Как организовать и провести бизнес-завтрак

В статье — пошаговый план, как организовать бизнес-завтрак, и 5 ошибок, которые могут испортить встречу. 

Бизнес-завтрак — это деловая встреча в неформальной обстановке в кафе или ресторане в утренние часы.

 

Зачем проводить бизнес-завтрак?

Есть несколько задач, в решении которых может помочь бизнес-завтрак.

• Укрепление профессиональных связей

На бизнес-завтрак можно пригласить партнёров и спонсоров, чтобы в неформальной обстановке обсудить рабочие задачи и дальнейшее сотрудничество. 

• Поиск и привлечение новых клиентов

В формате бизнес-завтрака можно провести презентацию продукта или услуги. Участникам можно предложить специальные условия. 

• Нетворкинг

Бизнес-завтрак можно провести в сообществе как встречу для знакомства и нетворкинга. 

• Обучение, обмен опытом

В бизнес-завтрак также можно добавить образовательную составляющую: пригласить спикера или организовать обмен знаниями и опытом участников из разных сфер.

 

Кому нужно проводить бизнес-завтраки?

Организаторами и инициаторами бизнес-завтрака могут выступать разные стороны. 

• Бизнес

Для компании бизнес-завтрак — это возможность рассказать о своей деятельности, привлечь новых клиентов и партнёров, продемонстрировать экспертность, укрепить позиции на рынке. 

• Предприниматели

Предприниматели и в особенности стартаперы могут проводить бизнес-завтрак, чтобы привлечь партнёров и инвесторов, рассказать о своём проекте и его перспективах. 

• Клубы и сообщества

Для объединений бизнес-завтрак — это возможность создать или развить сообщество профессионалов или клуб по интересам, рассказать о своей деятельности и привлечь новых участников.

Фото: сайт

 

Что можно обсудить на бизнес-завтраке?

Темы для обсуждения на бизнес-завтраке.

• Профессиональные темы

Например, тренды в отрасли и на рынке, новые решения и технологии — и как их можно внедрить. Во время бизнес-завтрака руководители и предприниматели могут рассказать о своём опыте и кейсах. 

• Корпоративные вопросы

Бизнес-завтрак можно провести для руководителей подразделений/отделов, чтобы руководитель мог увидеть проблемы и возможности каждого направления. 

Кроме того, с партнёрами можно обсудить конкурентов и клиентов: новые рекламные подачи, спецпредложения и позиционирование на рынке. 

• Личные темы

На бизнес-завтраке можно прокачать soft skills, получить знания для расширения кругозора, новые навыки. 

Такие встречи — это отличный нетворкинг, чтобы стать счастливым обладателем контактов разных людей из разных сфер. Как знать, какой специалист может понадобиться?

• Социальные темы

Также на бизнес-завтраке можно обсудить и социальные вопросы: экологию и экономику, благотворительность и социальные программы. 

• Креативные подходы

Провести бизнес-завтрак можно в формате мозгового штурма, чтобы нагенерировать свежие идеи для решения рутинных или, наоборот, сложных задач.

Пошаговая инструкция, как организовать бизнес-завтрак

 

1. Определить тему и задачу мероприятия

У бизнес-завтрака четыре основные задачи, которые мы обсудили выше. Их можно комбинировать, но всё-таки одна из задач будет основной.

Например, вы создаёте новое бизнес-сообщество или сообщество по интересам и хотите провести бизнес-завтрак для знакомства. Основной задачей бизнес-завтрака будет нетворкинг. Но чтобы участникам было интереснее, можно пригласить спикера с выступлением на актуальную тему.

Или, наоборот, вы создали закрытый клуб, например по инвестициям, и хотите его презентовать, чтобы привлечь новых клиентов. Тогда задачей будет привлечение клиентов, а темой бизнес-завтрака — 5 доходных стратегий инвестирования на 2025 год (как вариант). Вы делитесь полезной информацией, рассказываете, как клуб может помочь, и приглашаете стать резидентом.

 

2. Определить формат мероприятия

Определив задачи, надо выбрать формат мероприятия.

Бизнес-завтрак может проходить в следующих форматах:

• беседы

Участники в неформальной обстановке обсуждают рабочие вопросы и профессиональные темы, обмениваются контактами, заключают предварительные договорённости. 

В формате беседы можно провести и мозговой штурм, чтобы придумать решение проблемы или стратегию дальнейшего развития. 

• круглый стол

Бизнес-завтрак можно провести в формате круглого стола, когда каждый участник делится своим мнением на определённую тему. Для этого нужно заранее определиться с повесткой мероприятия. 

Обязательно выбирается «председательствующий», который будет модератором дискуссии.

• лекция или мастер-класс

Можно пригласить стороннего спикера, или один из участников/организаторов бизнес-завтрака будет выступающим. 

Лекция — это больше теоретическое выступление на заданную тему, во время которого спикер делится своими знаниями и опытом. В конце лекции участники могут задать вопросы. Также можно предложить выполнить практическое задание для закрепления.

Мастер-класс — больше практическое мероприятие, на котором спикер не только делится знаниями и опытом, но и даёт участникам возможность попробовать что-то сделать, выработать определённый навык. 

• презентации

Если вам нужно рассказать о новом продукте или услуге, это можно сделать на бизнес-завтраке: пригласить на него заинтересованных лиц.

Для наглядности и убедительности лучше подготовить компьютерную презентацию, фото- и видеоматериалы, а также печатные раздаточные материалы.

Фото: сайт

 

3. Определиться с количеством участников

Когда понятен формат и определены задачи бизнес-завтрака, можно предположить количество участников.

Бизнес-завтрак — это не массовое, а, скорее, камерное мероприятие, поэтому 10–20 человек будет вполне достаточно.

При большем количестве участников будет трудно уделить время каждому. В маленькой группе общение более качественно и эффективно.

Если нужно одновременно пригласить гораздо больше участников, стоит подумать о другом формате мероприятия.

 

4. Выбрать удобную дату

С одной стороны, бизнес-завтрак логично провести во время рабочей недели. Если вы организуете бизнес-завтрак для руководителей, встретиться во вторник-среду в 10:00 мск — хорошая идея. 

С другой стороны, не все могут отпроситься с работы в будни. Поэтому, если вы приглашаете не руководителей и предпринимателей, а наёмных сотрудников, предпочтительнее ориентироваться на выходной день. При этом воскресенье лучше оставить для семейных дел, а бизнес-завтрак провести в субботу в 10:00 мск, например.

 

5. Выбрать площадку

В зависимости от формата мероприятия и количества участников, нужно выбрать и заранее забронировать площадку.

Не стоит рассматривать кофейни или кафе, так как обстановка в них может не совсем соответствовать серьёзному настрою бизнес-завтрака.

Лучше выбрать ресторан в центре города, где есть комплексные завтраки, а в идеале — отдельный небольшой зал для корпоративных встреч. Так вас не будет отвлекать громкая музыка или другие посетители. 

Ещё один важный критерий выбора площадки — это транспортная доступность и наличие парковок. Особенно если вы проводите мероприятие в утренние часы буднего дня.

Кроме того, стоит обратить внимание на техническую оснащённость площадки. Если вам для презентации нужен проектор или экран, уточните, есть ли он в зале.

 

6. Продумать программу

Это нужно для вас как организатора, чтобы понимать, что будет на бизнес-завтраке, и придерживаться тайминга.

Но также это важно и для участников: они должны понимать программу и продолжительность бизнес-завтрака.

Продолжительность бизнес-завтрака обычно составляет 1,5–2 часа, но по желанию участники могут остаться и дольше, чтобы пообщаться между собой. 

В сценарий бизнес-завтрака нужно обязательно включить следующее:

• время на знакомство

Это может быть нетворкинг до официального начала бизнес-завтрака или организованная часть в начале мероприятия. 

• выступление спикера (при наличии)

Желательно ограничить время выступления до 30–45 минут, а также оставить время на вопросы и обсуждение. 

• обсуждение повестки

Чтобы обсуждение не затянулось, заранее продумайте вопросы и проблемы, которые обязательно нужно затронуть. 

• время для свободного общения и нетворкинга

Не нужно планировать бизнес-завтрак по минутам. Обязательно делайте перерывы на еду и общение участников между собой.

 

Примерный сценарий бизнес-завтрака

09:30–10:00 — сбор участников, знакомство и общение.

10:00–10:15 — презентация повестки и темы бизнес-завтрака, представление участников.

10:15–10:30 — выбор и заказ блюд.

10:30–11:00 — выступление спикера на заданную тему / первая часть обсуждения.

11:00–11:30 — завтрак и обсуждение.

11:30–12:00 — вторая часть обсуждения / брейншторм / практическое задание.

12:00–13:00 — время для свободного общения, нетворкинга.

 

7. Пригласить специалистов

Подумайте, кто будет вести бизнес-завтрак: вы или приглашённый ведущий. 

Если это обучающий формат или формат презентации, возможно, потребуются эксперты и спикеры. 

Кроме того, неплохо было бы пригласить фотографа и видеографа — особенно если вы потом хотите повторять такие мероприятия и рассказывать о них в соцсетях. Так у вас останутся фото и видео на память, плюс их можно будет использовать в PR-целях в дальнейшем. 

Если вы приглашаете участников из разных, в том числе международных, компаний, уточните, нужен ли будет переводчик.

8. Пригласить участников

Приглашать участников нужно как минимум за две недели до мероприятия.

Даже если пока нет точной площадки, лучше заранее сообщить дату и время, чтобы участники планировали свою занятость.

Если у вас закрытое мероприятие, участников стоит пригласить лично: например, позвонить.

Если мероприятие открытое — к примеру, вы хотите пригласить потенциальных покупателей или участников клуба, — приглашения делаются открыто, через соцсети и рассылку. 

В приглашении обязательно указывайте формат, продолжительность мероприятия, а также стоимость участия. 

Если у вас открытое мероприятие, с участников можно взять предоплату, чтобы точно понимать количество людей и не пригласить больше, чем нужно. Также предоплата будет гарантией того, что мероприятие не пройдёт «в минус» для вас, если не все участники придут. 

Продумайте форму регистрации, чтобы понимать, кто будет у вас на мероприятии и какие у них предпочтения по еде. В форме регистрации можно предложить участникам заранее выбрать кухню или конкретные блюда, чтобы не тратить на это время на самом бизнес-завтраке и не создавать суету.

Фото: сайт

 

5 ошибок при организации бизнес-завтрака

 

1. Выбрать неактуальную тему

Или не иметь темы и повестки бизнес-завтрака вовсе.

Просто пригласить коллег в ресторан — это одно. Организовать и провести бизнес-завтрак — совсем другой формат.

Поэтому при планировании бизнес-завтрака нужно обязательно чётко сформулировать тему и задачи мероприятия. 

Если вы впервые проводите бизнес-завтрак и не знаете, что зайдёт аудитории, спросите у неё об этом. Предложите несколько тем на выбор или задайте открытый вопрос: «Что бы вы хотели обсудить на бизнес-завтраке?»

Если тема будет неактуальной, вы можете не набрать необходимое количество участников, а обсуждение на самом бизнес-завтраке будет тухлым и неинтересным. Задача бизнес-завтрака не будет решена, а репутации вашего бренда может быть нанесён серьёзный урон. 

 

2. Выбрать неудачную площадку

Выбор площадки зависит от целевой аудитории и формата мероприятия.

Например, встреча женского клуба вполне может пройти в уютной кофейне. А вот серьёзных руководителей вряд ли стоит звать на бизнес-завтрак туда, где только кофе и тортики. Встречу руководителей и предпринимателей лучше провести в презентабельном ресторане — и желательно в отдельном зале, чтобы вам никто не мешал.

Выбирая площадку, стоит на неё съездить и оценить, насколько удобно все разместятся, не помешают ли другие посетители и громкая музыка. Кроме того, следует заранее ознакомиться с меню заведения и удостовериться в том, что у участников будет выбор из разнообразных блюд. 

 

3. Пригласить слишком много участников

Если у вас набирается 30–50 участников, это повод задуматься о смене формата.

Конечно, можно найти большой зал, где все с комфортом разместятся, но есть риск, что качественного общения не получится, все будут общаться «по группам» — и цели бизнес-завтрака не будут достигнуты. 

Если у вас набирается больше 20 участников, можно провести мероприятие в другом формате или запланировать два или несколько бизнес-завтраков, чтобы качественно уделить время каждому участнику. 

 

4. Спланировать жёсткий тайминг

Если у вас сценарий бизнес-завтрака прописан вплоть до секунд — это плохой знак. Бизнес-завтрак — неформальное мероприятие, где очень ценится нетворкинг и свободное общение.

Если вы загоните участников в жёсткие рамки тайминга, пообщаться будет сложно и вряд ли участники вас за это поблагодарят.

Чтобы разумно сэкономить время, можно заранее узнать у людей предпочтения в еде, чтобы блюда были готовы сразу к началу бизнес-завтрака. Также можно поставить разумные временные ограничения для обсуждения: например, 5–7 минут на человека или 20–30 минут на обсуждение одной из тем повестки.

Ещё очень важно забронировать площадку «с запасом»: как минимум полчаса до — на то, чтобы все участники собрались, и как минимум час после завершения основной части мероприятия. Так вы не будете поторапливать участников и дадите им возможность пообщаться в спокойной обстановке.

Фото: сайт

 

5. Превратить бизнес-завтрак в «магазин на диване»

Бизнес-завтрак — это инструмент для построения долгосрочных деловых отношений и нетворкинга, а не место для быстрых продаж или краткосрочных сделок. 

Продажи должны быть нативными, не «в лоб», и занимать не больше 10–15% от времени бизнес-завтрака.

У участников не должно сложиться впечатление, что они потратили своё время на мероприятие, на котором им постоянно хотели что-то «впарить».

Подойдите к организации бизнес-завтрака серьёзно и ответственно. Несмотря на то что это мероприятие для небольшого количества людей, у него есть свои правила и особенности. Бизнес-завтрак — это в том числе имиджевое мероприятие, поэтому при его организации и проведении нужно помнить, что от качества бизнес-завтрака зависит и ваша репутация.