Документы для проведения мероприятия: как юридически грамотно упаковать ивент

Регулируем правовые отношения с гостями мероприятия, спикерами и подрядчиками. О нюансах документов для проведения мероприятия рассказала юрист Евгения Вольнова на форуме SOLD OUT. Делимся конспектом выступления.

Что учесть при продаже билетов

Ваши потенциальные покупатели, посетители ивента, обращают внимание в первую очередь на оффер: что вы планируете продать, какое мероприятие будете проводить, чему оно посвящено, в какой оно сфере, кто на нём будет и т. д.

Любой оффер должен быть безопасным. Как его обезопасить, чтобы не было претензий со стороны госорганов, участников, спикеров?

 

1. Не давать ложной информации

К ней относится не только искажение сведений, но и ситуации, когда организаторы что-то недоговаривают, некорректно сравнивают себя с другими по неподходящим критериям.

Пример ложной информации.

Формулировка «‎лучший» — это всегда субъективное восприятие конкретного человека. Для кого-то спикерский состав — лучший, для кого-то — худший.

Такую формулировку можно докрутить и получить объективный оффер: «‎Лучший спикерский состав по версии…, по результатам маркетингового исследования…». Главное, чтобы вы могли подтвердить свои слова документально. 

• С юридической точки зрения информация должна быть подтверждаема 

Пишите достоверную информацию о месте проведения мероприятия и о количестве участников. 

Например, вы поменяли локацию и забыли предупредить об этом участников. Если они узнают о замене в последний момент, вы получите много негатива. 

Также, например, если вы пишете «‎мероприятие на 8 тысяч человек», отталкиваясь от количества зрительских мест в зале, лучше сформулируйте по-другому: «‎мероприятие до 8 тысяч человек».

• Не гарантируйте результат, достижение которого зависит не от вас

Отвечать вы можете только за свои действия и результат своей активности.

Например, вы пишете на сайте конференции, что после неё владелец сообщества с платной подпиской систематизирует работу онлайн-школы, перекроет ежемесячные расходы на трафик.

Но что значит «‎систематизирует»? Это активное действие по построению моделей. Организатор мероприятия не может гарантировать, что кто-то на нём будет совершать активные действия. 

Если вы формулируете гарантии и обещания результата, переворачивайте их с активных действий ваших слушателей или спикеров только на свои активные действия. 

 

2. Грамотно оформлять сайт организатора

Минимально необходимый пакет документов, который нужно размещать на сайте. 

• Публичная оферта. Это ваше предложение неопределённому кругу лиц заключить с вами договор — купить билет на мероприятие. 

Если оферты нет, то правила поведения на мероприятии не будут урегулированы. Делайте оферту такой, чтобы она отвечала на ключевые моменты, которые возникают на практике, или помогала отстаивать свои интересы. 

Публичная оферта нужна на сайте, когда человек может совершить на нём оплату — то есть купить билет. Если это лендинг, на котором можно только пройти регистрацию, публичную оферту размещать необязательно. 

• Политика обработки персональных данных.
• Согласие на обработку персональных данных.

Если на сайте есть виджет, регистрационная форма, в которой человек при заполнении оставляет персональные данные (сведения, по которым можно идентифицировать конкретного человека), нужно разместить согласие на обработку персональных данных и политику в отношении обработки персональных данных. Это два обязательных документа. 

• Согласие на рекламную рассылку (если она предполагается).

Если вы планируете делать рекламу по тем контактным данным, которые человек оставил, понадобится ещё согласие на получение рекламы. На каждый вид рекламы нужно отдельное согласие: на SMS, e-mail. 

• Пользовательское соглашение (если необходимо).

Если на странице размещена форма программного обеспечения, виджет билетного оператора, чтобы урегулировать отношения между владельцем этого ПО и конечным приобретателем билета, нужно разместить пользовательское соглашение. Если нет личных кабинетов и ПО, это соглашение не нужно.

Где размещать документы

Документы можно размещать в подвале сайта. Но учтите, что нужно дать возможность потенциальному клиенту до оплаты увидеть все условия сделки, которую он совершает.

Если вы размещаете оферту только в подвале, а лендинг длинный, в суде человек скажет, что просто не видел документов, так как не долистал до них.

 

Как подписывать документы для проведения мероприятия

Когда вы заключаете договор офлайн, то подписываете документы ручкой. При продаже онлайн активное действие по проставлению подписи вы можете заменить любым другим.

Поэтому можно ставить чекбоксы для проставления галочки, такое действие будет заменять проставление подписи. Либо можно привязать подписание электронного документа к нажатию на кнопку, без галочки и квадратика. Это не будет резать конверсию.

 

Привлечение билетных операторов для продажи билетов

Для реализации билетов через сайт можно привлекать билетных операторов. Когда вы продаёте билеты через третье лицо, то к персональным данным участников в первую очередь получает доступ именно оно. 

Это нужно учесть в документации — вашей и билетного оператора. С клиента берите согласие как минимум на передачу его персональных данных третьему лицу — то есть вам, организатору, от билетного оператора.

 

Маркировка рекламы мероприятия

Как можно уйти от маркировки рекламы за счёт того, что пост о мероприятии в соцсети не будет рекламой? 

Для этого нужно разобраться с тем, что такое реклама. 

Согласно п. 1 ст. 3 ФЗ «О рекламе»: «Реклама — информация, распространённая любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределённому кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке».

То есть если приглашение будет адресовано конкретному человеку, это не реклама. Если вы делаете неперсонализированную рассылку и человек может передать ваше предложение или приглашение кому-то другому, то она будет считаться рекламой.

Как вариант — приглашать своих подписчиков на мероприятие нативно. Спикер может просто рассказать в соцсетях о том, что он будет выступать на мероприятии.

Как снизить риски признания приглашения на мероприятие рекламой:

• не размещать прямые призывы купить билет
• не ставить положительную оценку мероприятию
• не давать промокоды на скидку
• не ставить реферальные ссылки. 

Невозможно получить от ФАС ответы на гипотетические вопросы «‎Реклама или нет» до того, как вы разместите пост. Если хотите заручиться юридической консультацией, подготовьте макет будущей публикации.

 

Что учесть в договоре продажи билетов

Разберём особенности оферты при проведении мероприятия на примере того, чего обычно не хватает большинству организаторов. 

Вот что обязательно нужно прописывать в договоре со зрителем. 

• Право организатора изменять программу и состав спикеров, место проведения мероприятия и прочее

Нужно учитывать это право, писать о нём и предусмотреть саму механику смены локации.

Когда вы прописываете это в документе, учитывайте особенности своей ЦА. Если она читающая и этот пункт её может отпугнуть, то нужно соотносить имиджевые риски и вероятность наступления переноса.

• Временной интервал, в который купившим билет даётся обратная связь по организационным или техническим вопросам, а также место для вопросов

Это больше относится к небольшим мероприятиям, когда каждый второй задаёт вопросы организатору в личку и тормозит работу. 

• Приёмка услуг, в том числе в части предоставления

Чаще всего организация мероприятия — это услуги. В Гражданском кодексе есть статья 782, в которой сказано, что заказчик вправе отказаться от исполнения договора оказания услуг в любой момент. 

В договоре оказания услуг исполнитель обязуется выполнить конкретное действие или осуществить конкретную деятельность. У них есть качественные и количественные характеристики. Чтобы к вам не было претензий, вы должны выполнить то, что обещали, и предоставить услугу определённого качества и количества. То есть вам нужно, чтобы как можно скорее ваша услуга закончилась и её результат был принят. 

Прописывайте это в оферте, особенно в тех случаях, когда пакеты участия — смешанные. Либо когда сначала идёт мероприятие, а потом предоставляется возможность получить записи — её можно оформить не как услугу, а как лицензию. Условно, как вы продаёте билет в кино: мероприятие прошло — приёмка состоялась, деньги вы возвращать не должны. После этого вы отдаёте записанные материалы — это лицензия, в которой нет приёмки по качеству. 

Не всегда приёмка — это подписание акта. Включите в оферту положение о приёмке по умолчанию. Например, если в течение трёх рабочих дней после окончания мероприятия к вам не обратились с претензией, значит, человек принял услугу по качеству и количеству. 

• Объём предоставления, входящий в тариф

Это особенно касается мероприятий, где в предоставлении есть большая разница. Например, тариф «‎Стандарт» — просто послушать, VIP — с дополнительными мастермайндами и т. д. 

• Особенности сопутствующих услуг на месте проведения мероприятия

Исходя из вашего опыта или опыта юриста, учитывайте то, что касается конкретно вашего мероприятия и вашей ниши. Например, нужен ли трансфер, организация питания, организация досуговых мероприятий и пр.

• Особые требования к зрителям или участникам мероприятия

Если есть необходимость, обозначьте требования, при нарушении которых зритель может быть удалён из зала без возвращения стоимости билета. Например, к его внешнему виду, состоянию, запрещённым действиям и т. д. 

Приведём пример из практики. Клиент юридического агентства организовывает ретрит. По его правилам нельзя пользоваться мобильным телефоном в определённые часы, употреблять алкоголь, курить и т. д. Клиент купил ретрит, приехал на него, выпил алкоголь и начал хулиганить. Его удалили с площадки. Суд признал, что это сделано правомерно, так как в оферте были написаны правила поведения. 

• Определите условия доступа к трансляции

Обозначьте, кто может заходить в онлайн-трансляцию: один или несколько пользователей по купленному тарифу, — сколько раз можно заходить с разных устройств и т. д. 

• Определите платформу и технические требования к ПК зрителя

Бывают и такие ситуации, что у человека ‎не тянет компьютер и он требует вернуть деньги. 

• Определите механику получения доступа зрителя к трансляции

То есть на какую кнопку нажимать, по какой ссылке переходить. Если нет возможности прописать это сразу, сделайте отсылку — например, скажите, что все подробные условия будут прописаны в сообщении по электронной почте, направленном после оплаты. 

• Определите механику коммуникации со спикерами, другими зрителями, если такая возможность заявлена в оффере
• Определите срок, на который предоставляются записи
• Определите место, где предоставляются записи
• Определите пределы использования записей и количество пользователей, которым они доступны

Запись — это объект авторского права. Гражданским кодексом вы можете определить способы использования этого произведения. Например, запретить его использовать в коммерческих целях, скачивать, нарезать, выкладывать в интернет.

• Определите срок, в течение которого записи будут предоставлены

Оставьте нужное время для качественного монтажа и размещения на платформе. 

Если записи мероприятия предоставляются в составе пакета с живым участием, определите стоимость предоставления доступа к записям.

 

Договоры со спикерами: основные моменты

Проводя мероприятие, нужно заключать договоры со спикерами. Как минимум для того, чтобы у вас была возможность легально разместить записи с выступлениями на своих ресурсах. 

Также с помощью договора вы можете снять с себя как организатора ответственность за содержание контента спикера. Например, он может нарушить чьи-то авторские права, дать недостоверную информацию.

Через договор можно определить правила поведения, обязанности, сроки и т. д. Например, во сколько спикеру нужно прийти на мероприятие, как нужно выглядеть, когда сдавать презентацию.

Частое возражение от спикеров, которые не хотят подписывать договор, когда видят пункт о передаче прав на объекты авторского права (презентацию и запись выступления): «‎Я больше не смогу выступать с этой темой, если передам права на неё?».

Гражданским кодексом защищается не идея, а форма выражения. То есть спикер может выступать в другом месте с другой презентацией и подачей, но контент, по сути, останется тем же. Объясните, что вы забираете права только на конкретную запись и презентацию. 

Обратите внимание отдельно на ситуацию, когда спикер использует чужой контент: картинки, фото, логотипы, видео и т. д. В Гражданском кодексе есть статья 1274, которая говорит о законном цитировании других произведений.

В статье сказано, что можно в информационных целях размещать части произведения других авторов только с указанием имени автора и источника заимствования. 

Что ещё можно включить в договор со спикером:

• технические и организационные условия при онлайн-выступлении
• требования к качеству контента
• требования к внешнему виду и состоянию
• время выступления, требования к срокам сдачи презентации и т. д.

Договор можно заключать по-разному: через электронную цифровую подпись (например, в системе «Диадок»), ручкой на бумаге или простую электронную подпись (обмен сканами документа между определёнными в договоре адресами электронной почты).

Также позаботьтесь о том, чтобы получить от спикера согласие на использование его изображения — в соответствии со статьёй 152 ГК.

Договор с подрядчиком: основные моменты

Что учитывать, оформляя отношения с подрядчиками мероприятия.

Площадки

При организации мероприятия все заключают договоры с площадками. Далеко не все ведут с ними переговоры и обсуждают условия. Не всегда типовые договоры площадок адекватны и юридически грамотны.

Что нужно обсудить с площадкой

• Возможность переноса сроков, если возникает острая необходимость. 
• Возможность возврата уплаченной предоплаты.
• Конкретные случаи форс-мажора, которые могут возникнуть именно у вас.

Всегда читайте договор с площадкой.

 

Отношения по бартеру и налог

Часто участники сделки предполагают, что если заключить бартерный договор, то не нужно будет платить налоги. 

Даже если стороны не платят друг другу деньги, они получают некое предоставление, у которого есть денежное выражение. 

Варианты договоров

• Составление одного бартерного договора. Нужно обязательно прописать в нём реальную стоимость взаимного предоставления. Учитывайте, что такие договоры не любит ФНС, поэтому занижать стоимость не рекомендуем.
• Составление двух договоров и соглашения о зачёте. Например, подрядчик по договору обязуется оказать услуги площадки стоимостью 100 тысяч, а организатор обязуется разместить его рекламу стоимостью 100 тысяч рублей. Дальше нужно подписать зачёт встречных обязательств: никто никому не должен. Минус в том, что по договору об оказании услуг сторона может отказаться от исполнения договора (ст. 782 ГК РФ). Если это происходит, то вся схема с зачётом рушится.

 

Билетный оператор

Для законного получения персональных данных (ПД) покупателей билетов необходимо:

• чтобы билетный оператор брал согласие на передачу ПД третьему лицу
• в политике ОПД и в соглашении с оператором определить цель, состав передаваемых ПД, способы и сроки обработки, сроки уничтожения.

Когда на мероприятие вы привлекаете организаторов, которые регистрируют участников, например размещают оборудование, печатают бейджи, отношения с ними тоже нужно отразить в документации и взять согласие от участника на передачу персональных данных третьему лицу.

 

Информация о партнёрах на сайте

Когда вы оформляете сайт и размещаете информацию о партнёрах, нужно взять согласие на использование товарных знаков партнёра. Можно в юридической форме или хотя бы просто спросить.

Чтобы информация о партнёрах не была воспринята ФАС как реклама, оформляйте блок с их перечнем в одном стиле, никого не выделяя.

 

Можно размещать кликабельные ссылки, главное, чтобы на кого-то не привлекалось отдельное внимание.