Организация форума для самозанятых: кейс

Кейс выпускницы курса «Код события» об организации форума для самозанятых. 

Меня зовут Анастасия Захаренкова, я выпускница курса «Код события». До прохождения обучения у меня не было опыта в организации мероприятий, только в роли волонтёра на двух крупных форумах в нашем городе. 

Я работаю в составе команды промогруппы «Xoposhow» — это организатор крупных форумов в Чите. Во время организации форума для самозанятых, над которым я работала на курсе, мне удалось проявить себя, и уже в феврале 2024 года я принимала участие в организации строительного форума в роли координатора. Было сложно, но очень продуктивно. Со своей задачей я справилась на все 100%, всё прошло без форс-мажоров или каких-либо неровностей. 

В статье расскажу, над чем я работала и как мне удалось так вырасти в профессии. 

 

 

Профессия event-менеджер 

Первое, с чего начинается курс, — это определение своей точки А и целей на обучение. Моя точка А была весьма понятна — у меня практически не было опыта в организации мероприятий. 

Но при этом я изучила свои hard и soft skills и поняла, над чем ещё мне можно поработать. 

Например, я осознала, что уже достаточно ответственная, умею отстаивать свою позицию и задавать правильные вопросы. Но мне бы не мешало подкачать стрессоустойчивость, готовность признать свою неправоту и насмотренность в ивент-индустрии. Что касается hard skills, то мои точки роста — это навык написания текстов, публичных выступлений и составления дорожных карт. 

Спойлер: благодаря курсу я обрела больше уверенности в себе как раз за счёт внедрения нескольких нужных и облегчающих жизнь ивентора инструментов. 

 

Подготовка к мероприятию

Так как сама я ещё не вела до обучения никакие проекты, в качестве учебного я взяла проект, который готовила наша команда, — организацию форума-ярмарки для самозанятых в Чите. Это мероприятие с выступлениями спикеров на тему самозанятости, налогообложения, нового закона о рекламе и т. д. Также предусмотрены развлекательные активности и ярмарка от самих участников. Формат проведения — офлайн с трансляцией в онлайне. 

 

Как организовать форум: бриф заказчика

На примере проекта я составила список вопросов, которые задала бы заказчику, если бы он пришёл ко мне с запросом на такое мероприятие.

1. Какие задачи должна выполнить наша организация?
2. Необходимо ли нам закрыть ваше мероприятие под ключ?
3. Есть ли задачи по мероприятию, которые вы выполняете сами?
4. На какую целевую аудиторию рассчитано мероприятие?
5. Какие возрастные ограничения у мероприятия?
6. Какими способами хотите продвигать анонс мероприятия?
7. Будут ли презенты от партнёров?
8. Будет ли мерч мероприятия? 
9. Какая цель данного мероприятия?
10. Какое количество участников, спикеров, приглашённых лиц необходимо?
11. Необходимо ли присутствие артистов?
12. Какой будет формат мероприятия?
13. Какая площадь помещения необходима для проведения мероприятия?
14. Какое техническое оборудование необходимо?
15. Есть ли необходимость привлечения кейтеринга и создание фуршет-зоны?
16. Есть ли конкретные темы, которые вы хотели бы видеть на мастер-классах?
17. Какой бюджет вы готовы выделить для организации данного мероприятия с условием всех затрат? 
18. Каким способом и когда будет производиться оплата подрядчикам?
19. Какие закрывающие документы, отчёты, акты будут необходимы после проведения мероприятия? 

 

Анализ конкурентов при организации мероприятия

Также я самостоятельно провела анализ конкурентов. Вернее, конкурента. Вывела его плюсы, минусы и ошибки. 

В 2022 году проводился такой же форум-ярмарка, но нашими конкурентами. Наши конкуренты — это большая служба проката светового, звукового и мультимедийного оборудования в Чите, которая работает в сфере проката уже более 10 лет. Главный аспект — сами они не занимаются организацией, а нанимают подрядчиков. Что не очень удобно для заказчика события, так как коммуникация идёт через нескольких лиц, часто искажается, и проблемы решаются неоперативно. В этом году мы подали заявку на организацию этого мероприятия под ключ, и заказчик выбрал нас.

Основной ошибкой конкурентов была неправильно подобранная локация: участников оказалось больше, чем могло в себя вместить помещение. Количество стоек для регистрации было минимальным, из-за чего была задержка начала самого форума. 

 

Выбор даты мероприятия

Дата события — 30 сентября, суббота. Начало в 10:00, финал в 17:00. Эту дату установил заказчик, так как это выходной день, в который подобных форумов в городе не проводится, плюс многие уже вернутся из отпусков, а значит, можно привлечь больше посетителей. 

 

Стоимость и монетизация форума

При подготовке любых мероприятий важно учитывать, откуда брать бюджет и как получить от него прибыль. 

В нашем случае участие в мероприятии бесплатное, так как оно проводится при поддержке национального проекта «Мой бизнес». Монетизация мероприятия будет происходить за счёт привлечения партнёров и спонсоров. 

 

Подбор команды для организации форума

В этом проекте команду собирала не я, но так как я планирую развиваться в ивент-сфере, мне важно было понять, как распределяются роли при организации события. Я разобрала роль каждого внутри действующей команды и описала её. 

• Руководитель 

Занимается согласованием всех вопросов с заказчиком, также он отвечает за команду и находит необходимых подрядчиков. Непосредственно с подрядчиками работает уже его заместитель, также он контролирует, чтобы всё необходимое было вовремя доставлено, и работает с технической командой.

• Волонтёры

Помогают участникам форума ориентироваться на площадке, отвечают на вопросы, помогают раздавать подарочные пакеты. 

• Дизайнер

Создаёт мерч, бейджи, рекламные баннеры, визитки.

• Звукорежиссёры/светооператоры + техники

Отвечают за звук, световые эффекты, подключение проекторов. 

• Видеомейкер

Отвечает за онлайн-трансляцию, монтаж готовых выступлений. 

• Координатор форума

Отвечает за волонтёров, за своевременное выступление спикеров, тайминг. 

• Ведущий

Объявляет спикеров, проводит экскурс по мастер-классам, развлекает участников. 

• SMM-специалист 

Держит связь со СМИ, запускает рассылку рекламных писем, рассылку приглашений и тайминга мероприятия, транслирует мероприятие в соцсетях, готовит контент для заказчика. 

• Фотографы

Делают снимки на протяжении всего мероприятия и в течение 5 дней предоставляют готовые фото. 

Команду я бы собирала исходя из прошлых организованных мероприятий. Главный и основной критерий — это ответственность и чёткое выполнение поставленных задач.

Работа со спикерами и партнёрами 

Так как форум предполагает не только развлечения, но и пользу, мы собираем спикеров с релевантным опытом в указанных сферах: налогообложение, правовые вопросы, реклама и продвижение. 

Для меня важно, чтобы спикер имел опыт публичных выступлений, умел чётко формулировать свои мысли, без воды и ненужной информации, а также отвечать на вопросы от аудитории. И самое главное, чтобы он был свободен в день проведения мероприятия 🙂

Главными спикерами форума будут представители из налоговой службы. Они будут рассказывать о правилах налогообложения и отвечать на вопросы участников. 

Также ещё планируются выступления: 

• про видеосъёмку: как красиво снять, чтобы продать, и что нужно обычному человеку для видеосъёмки
• о новых законах о рекламе от юриста, и что вообще можно считать рекламой
• как найти свою бизнес-идею и сделать так, чтобы она работала
• от Сбербанка: о мерах поддержки для бизнеса от банка
• как рекламировать свой бизнес в интернет-пространстве и какие площадки для этого использовать.

Перед началом мероприятия все спикеры должны:

• пройти регистрацию 
• подготовиться к выступлению
• предоставить информацию, которую необходимо будет транслировать на экране во время выступления
• озвучить пожелания (вода, стул, ручка и т. д.).

Также для работы со спикерами я выбрала формат заключения договоров. Для этого я составила ТЗ для юриста на шаблон подобного договора. Вот что я включила в ТЗ.

 

Основные условия договора

• Прописать, между кем заключается договор.
• Указать сроки выполнения услуг по договору.
• Прописать права и обязанности сторон.
• Прописать условия при отмене мероприятия. 
• Прописать условия при неявке спикера.
• Прописать условия при форс-мажоре.
• Указать реквизиты сторон.
• Составить акт выполненных работ.

Кроме того, в договоре нужно прописать условия и порядок расчётов (оплата), а также сроки и формат предоставления спикером информации: какие материалы и в какие сроки он должен предоставить.

Так как мероприятие проводится при поддержке национального проекта «Мой бизнес», поиск партнёров был на стороне заказчика. На форуме партнёрами были Сбербанк, «Территориальная генерирующая компания №14», Национальные проекты России.

 

Питание при организации форума

Помимо развлекательной и полезной части программы, также важно предусмотреть питание. Как для участников, так и для команды. 

Для участников будет заказан кейтеринг: чай, кофе, лёгкие закуски, сэндвичи, десерты, напитки. Во время перерыва любой желающий может приготовить напиток или съесть что-то из представленного ассортимента. 

Для команды обед будет организован в техническом помещении, которое оборудовано столами и стульями. Время для обеда будет распределено так, чтобы на мероприятии не было заметно, что кто-то куда-либо отлучился. 

Бутилированная вода будет выдаваться каждому присутствующему во время регистрации вместе с подарочным мерчем.

 

Что проверить перед стартом события: чек-лист

Также во время обучения я разработала для себя чек-лист, что проверить перед началом события. Делюсь им с вами. 

Площадка: 

• помещения площадки чистые
• электричество работает
• освещение хорошее
• аварийные выходы доступны 
• туалетные комнаты работают
• вода есть
• сцена готова к мероприятию
• стулья расставлены
• трансляция подготовлена к запуску
• фойе и стойка регистрации подготовлены
• велком-пакеты подготовлены
• баннеры развешаны, расставлены
• фотозона подготовлена
• столы расставлены
• кейтеринг готов
• оборудование расставлено и полностью работоспособно
• экраны подключены
• необходимое дополнительное оборудование для спикеров подготовлено: кликер, микрофоны, стулья.

Мерч:

• мерч подготовлен
• велком-пакеты укомплектованы
• наполняемость: магнит, ручка, вода, блокнот
• пакеты расставлены на места
• ответственные за велком-пакеты присутствуют.

Вода: 

• вода привезена
• расставлена в назначенные места
• в велком-пакет укомплектована
• у спикеров есть
• у техперсонала есть
• на сцене есть
• запас воды у волонтёров есть
• ответственный за воду назначен.

Спикер: 

• прибыл вовремя
• прошёл регистрацию
• прошёл к гардеробу
• ознакомлен с планом сцены
• ознакомлен с комнатой отдыха/спикерской
• ознакомлен с ТЗ
• ознакомлен с таймингом
• ознакомлен с площадкой
• осведомлён о перерывах и кофе-брейках
• ознакомлен с техперсоналом
• знает, к кому можно обратиться 
• предоставил презентацию
• предоставил список необходимого оборудования
• получил необходимую информацию
• проверил работоспособность оборудования
• ознакомлен с тем, как включать и выключать микрофон, куда направить кликер.

Анкеты для участников после мероприятия

Для проведения ретроспективы и подведения итогов я составила три формата анкет: для участников, спикеров и подрядчиков. 

Что спрашивать у участников

• Что вам понравилось?
• Что вам не понравилось?
• Что бы вы хотели видеть на следующем мероприятии?
• Что бы вы не хотели видеть на следующем мероприятии?
• Что, по вашему мнению, необходимо доработать?
• Что вам больше всего запомнилось?
• В чём был wow-эффект?
• Что было комфортно?
• Что было некомфортно?
• Всё ли вас устроило в формате мероприятия?

Что спрашивать у спикеров

• Всё ли вам понравилось?
• Что вам больше всего понравилось?
• Что вам не понравилось?
• Все ли условия для вашего выступления были соблюдены?
• Комфортно ли вам было выступать?
• Есть ли замечания по работе технического персонала?
• Есть ли у вас пожелания для следующего формата мероприятия? 

Что спрашивать у подрядчиков 

• Комфортно ли вам было с нами работать?
• Все ли условия договора были соблюдены?
• Какое впечатление у вас осталось после мероприятия?
• Какие недоработки вы заметили?
• Хотели бы вы сотрудничать с нами в дальнейшем?
• Что бы вы хотели видеть на следующем мероприятии?

 

Планы в карьере

Одним из самых больших моих страхов в карьере организатора был страх ошибки. Справиться с этим страхом мне помогли кейсы, которые предлагалось решить в рамках домашнего задания. Например, что вы будете делать, если не появится спикер или сломается единственная кофе-машина. И когда ты прописываешь возможные пути решения, страхов становится гораздо меньше. 

На ближайшие два года я планирую развиваться в ивент-индустрии.

Я буду принимать участие в организации и координации форумов, над которыми будет работать наша команда. В нашем городе это направление сейчас очень актуально, и я настроена решительно. Деловые мероприятия меня больше вдохновляют. Работать в организации и быть координатором — это непростая, но очень интересная работа, которая приносит не только доход, но и новые знакомства, развивает человека, как личность. Главное — идти в ногу со временем и быть в курсе новых интересных идей.