Организация музыкального фестиваля в деталях

Рок-фестиваль, джазовая музыка, соревнование саксофонистов? Разбираемся, как организовать музыкальный фестиваль.

Кто не мечтал привезти любимую группу в свой город, потом пожать артистам руку за кулисами, сделать совместное фото и остаться чуть ли не друзьями? Эта мечта вполне осуществима для организатора. Осталось только раз, два, десять, сто дел — и всё сбудется. Давайте разберёмся со всем этим. Рекомендации подойдут и в том случае, если вы планируете организовать концерт одного исполнителя.

 

Выберите концепцию

Начинаем с выбора концепции и позиционирования вашего фестиваля. У любого события есть своя целевая аудитория (ЦА): те люди, которые разделяют ваши вкусы и готовы прийти и заплатить. 

Важно синхронизировать две плоскости:

• Какую идею вы хотите транслировать?
• Какая ЦА поддержит эту идею? Какая ЦА нужна именно вам? 

Вот примеры целей музыкального ивента

• Пиар-кампания. Инструмент используют политики, бренды, региональные компании и т. д. ЦА здесь — максимально широкая 
• Продвижение глобальной идеи. Например, вы хотите привлечь больше фанатов в определённое направление музыки, пропагандируете какую-то философию (саморазвитие, расслабление, добро), хотите обратить внимание общественности на экологию региона
• Яркое событие для небольшого города, чтобы просто порадовать всех, включая себя. Получить удовольствие от хорошей музыки
• Развитие туризма для города. Если ивент проводится в небольшом городе, то можно сделать его поводом познакомиться с местной культурой, показать достопримечательности
• Прибыль. Всё просто: кто-то исключительно на этом зарабатывает, и так тоже можно. Тогда нужно подстроиться под вкусы ЦА, собрать лайн-ап, исходя из мнения большинства

Когда вы решили, зачем вам фестиваль, и примерно прикинули, кто из музыкантов будет выступать, нужно провести исследование ЦА. Убедиться, что аудитория любит выбранных артистов, они популярны в этом регионе. Например, вы можете найти статистику и узнать, что ваш любимый музыкант уже собирался приехать, но концерт отменили, так как не собралось достаточно желающих. В то же время в другом городе он может собирать стадионы — это чисто региональные особенности.

Что ещё нужно сделать на этом этапе?

• Определить масштаб будущего события

Если это один из ваших первых фестивалей, начинайте с небольшого ивента на 300–500 человек. Когда всё пройдёт хорошо, его можно масштабировать: следующее мероприятие запланируйте провести уже на 1–2 тыс. человек и т. д. 

• Посмотреть конкурирующие события, аналогичные фестивали

Откажитесь от выбранного формата, если: такое уже есть, такое уже было и прошло неуспешно, ивент конкурирует с другим похожим. 

Если понимаете, что придумали что-то оригинальное, свежее, то можно начинать работу. 

• Определить время проведения

Закладывайте время на подготовку, и чем его больше, тем лучше: полгода-год — оптимальный срок для сбора музыкального фестиваля. Если проводите концерт одного артиста, можно уложиться в 3–4 месяца.

 

Соберите лайн-ап и программу

Кого вы хотите пригласить на событие? Придётся опираться не только на свои вкусы (хотя, безусловно, вы можете порадовать себя любимой группой), но и на вкусы тех людей, которые будут покупать у вас билеты.

Например, если собираете рок-фестиваль, то изначально решаете, какого возраста ждёте аудиторию, с какими ожиданиями по комфорту площадки, — будут это активные люди, которые танцуют и поют, или те, кому важнее посидеть в удобном кресле и попеть в шумоизолирующую вазу. Ну или просто слушать сидя.

У каждого фестиваля должен быть хедлайнер — та группа, песни которой точно знают все и которую будут ждать больше всех. Обычно хедлайнеры выступают в конце, также у вас их может быть несколько — они будут выступать в разные дни или в разное время в течение дня. Открывают событие обычно начинающие группы для «разогрева» гостей. 

Запускайте анкеты, опросы, общайтесь с окружением, чтобы понять, кого вообще хотят послушать в вашем городе, и составить список будущих участников с запасом. Кто-то не сможет приехать, кто-то не захочет — придётся ещё не раз корректировать лайн-ап.

Миксуйте популярные группы с начинающими и более «ламповыми». Например, на рок-фестивале могут выступать и те, чьи имена на слуху, и те, кто пока знаком только знатокам, сильно погружённым в тему рока. Ну а любители популярной музыки могут вообще не знать ни одну из этих групп. 

Собрав лайн-ап с артистами, свяжитесь с их концертными директорами, чтобы запросить райдер и сумму гонорара. 

Далее нужно заключить договоры с каждой группой, детально обсудив условия, технические требования.

 

 

Инфраструктура музыкального фестиваля

Кроме программы, вам нужно продумать инфраструктуру, оформление и наполнение ивента. Что будет внутри площадки? Что, кроме выступления артистов, вы хотите предложить?

Запланируйте активности, которые будут на мероприятии: например, это розыгрыши подарков от партнёров, конкурсы, развлечения от ведущих и т. д. Также это могут быть мастер-классы, практики, даже расклады таро, если ЦА это нравится.

Есть базовая инфраструктура, которая должна быть на любом музыкальном ивенте:

• туалеты
• еда
• вода
• мусорки.

Всё это можно дополнять удобными сидениями, мерчем, разными видами напитков и т. д. 

Учитывайте, что между выступлениями групп нужно время на настройку инструментов — минимум 15 минут. Такие перерывы необходимы и гостям, чтобы поесть, передохнуть, пообщаться. 

Заполняйте технические паузы музыкальными сетами — музыку должно быть одинаково хорошо слышно в разных концах площадки, но она не должна мешать общению. 

Подберите в программу видеоряд: кто-то из музыкантов будет использовать свой, а на чьём-то выступлении может быть просто включена надпись с названием фестиваля, его лозунгом.

 

Выбор площадки для музыкального фестиваля

Сидеть или стоять? Обычно фестиваль длится целый день, концерт — 1–2 часа. В любом случае, если не хотите отсекать часть аудитории, обязательно предусматривайте сидячие места. Если это open air, то выделите место, где на травке можно положить подстилку или каремат (и взять их прямо на месте).

Варианты площадок: стадион, концертный зал, бар, клуб, городской парк. 

Что учитывать при выборе площадки

• Разрешения

Уточните, какие лицензии и разрешения нужны для проведения мероприятия, включая регистрацию авторских прав на музыку.

Например, нужно получить разрешение администрации, если фестиваль проходит на городской территории, или договориться с дирекцией концертного зала. 

• Удалённость и расположение

Дальше смотрим на удалённость площадки от домов. Если это open air, а вблизи жилые дома, то выключить музыку придётся ровно в 22:00. 

Плюс учитывайте транспортную доступность: есть соблазн сделать фест в поле, но как туда смогут доехать люди? Где можно оставить автомобили? Плохая история, если машины придётся ставить вдоль трассы, на которой к тому же образуется пробка — недовольные местные жители могут сорвать ваш фестиваль.

• Длительность фестиваля

Чем более долгий фестиваль, тем больше затрат и вопросов. Например, на свежем воздухе нужно обеспечить гостям палатки, карематы, душ, воду, еду или кухню. Или договориться с отелями поблизости о скидке за размещение.

• Удобства

Опять же, если решили проводить ивент на природе, то есть вопросы, которые приведут к его удорожанию: наличие доступа к воде, свету, интернету, установка туалетов. И самое важное, чтобы мощности электричества хватило для подключения и работы всей аппаратуры музыкантов. 

• Вместимость

Предварительно посчитайте количество гостей и подберите площадку, на которой они свободно поместятся.

Не берите площадку «с запасом», рассчитанную на гораздо большее количество людей. Это создаст ощущение пустоты и того, что вы явно не продали столько билетов, сколько планировали.

Не забудьте, что на площадке должно быть место для вашей команды: комната, в которой сотрудники могут отдохнуть и попить кофе. А также отдельные помещения для артистов. 

Когда выбрана площадка и продуманы объекты инфраструктуры, напечатайте план фестиваля на карте и раздайте каждому гостю. Люди не потеряются, и не будет недовольств наподобие «непонятно, где найти туалет».

 

Запланируйте бюджет фестиваля

Понимая масштаб, количество людей на событии, рассчитайте все расходы. 

Что в них примерно будет входить

• Аренда площадки
• Гонорар артистов (включая выполнение их райдеров)
• Аренда оборудования — экраны, микрофоны, колонки, видеоэкраны и т. д. 
• Реклама — продвижение в соцсетях, в Яндекс Директе, афиши в городе и т. д. 
• Страховка — например, ответственности организаторов массовых мероприятий, отмены или переноса события
• Полиграфия — билеты, программа, браслеты на руку
• Декор — фотозоны, плакаты, украшение сцены и т. д.
• Зарплата команды
• Безопасность и охрана мероприятия

И другие расходы, которые будут конкретно на вашем мероприятии. Например, вы захотите раздавать бесплатно воду, кофе, перекус. 

Подсчитав смету расходов, вы можете переходить к расчёту цен на билеты. 

 

Цена билетов

В первую очередь отталкивайтесь от рынка: посмотрите, сколько стоят похожие мероприятия и концерты в вашем регионе. Если вы проводите первый фестиваль, то цену можно поставить ниже рынка, чтобы привлечь зрителей. 

Но также цена может быть выше рынка в зависимости от входящей ценности. Например, вы включите в стоимость трансфер за город или лёгкий фуршет, если фестиваль небольшой. Или добавите автограф-сессию с хедлайнером.

Чтобы не прогадать, предложите 2–3 тарифа: самый дешёвый (например, прийти послушать стоя и уйти), стандартный и VIP — может включать места, где группу лучше всего видно и слышно, обеды, личное общение с солистом — всё зависит от ваших возможностей. 

Сначала считайте себестоимость стандартного билета: все затраты разделите на максимальную вместимость площадки. Например, при затратах 30 млн и вместимости 10 тысяч человек себестоимость билета составит 3 000 рублей. Теперь к этой цене нужно прибавить вашу наценку: 20–30% организатору. Далее можно заложить риски — к примеру, если будет продано только 70% билетов. Свериться с рыночной ценой — и выставлять тарифы.

 

Где брать деньги?

Посчитали бюджет, осталось понять, где взять столько денег?

Прежде всего, запомните: не проводите мероприятие только на деньги спонсоров. Это слишком рискованно, так как сумму могут отозвать у вас в любой момент.

Когда вы начнёте делать рекламу, деньги будут поступать от продаж билетов. Для начала вы можете вложить свои средства или взять кредит в банке — но перед этим хорошо просчитать свою математику. 

Вот основные источники финансирования.

 

1. Спонсоры

Возможно, рядом с вами есть человек, который горит вашей идеей и мечтает привезти любимую группу в свой город. Обсудите с ним детально условия, на которых он будет спонсировать мероприятие, скрепив договорённости в документах. 

Спонсоры могут давать деньги в обмен на упоминание их бренда, продвижение и рекламу, упоминания в пресс-релизах — включая продвижение личного бренда. Также это может быть местный бизнес, крупные компании, которые заинтересованы во взаимодействии с ЦА фестиваля. Например, те, кто изготавливает мерч, атрибутику.

 

2. Партнёры

Партнёры также могут давать вам что-то бесплатно: не только финансы, но и площадку, мерч, воду, дождевики, палатки и т. д. 

Но для этого у вас должна быть реально классная идея и интересный фестиваль, а ещё — конкретное и выгодное предложение для партнёров. Оффер нужно проработать детально и индивидуально — например, вы обращаетесь к производителю палаток, чтобы они предоставили их на ваш open air, и в течение фестиваля несколько раз упоминаете, где покупать такие классные палатки.

 

3. Билеты

Это прямой доход от участников события, благодаря которому вы будете покрывать различные расходы.

4. Гранты и субсидии

Некоторые организации, включая государственные учреждения и фонды, предлагают гранты на поддержку культурных, образовательных и социальных мероприятий. Например, Российский фонд культуры, Президентский фонд культурных инициатив. 

Деньги не нужно будет возвращать, но за каждую копейку придётся отчитаться и выполнить множество условий, установленных такими организациями.

 

5. Краудфандинг

Есть платформы краудфандинга, которые позволяют организаторам собирать деньги от множества людей, заинтересованных в поддержке мероприятия. Это может быть особенно эффективно для уникальных или инновационных идей. Например, такие площадки — это Planeta.ru, Boomstarter.

С их помощью вы сможете привлечь внимание к фестивалю ещё до запуска и создать сообщество вокруг своей идеи.

 

Соберите команду

Кто нужен, чтобы всё это организовать? Давайте рассмотрим минимальную команду, которую вы будете дополнять по мере необходимости и в зависимости от масштаба мероприятия.

• Организаторы

Проджект-менеджер, который отвечает за координацию всех процессов на фестивале. Им можете быть вы, но лучше взять минимум одного помощника. Также на больших ивентах понадобится финансовый менеджер, который возьмёт в свои руки бюджет. Можно пригласить отдельного человека на работу с артистами — опять же если это большой фестиваль, на котором будут выступать 5 и более групп. 

• Техническая команда

Звукорежиссёр отвечает за качественный звук, светорежиссёр — за оформление сцены светом. За техническую инфраструктуру в целом несёт ответственность технический директор. Также понадобится монтажная бригада, которая будет устанавливать оборудование и готовить площадку к событию.

• Логистика и безопасность

Люди из этой части команды будут организовывать перевозку артистов и обеспечивать безопасность на событии. Чтобы в зал не прошли гости с оружием, стеклом или кто-то не выпрыгнул на сцену. 

• Команда комьюнити

Люди, которые взаимодействуют со зрителями. Это маркетологи, регистраторы на входе на площадку, гардеробщики, служба поддержки, которая решает конфликтные ситуации.

• Волонтёры

Помогают с разными задачами непосредственно на площадке: кто-то заблудился, потерял билет, пролил на себя кофе и т. д. 

• Ведущий

Тот, кто будет объявлять артистов, развлекать зрителей в перерывах, проводить активности. 

• Другие сотрудники

Например, вы можете нанять ещё пресс-секретаря, который будет взаимодействовать с прессой и отвечать за пиар события. Пригласить фотографа, видеографа. 

Если на площадке предусмотрена еда, то нужен кейтеринг, бармены и официанты. 

На масштабных событиях также обычно дежурит скорая помощь и МЧС. 

С каждым сотрудником должны быть оговорены его функции и заключён договор.

Запустите рекламу

В вашем бюджете должны быть заложены расходы на рекламу, так как только органически и бесплатно вы будете продвигаться очень долго, а билеты продавать всё-таки надо. 

Тем не менее имеет место быть и бесплатная реклама фестиваля — ей не стоит пренебрегать.

• Пресс-релизы в СМИ. Городские паблики, сайты с региональными новостями могут разместить анонс вашего события, если оно интересное и на нём будут известные группы
• Розыгрыши. Несколько билетов можно разыграть бесплатно, запустив конкурс в соцсетях. Условия делайте максимально простыми: например, человеку нужно разместить у себя на странице анонс и написать, что он хочет пойти на мероприятие (учитывайте, что в ВКонтакте именно репосты сейчас не получают охватов, как было раньше)
• Реклама по бартеру. Например, предложите известному местному блогеру 2 билета на фестиваль в обмен на то, что он расскажет о вашем событии
• Приглашение от артистов. Вы можете попросить всех, кто будет выступать на мероприятии, записать видеообращение или анонс в своих соцсетях с приглашением прийти на концерт, а также добавить информацию на сайт и в группу
• Reels. Условно-бесплатный метод продвижения, потому что кто-то должен всё снимать и монтировать, придумывать сценарий ролика. Можете своими силами показывать процесс подготовки, факапы, рассказывать о группах, которые выступят на мероприятии

Ну и не забывайте про сарафан: рассказывайте на личной странице о подготовке к мероприятию и просите друзей поддержать вашу идею. 

Теперь о платном продвижении.

• Таргетированная реклама в соцсетях и Яндекс Директе. Поручите это таргетологу, который уже работал с вашей нишей. Создайте группу и сайт события, куда будете вести трафик
• Инфлюенс-маркетинг. Заказ рекламы у блогеров, в пабликах с целевой аудиторией и размещение постов с анонсами
• Реклама на радио. Здесь легко найти свою ЦА: если организуете рок-фестиваль, то идите на радиоволну, где играет рок 
• Аренда наружной рекламы. Билборды, реклама в транспорте, на остановках — недорогой способ получить широкий охват 

Если фестиваль уже проходил или у вас уже есть база подписчиков на другие ваши события, используйте это для рассылок. Можно предлагать такой базе промокоды и скидки. 

Многие используют метод динамического ценообразования: чтобы получить первых зрителей, за несколько месяцев до фестиваля открывают продажи по минимальным ценам. Чем ближе к мероприятию — тем дороже билеты. Перед повышением цен люди покупают более активно, но для этого, опять же, нужна база и место, где вы собираете свою ЦА. Например, вы приводите людей в группу и выкатываете там пост с напоминанием о повышении цены и этот же пост запускаете в таргет.

 

Обеспечьте безопасность

Давайте поговорим отдельно о безопасности мероприятия. Всё-таки фестиваль, особенно большой, — это много рисков и место с повышенной опасностью.

Чтобы необходимо сделать

• Спланировать и оценить риски

Сядьте с командой и выпишите всё, что может пойти не так: пошёл дождь, сломалась техника, на входе давка, отключили свет, в зале дерутся, кто-то зажёг файер — и по залу пошёл дым. 

Далее спланируйте, что будете делать в экстренных ситуациях. Подумайте, что поручить подрядчикам: например, обеспечение безопасности участников и проверку вещей на входе, слежку за порядком в зале и т. д. 

• Контролировать доступ на площадку

Установите возрастное ограничение и правила, кого вы не пускаете на мероприятие. Например, запрещено приходить в нетрезвом виде, без одежды/обуви.

Продумайте систему проверки билетов и организуйте пешеходные переходы, подъезды для автомобилей.

• Наймите профессиональную охрану

Обращайтесь в ЧОПы, где знают, сколько охранников нужно выделять на каждое событие, как они должны действовать в экстренных случаях. Разместите охрану в ключевых точках — равномерно по площадке, — чтобы охватывать каждую зону. 

• Пропишите эвакуационные маршруты

Разработайте чёткие эвакуационные планы, особенно если площадка закрытая. Проведите тренировку для персонала и разберите действия в случае необходимости эвакуации. Продумайте, как вы будете разделять толпу и управлять ей. 

• Техническая безопасность

Назначьте ответственного за техническую безопасность: надёжность конструкции сцены, работы оборудования. 

• Установите камеры

Не должно быть «слепых зон» на площадке. Установите камеры на ключевых точках для мониторинга ситуации, записывайте видео и проверьте ёмкость памяти носителя. 

 

Соберите обратную связь

Когда мероприятие прошло, остаётся собрать обратную связь от всех, кто на нём был. Попросите зрителей оставить отзывы, поговорите с артистами о том, как всё прошло для них. 

Пообщайтесь с волонтёрами и персоналом, который работал на площадке: какие ситуации они видели, что предложили бы исправить или улучшить?

Соберите отзывы в соцсетях, которые оставили гости: например, по хештегу или по ключевым словам.

Если вы планируете проводить музыкальный ивент не один раз, а масштабировать его, то всегда найдётся, что в нём доработать и улучшить. И в этом вам поможет взгляд на событие со всех сторон.

Честная обратная связь — это точка роста вас как организатора. 

Лайфхак: собирайте обратную связь не только по своему фестивалю. Ходите сами на похожие события, которые вам импонируют, где собирается нужная вам ЦА. Наблюдайте, что вам нравится, чего не хватает, слушайте, что говорят люди в очередях и в коридорах: всё это — готовые идеи для того, чтобы провести своё уникальное событие. Желаем собрать sold out!