыш подарков и т.д. 

Тщательно относитесь к выбору ведущего. Это должен быть человек, который сам горит делом и историей, которую транслирует мероприятие. Он не может быть равнодушным, иначе равнодушными останутся и гости. 

Не забудьте прописать чёткий сценарий, распределить обязанности ведущего, волонтёров и всей команды, которая участвует в организации. 

 

Механика сбора средств

Осталось выбрать, как именно вы будете собирать деньги.

Вот несколько способов.

• Организовать прямые пожертвования на месте

Поставьте боксы для сбора налички и волонтёров рядом. Поскольку наличные сейчас есть далеко не у всех, разместите на боксах QR-код, по которому также можно перевести деньги. Например, для этого можно открыть отдельный банковский счёт. Многие банки предлагают такие возможности. 

На информационном щите, размещённом на мероприятии, должны быть указаны все контакты организаторов, официальные группы нуждающихся в помощи и другие подтверждающие документы. Вся информация должна быть в открытом доступе.

• Отдать деньги, вырученные с продажи мероприятия

Вы можете не собирать деньги в моменте, но потом открыто перевести выручку с мероприятия на счёт благотворительной организации.

Например, ведущий может провести этот процесс в прямом эфире с трансляцией на большом экране. 

Либо после мероприятия вы выложите отчёт со скринами — и покажете, что перевели деньги, куда они пошли.

• Онлайн-пожертвования

Можно собирать деньги онлайн на протяжении всей подготовки к мероприятию и во время него. Затем объявить о том, сколько денег собрали, и перевести деньги на благотворительность.

Вы можете показывать, сколько собрано, в режиме реального времени. Публикуйте и обновляйте посты в соцсетях, официальных пабликах ивента, на официальном сайте.

Можно провести этот момент торжественно: в конце мероприятия подвести итоги, озвучить собранную сумму и отправить по назначению.

• Сбор средств на онлайн-платформах для аукциона

Вы можете создать сайт для проведения аукциона, размещать на нём лоты и проводить онлайн-торги. Или проводить торги офлайн, а деньги принимать на расчётный счёт, созданный для сбора средств. 

Какой бы способ вы ни выбрали, после того, как всё закончится, вы должны выложить полную отчётность: сколько собрали денег, куда перечислили, на что их потратили.

Помните, что основной приход денег будет происходить именно на мероприятии. Здесь люди видят, как помогают другие, слушают историю, переживают эмоции, испытывают эмпатию. Поэтому, даже если вы собирали деньги ещё до наступления мероприятия, здесь обязательно нужно использовать какую-нибудь механику. 

 

Что потом?

Дальше нужно будет публиковать в группе отзывы тех, кто получил помощь. Показывайте, что вы реально помогаете. Тогда вам будут доверять.

Делайте рассылку по всем участникам, чтобы показать, что они сделали большое дело, чтобы каждый мог почувствовать себя значимым и причастным к хорошему событию.

Рассказывайте, как дела у ваших подопечных, если вы взяли на себя курирование кого-то. 

Фото: группа ВК.

Благотворительное мероприятие никогда не заканчивается в день его проведения. Это регулярный контент, отчёты и заготовки для будущих событий. Из года в год аудитория ивента будет расти, возможно, сформируется в комьюнити и продолжит ваше дело.