Как организовать корпоративный выезд в другой город: пошаговое руководство

MICE-туризм: куда поехать с сотрудниками и как провести корпоративный выезд эффективно? Разбираемся в тонкостях организации.

Изображение: Шедеврум

Корпоративные выезды — важная часть коммуникации команды. А если они в другом городе — это ещё и море впечатлений и воспоминаний. От организатора зависит, каких: восторженных или не очень.

 

Чем хороши деловые поездки в другой город

Начинаем с нашего любимого вопроса: «Зачем?» Загородная поездка длится несколько дней, отсюда — её плюсы.

• Команда проводит вместе много времени, много общается вживую — это способствует тому, что потом легче вместе работать, решать задачи, нет напряжённости
• Людям легко общаться — задачи решаются быстрее, рождаются новые идеи
• Если поездка классная, сотрудникам всё нравится, это формирует их лояльность к компании — вы создаёте сильный HR-бренд и снижаете текучесть кадров
• Сам факт того, что вы организуете корпоративный выезд, — это показатель престижа компании, высокого статуса вашего бренда
• Такая поездка решает деловые цели: обучение, деловые знакомства, общение с клиентами и т. д., — что также даёт более быстрые результаты 

Вы как организатор получаете опыт и эмоции — это та задача, в которой можно делать свою работу с большим удовольствием и увидеть новый город или новую страну, успеть прогуляться по незнакомым улицам и сделать красивые фото. Чем не работа мечты? 

Начнём с плана подготовки.

 

Определите цель поездки

Прежде чем начать организацию корпоративного выезда, определите цели. Как правило, они такие. 

• Проведение встреч с клиентами или партнёрами 

В этом случае поставьте задачи сотрудникам: сколько клиентов им нужно привести, со сколькими партнёрами переговорить, сколько договоров заключить. Нужен чёткий KPI, чтобы люди понимали, что от них требуется в первую очередь, и поездка была результативной. 

• Участие в конференциях или выставках

Заранее изучите программу конференции, ознакомьте с ней сотрудников, распределите, кто на какой поток идёт. Определите, кто будет участвовать в нетворкинге. Поставьте сотрудникам KPI, связанный с тем, какие знания им нужно получить, какие идеи привезти. 

Например, если это выставка в рекламной отрасли, то каждый должен принести минимум 3 понравившиеся идеи, познакомиться с представителями компаний, заключить предварительные договорённости о будущем сотрудничестве. 

• Обучение сотрудников

Как понять, что обучение было эффективным? Скажите сотрудникам, какие доклады им обязательно нужно посетить. Попросите составить конспект от руки. 

После обучения соберитесь для того, чтобы обсудить новую информацию, найти то, что актуально для компании, наметить, что будете тестировать и применять сразу на практике. 

• Налаживание деловых контактов

Здесь KPI также будет в количестве этих контактов и их направленности. Например, один сотрудник общается с представителями маркетинга, другой — с представителями сервисов и площадок. Оба приходят с предварительными договорённостями по дальнейшей работе. 

• Тимбилдинг

Это выезд команды, цель которого — только укрепление связей внутри команды. Актуально для удалённых команд, особенно в крупных компаниях, где люди плохо друг друга знают. В этом случае важнее всего организовать интересную программу, развлечения, от которых люди не разбегутся по номерам.

• Творческая встреча 

Для компаний, работа которых связана с креативом, актуальны творческие встречи и обмен опытом. В этом случае смена обстановки, красивые места и свежие впечатления помогут расшевелить мозги, отвлечься и начать генерировать новые идеи. Можно включить сюда посещение выставок, мозгоштурмы, обмен идеями в неформальной обстановке. 

Исходя из цели, станет понятно, куда ехать, где проживать, какую программу готовить.

Фото: pcruciatti, Shutterstock

 

Составьте бюджет

Определите бюджет, который компания готова выделить на поездку. 

Вот какие расходы, как правило, входят в MICE-туризм: 

• транспортные расходы — это билеты на самолёт, поезд, аренда автомобиля или автобуса
• проживание — оплата отеля, хостела или отдельных домиков
• питание — не забывайте, что, помимо питания в отеле или на месте события, нужны перекусы в автобус, на время трансфера. Также понадобится вода, соки и т. д. 
• расходы на мероприятие — например, если вы сами организуете деловое событие, то это стандартно аренда залов, оборудования, оплата ведущих, кейтеринга, спикеров и т. д. Всё, что входит в бюджет обычной конференции, выставки и прочих событий 
• непредвиденные расходы — нужно иметь бюджет на всякий случай: кто-то не смог улететь, кто-то заболел, пришлось докупать еду и т. д. 

Где можно сэкономить? Всё зависит от формата поездки. Если, например, это тимбилдинг, то можно назначить ответственных и организовать питание из купленных самостоятельно продуктов. Можно оплатить еду, но не оплачивать алкоголь — это каждый покупает сам себе. Можно оплатить перелёт с ручной кладью, а если сотруднику нужен багаж, то он докупит его самостоятельно. Можно уменьшить число командировочных — например, собрать в поездку только руководителей отделов.

 

Выберите место и дату поездки

Если вы едете на чужое событие — например, конференцию или выставку, для обучения сотрудников, — то этот этап пропускайте. Вам достаточно будет определиться, на сколько дней больше вы проведёте в городе на экскурсиях и прогулках.

Если вы проводите собственное мероприятие — например, тимбилдинг, творческую встречу, — то нужно выполнить трудную задачу: найти площадку в другом городе, договориться о брони, заключить договор.

Что учитывать?

• Если можете выбрать город, то отправьтесь на агрегатор авиабилетов и посмотрите, куда сейчас есть прямые рейсы по низким ценам 

Например, такая функция есть в Яндекс Авиабилетах. Выбираете город вылета, а в графе «Куда» ставите «Куда угодно» и видите самые выгодные предложения. Так можно выбирать и город, и страну. 

• Посмотрите афишу города, чтобы убедиться, что в выбранную дату там не проходит крупных мероприятий

Например, нет Дня города, не перекрывают дороги для велопробега, забега или марафона, нет репетиции городского парада и т. д. 

• Ищите площадку в хорошем районе города, недалеко от вокзала/аэропорта

Если не знаете города, почитайте о его районах и особенностях. Например, можно случайно забронировать классную и недорогую площадку, но она будет находиться в промышленном некрасивом районе. Или месте, в направлении которого всегда стоят пробки.

Идеально, если площадка находится вблизи основных городских достопримечательностей, где можно прогуляться вечером и провести экскурсию для сотрудников. И если на место можно легко добраться прямым общественным транспортом из аэропорта.

Во многих крупных отелях уже есть площадки для бизнес-встреч — ищите такие. 

• Выберите отель 

Пользуйтесь картами Яндекса, Google, 2ГИС, чтобы изучить рейтинг отеля и отзывы о нём. Никогда не полагайтесь только на красивые фото с официального сайта. 

Идеально, если в стоимость проживания в отеле входит завтрак. 

Также нужно решить вопрос с кроватями. Как правило, в номер заселяются двое сотрудников. В нём должны быть раздвижные кровати, которые сотрудники отеля заранее отодвинут. Обсуждайте этот вопрос с администрацией и фиксируйте в договоре.

 

Популярные направления для корпоративных выездов в 2025 году

Какие города рассмотреть для поездки, если у вас есть возможность выбирать? 

Все прямые перелёты и самые низкие цены — из Москвы. Отсюда можно улететь удобнее и выгоднее, чем из Санкт-Петербурга. 

Россия

• Нижний Новгород — развивающийся город с массой достопримечательностей, площадок, отелей 
• Казань — популярный город для делового туризма, установления деловых связей; удобное место, до которого недалеко летать из любого города России
• Петрозаводск — столица Карелии, рядом с которой шикарная карельская природа и много отелей, домиков. Идеально для тимбилдингов и креативных поездок
• Калининград — привлекательный город для поездок на конференции, выставки, прогулок вдоль моря и наслаждения местной кухней. Плюс сюда обычно недорогие перелёты
• Минеральные Воды — один из немногих южных городов с открытым аэропортом, недорогим перелётом. Тихий, с красивой природой, массой мест для экскурсий и шикарного контента
• Сочи — столица туризма, включая деловой. Идеально для любых деловых поездок — в сердце города у моря или высоко в горах и в снегу. Но цены на площадки кусаются
• Тюмень — развивающийся город, который сейчас привлекает всё больше туристов. Удобное географическое положение, есть красивые достопримечательности, а цены на площадки и отели — не столичные

Международные направления

• Дубай — точка встречи для деловых туристов. Идеально подходит для любых целей: конференций, обучения, ретритов и знакомства с достопримечательностями. Есть регулярные прямые перелёты, цены на отели — такие же, как в Москве 
• Беларусь — место для спокойного делового туризма с шикарной кухней и достопримечательностями, к тому же оригинальное и вызывающее сейчас растущий интерес
• Турция — много прямых перелётов, доступные цены на них. Мягкий климат, большой выбор площадок и мест проживания, достопримечательностей 
• Армения — много вариантов прямых перелётов в Ереван, красивая природа, интересные достопримечательности — хороший вариант для любых деловых поездок 

Это варианты с самыми доступными ценами на билеты и без пересадок.

 

Составьте программу поездки

Программа корпоративного выезда должна включать три главные составляющие.

 

1. Деловая часть

Это то, ради чего вы приезжаете в другой город: конференция, клиентские встречи и т. д. 

Если цель — тимбилдинг, то это подведение итогов года, отчёты или презентации руководителей отделов, речь директора о целях компании и т. д. 

Деловая часть занимает примерно 50% времени поездки.

 

2. Экскурсия и знакомство с городом

За короткое время, как правило, день-два, нужно постараться увидеть главные достопримечательности города. Скорее всего, это будет прогулка по центру и посещение 1–2 музеев или знаковых мест.

Заранее найдите гида, который сможет увлекательно рассказать о городе. Это должен быть местный экскурсовод, который знает особенности региона, куда сходить, где побывать и т. д. 

Предусмотрите форс-мажоры: например, дождь, снег и прочие капризы погоды. С собой лучше припасти дождевики, на всякий случай — пару тёплых вещей для сотрудников. 

 

3. Отдых

Обязательно включите в программу свободное время: например, после 20:00. Когда ваши сотрудники могут делать что хотят, не отвечать в рабочих чатах и гулять, сколько и где хочется.

Фото: Luxury Vibes

 

Проверьте документы у сотрудников

Убедитесь, что у всех, кто собирается в поездку, порядок с документами.

• Вклеены фото в паспорт, документ действителен и есть при себе
• Срок годности загранпаспорта не истекает в ближайшие полгода
• Нет запрета на выезд за границу или в другой регион
• Оформлена виза, если требуется 
• Есть подтверждение бронирования на человека
• Есть медицинская страховка

Если вы выезжаете в другую страну, на каждого человека нужно будет оформить туристическую страховку. Она обязательно должна включать хотя бы минимальный набор медицинских услуг. 

Если для въезда в страну нужна виза, обратитесь в посольство, чтобы собрать список необходимых документов. 

Поставьте сотрудникам срок для подготовки документов, предусмотрев его намного заранее, так как кто-то обязательно что-то забудет и не успеет. Кто-то может неправильно заполнить анкету на визу — понадобится время на исправления и согласования.

На этом этапе лучше назначить ответственного помощника, который подключится к задаче и поможет всем с подготовкой пакета документов. Обычно это долгая, сложная задача.

Организуйте транспорт

Отель забронирован, документы готовы — пора покупать билеты. Делайте это максимально заранее. 

Сразу совет: покупайте билет на человека отдельно в одну сторону, отдельно — в другую. Если случится что-то непредвиденное, сотрудник заболеет или опоздает на самолёт, будет легче отменить одну поездку. Иначе вы аннулируете сразу два билета и всё станет сложнее. 

Если нужно бронировать билеты на группу, можно обратиться за помощью к турагентам. Они помогут, например, найти чартерные рейсы или провести оплату юридическим лицам. Но тогда придётся переплатить. Если это не предусмотрено бюджетом, поищите крупные сервисы-агрегаторы, у которых есть услуга брони авиабилетов для бизнеса. 

Либо назначьте сотрудника, который будет помогать с бронью и покупкой билетов. Например, если вся команда летит из разных городов, без помощи будет тяжело.

Не забудьте про трансфер. Он может пригодиться, если все летят из одной точки или прилетают в город назначения плюс-минус в одно время. Наймите автобус, который отвезёт группу в отель. Кстати, эта услуга часто есть у принимающего отеля — в таком случае лучше обратиться к администрации, чтобы не было сюрпризов с частниками.

 

Подготовьте команду

Обсудите с командой детали поездки, распределите обязанности и убедитесь, что все понимают свои роли. 

Во-первых, сделайте объявление, в котором расскажете о цели поездки, датах и времени, ответственных и сроках подготовки.

Перед выездом отправьте каждому сотруднику памятку с подробной инструкцией: куда идти, что делать и кому звонить в случае чего.

Это предостережёт вас от того, что нужно будет в день поездки постоянно отвлекаться на вопросы и рассказывать одно и то же. 

Вам нужно предусмотреть все вопросы и сложности, которые могут появиться: написать в памятках время прибытия в аэропорт, время вылета и прилёта, разницу во времени, адрес гостиницы, площадки, где поесть. Подготовьте список вещей, которые нужно проверить перед выездом, чтобы люди проверили сами себя по готовому чек-листу.

Например, чек-лист может включать такие пункты:

• документы — паспорт, билеты, виза, копии договоров для партнёров
• одежда — деловой комплект, удобная одежда для прогулок, вечерний наряд (если запланирована вечеринка)
• техника — ноутбук, зарядки, пауэрбанк, адаптер для розеток для выездов за границу
• канцтовары — флешка с презентацией, блокнот и ручка, распечатанные материалы для презентации, визитки
• личные вещи — для гигиены, аптечка
• распечатка с адресами и контактами на случай ЧП — если нет интернета, потерялся телефон и т. д.
• деньги и банковская карта.

Обратите внимание, что в другой стране могут не работать российские карты и нужно заранее обналичить и обменять деньги — с этим вам нужно будет помочь своим сотрудникам.

 

Что ещё предусмотреть организатору: подводные камни

Чтобы всё прошло гладко, вот ещё несколько советов.

• Изучите культурные особенности региона или страны, куда направляетесь. Донесите информацию до всех участников поездки, чтобы люди, отправляясь гулять по новой стране, не попали в неприятности. Например, не пошли гулять в откровенных нарядах по Дубаю
• Составьте тайминг и распишите программу мероприятия. Подготовьте график всех встреч с временной разбивкой, заложите время на общение, отдых, кофе-брейк
• Имейте в запасе планы Б и В. Например, если у вас сорвалась экскурсия, под рукой должен быть контакт другого гида или маршрут, который вы сами проложили для знакомства с городом
• Коммуникация. Будьте на связи со всеми участниками поездки, доносите до них информацию, не бойтесь напоминать о сроках, документах и т. д.
• Подготовьте документы компании, которые могут понадобиться. Например, это партнёрские предложения, презентация, промокоды и скидки для партнёров, подбивка цифр с достижениями компании и т. д. Это всё должно быть на нескольких носителях и в распечатанном виде
• Следите за политической обстановкой в регионе. Посмотрите ленту новостей, сейчас есть потенциально опасные регионы, куда ехать не стоит. Также, например, может быть угроза наводнений, урагана и т. д.

Прислушивайтесь к пожеланиям сотрудников и не ставьте людям задач, которые они не хотят или не могут делать. Иначе не получится достичь всех запланированных целей. 

Например, выбирайте для встреч с клиентами и партнёрами тех, кто глубоко погружён в жизнь компании, знает все её продукты, легко общается и умеет договариваться с людьми. Всем должно быть комфортно в такой поездке.