Как организовать конференцию для врачей и собрать в 1,5 раза больше аудитории

Кейс выпускницы онлайн-курса «Код события», которая провела мастер-класс для врачей в Грозном и собрала 250 человек на мероприятии за месяц. 

Меня зовут Анна Сясина, я организатор проектов РОО «Амбулаторный врач». В компании я работаю полтора года, и это моя первая должность ивентщика. Сама по себе я человек собранный и максимально организованный, и работа в «Амбулаторном враче» даёт мне возможность реализовать свой потенциал и свои амбиции. 

На онлайн-курс «Код события» я пришла, чтобы систематизировать свои знания и научиться грамотно анализировать результаты своей работы.

Моя компания организует регулярные сессии, конференции и вебинары для врачей России и СНГ. Мы занимаемся важным и нужным делом — учим врачей диагностике, лечению, правильной постановке диагноза, рубрификации и фармакотерапии в современных условиях труда. Наша целевая аудитория — терапевты, врачи общей практики и ВОП. Все мероприятия «Амбулаторного врача» бесплатные, так как для нас важно донести актуальную информацию для каждого врача, чтобы повысить уровень первичного звена в России.

В статье я расскажу о том, как организовать конференцию для врачей, об особенностях проведения мероприятий в сфере медицины, откуда брать финансирование на такие мероприятия, с какими сложностями можно столкнуться и как преодолеть их с наименьшими потерями.

В феврале, во время обучения на «Коде события» мы провели сессию в гибридном формате для врачей в Грозном. Мой KPI был — собрать 150 участников на ивент. Его получилось перевыполнить в 1,5 раза — мы собрали 250 участников.

Концепция и цели проекта 

Концепция проекта «Амбулаторный врач» — сделать обучение для врачей первичного звена доступным и увлекательным, а также повысить престиж профессии терапевта в глазах коллег и пациентов. Мы делаем акцент на регионы, потому что именно там врач остаётся один на один с пациентом, и от знаний первого часто зависит жизнь второго. 

Мы проводим бесплатные сессии как в офлайн, так и в онлайн форматах на нашей платформе ambdoc.ru, организуем мастер-классы и вебинары, разрабатываем и раздаём полезные образовательные материалы:

• Алгоритмы
• Книги
• Брошюры
• Плакаты
• Сокращенные клинические рекомендации
• Формуляры и тд.

Методология наших программ представлена не только классическими лекциями. Наряду с этим мы привлекаем к работе профессиональных актеров, гримёров, сценаристов и дизайнеров.

Мой руководитель и наш главный спикер, Вёрткин Аркадий Львович — доктор медицинских наук, профессор, заведующий кафедрой терапии, клинической фармакологии и скорой медицинской помощи МГМСУ им. А.И. Евдокимова, руководитель РОО «Амбулаторный врач», заслуженный деятель науки РФ. Уже по внешнему виду пациента он может предположить, какие будут жалобы и на что врачу обратить внимание в первую очередь. Как говорит Аркадий Львович: “«Диагноз в двери» не требует особенных сверхъестественных знаний и какой-то необычайной интуиции – ведь внешность пациентов подчас куда информативнее анамнеза”.

Амбулаторный приём должен начинаться с «диагноза в двери», а «диагноз в двери» — с лица больного. Я уверена, что это талант, дар, и конечно огромный опыт, которым просто необходимо делиться.

Наши цели для мероприятия в Грозном: 

1. Повысить уровень образованности врачей-терапевтов
2. Систематизировать знания
3. Научить, как правильно осмотреть пациента за 15 минут приёма
4. Рассказать, как верно сформулировать диагноз и назначить лечение 

Также для нас важно привлечение аудитории врачей. Это даёт возможность для продвижения других проектов.

На фото Аркадий Львович проводит интерактив с участниками региональной сессии «Амбулаторный приём»

ЦА проекта 

Наша целевая аудитория — терапевты, врачи общей практики, ВОП и студенты последних курсов медвузов.

Формат

Каждый месяц мы проводим гибридные сессии «Амбулаторный приём» в разных регионах России. В феврале проводили такое мероприятие в Грозном.

Мы проводим 2-дневную офлайн-конференцию для врачей с онлайн-трансляцией. Для этого на площадке мероприятия мы просили провести интернет специально под нашу трансляцию. После события делаем рассылку с учебными материалами для онлайн участников. 

Спонсоры

В качестве спонсоров мы привлекаем фармацевтические компании. Для них это возможность повысить узнаваемость у ЦА и продвижения препарата на терапевтическом рынке. 

Все фармкомпании мы заносим в базу и по этой базе делаем рассылку — отправляем сетку мероприятий на ближайшие полгода-год, чтобы каждая компания могла заранее выбрать подходящий проект под свои потребности. Подтверждаем, заключаем договор, запускаем в работу.

На наших очных мероприятиях спонсоры получают возможность поучаствовать в выставке со своим рабочем столом. Буквально это выглядит как пространство с фирменной символикой на баннере, с представителем, который общается с участниками сессии во время перерывов и рассказывает им о преимуществах препарата компании. 

В Грозном ни у одной фармацевтической компании-участника не было своего представительства, поэтому стойки они не размещали, но участвовали в формате доклада.

Бюджет

Учитывая, что мы не платили за аренду площадки, так как её предоставило нам Министерство здравоохранения Чеченской Республики, бюджет мероприятия составил приблизительно 300 000 руб.

Сюда не входит перелёт и проживание приглашённых спикеров, а также оплата их участия в сессиях, — эти пункты покрываются спонсорами.  

Я включила в бюджет: 

• Перелёт руководителя и транспортные расходы команды организаторов
• Проживание в отеле
• Трансфер для участников (была группа из 20 человек, которых мы везли из Махачкалы в Грозный)
• Трансфер для команды организаторов
• Питание команды и руководителя 
• Стоимость кофе-брейка
• Дополнительные расходники в виде ручек/бумаги.

Обязательно бронирую сумму на непредвиденные расходы, как, например, рамка для грамоты, такси до ближайшего магазина, бутилированная вода, иногда даже тех. оборудование.

Продвижение проекта

Продвижение — не моя зона ответственности в этом проекте. У нас есть специалист, который размещает анонсы и рекламу на наших интернет-ресурсах: сайт, страницы в соцсетях, ютуб-канал.

Тесное сотрудничество с Министерством здравоохранения и медицинскими вузами позволяет нам использовать и их возможности для привлечения аудитории. 

Так, именно Минздрав Чеченской республики помогло мне собрать на сессию «Амбулаторный приём» больше людей, чем мы рассчитывали привлечь.

Не могу сказать, что в Минздраве нас сидят и ждут. Это тоже часть моей работы: отправлять электронные письма с приглашениями и просьбой распространить информацию о мероприятии, обзванивать, договариваться о встрече, снова звонить и снова договариваться, объяснять, просить, благодарить. Но результат точно того стоит.

Подготовка к проведению ивента

О том, что в Грозном состоится региональная сессия, я узнала за 6 месяцев до события. Для меня это был новый опыт — я имела лишь смутное представление о специфике региона. Кстати, отмечу сразу, что мои опасения не подтвердились. Люди доброжелательные, легко откликаются на просьбы, с удовольствием и дружелюбно общаются, стараются помочь. 

Основной этап подготовка начался за месяц до мероприятия, в январе.

1. Подтверждение в Министерстве здравоохранения о возможности проведения мероприятия. 

«Амбулаторный прием» — это образовательный проект, поэтому нам важно заручиться поддержкой Минздрава. 

Министерство здравоохранения имеет полномочия создать приказ для посещения нашего мероприятия на поликлиники и больницы, что обеспечивает нам основной трафик.

2. Подтверждение участия спонсоров региональный сессии, а также согласование условий участия.

Каждый спонсор выбирает формат участия под свои запросы, чтобы наиболее выгодно вложиться в проект и получить лучший результат.

3. Составление программы.

Медицина — это постоянно развивающаяся область. Регулярно публикуются новые исследования. Ежегодно пополняется список лекарственных средств.

Чтобы оставаться в тренде и быть в курсе последних новостей, медицинские работники должны постоянно учиться и совершенствовать свои навыки. Именно с этой целью и была создана система НМО.

В связи с этим все медицинские мероприятия схожи по своей структуре, так как есть определенные условия проведения по требованиям НМО. 

Прохождение аккредитации программы даёт возможность начислять баллы НМО врачам за дни обучения. Баллы за участие — возможность для врачей пройти аккредитацию для продолжения работы. Для нас это, в свою очередь, дополнительный способ привлечения аудитории. 

Темы сессий мы также согласовываем с Минздравом. Они дают подсказки, на какие вопросы сделать акцент в каждом регионе. При этом у нас есть темы, которые уместны всегда: диспансеризация, расшифровка ЭКГ, онконастороженность, грамотная постановка диагноза и рубрификация, социально значимые заболевания.

Дальше программа сессии подкрепляется образовательными материалами по теме. У нас большая база, и мы стараемся сделать как можно больше печатных версий, чтобы отдать каждому участнику. Так, врач будет иметь возможность подсмотреть алгоритм действий во время приёма пациента, обратить внимание на важные детали, которые помогут поставить правильный диагноз пациенту и спасти ему жизнь.

4. Создание страницы мероприятия. 

Предварительная регистрация участников на сайте делает процесс аккредитации более быстрым, но это не всегда работает так, как нам хотелось бы. Некоторые участники приходят без предварительной регистрации.

В итоге в регионах мы обязательно привлекаем волонтёров на пункт регистрации. В Грозном, помимо волонтёров-регистраторов, нам также понадобились волонтёры-логисты, которые распределяли потоки участников, чтобы не создавать толпу. 

Сложность регистрации заключается в том, что программа прошла аккредитацию в НМО. И чтобы каждый участник смог получить заветные баллы, ему требуется заполнить о себе всю информацию вплоть до места работы.

На нашем мероприятии баллы НМО были предусмотрены только для очного участия.

5. Проверили готовности:

• площадка 
• техническая база
• спикеры и гости
• участники
• организованное питание 
• волонтёры. 

Волонтёров привлекаем из медицинских колледжей, вузов. По своему опыту могу сказать, что студенты колледжа порой бывают гораздо ответственнее и организованнее, чем ребята, которые состоят в волонтёрских организациях.

В работе с волонтёрами мои задачи: провести инструктаж, обозначить пул задач, дать алгоритмы действий на каждой позиции, ответить на вопросы ребят.

Трудности, с которыми столкнулась

Любые сложности и непредвиденные ситуации, которые возникают у меня на пути, я использую как точки роста. В Грозном я выросла четырежды:

• +100 участников, которых необходимо зарегистрировать, рассадить, накормить и напоить. Я справилась с этой задачей, хотя было непросто. Мы искали стулья для дополнительных участников в кабинетах министерства, в срочном порядке просили подрядчиков добавить ланч-боксы на кофе-паузы. Вывод, который сделала для себя: стоит учитывать, что участников может быть больше и подготовиться к этому.
• В регионах многие не имеют свободного доступа к интернету, а значит не могут зарегистрироваться на мероприятие онлайн и заранее. Процесс аккредитации в Грозном занял больше времени, чем планировалось. Вывод: нужно больше волонтеров и точек для очной регистрации, чтобы ускорить ее и не собирать толпы людей.
• У меня был первый опыт организации трансфера из другого региона. Я везла 20 врачей из Махачкалы в Грозный. Справилась, но понервничала, так как была ранняя весна в регионе и дороги размывало. Группа выехала в 6 утра.
• Без технических нюансов не проходит ни одно масштабное мероприятие. Так в Грозном в начале сессии у нас случился перебой с электричеством. Нет интернета — нет онлайн трансляции. Что я сделала? Соединила нашего технического специалиста со специалистом на площадке. Проблему решили, трансляцию запустили!

Я на своём месте, и мне это очень нравится

Я всегда была организованным человеком: соблюдаю дедлайны, строго придерживаюсь маршрута, люблю планирование. Моим близким порой было сложно со мной — им хотелось спонтанных решений, а тут я со своим «ну мы же договорились».

Занимаясь организацией мероприятий, я нашла способ самореализации и точки роста. Здесь я чувствую себя как рыба в воде. Планирую, составляю стратегии, договариваюсь и контролирую, держу руку на пульсе.

А как счастливы мои друзья, которые получили свободу!

На курс «Ивентологии» я пошла, чтобы: 

• убедиться, что всё делаю правильно в своей работе
• получить системные знания, которые сделают мою работу более эффективной 
• научиться анализировать результаты и учитывать их в дальнейшем 
• понять, как можно сделать еще лучше.

Курс прибавил мне уверенности, и я вынесла из обучения крутой лайфхак — чек-листы по организации и контролю мероприятий.

Это сильный инструмент, который облегчит вашу работу во много раз.

Сейчас я уже готовлюсь к новом проектам и после обучения многие процессы стали отнимать меньше моих сил и времени, но при этом результат стал лучше.