Автоматизация управления мероприятием: кейсы

Большинство организаторов продолжают управлять проектами в «табличном» режиме и не считают, сколько денег уходит на рутину. На форуме Sold Out Александр Арбатский, организатор фестиваля «Вселенная», показал, как автоматизация влияет на управляемость, рентабельность и масштаб проекта. Разбираем на примерах, какие процессы можно автоматизировать.

 

Базовые законы автоматизации

Александр Арбатский называет себя концептологом — человеком, который собирает несвязанные элементы в рабочую систему и получает экономический эффект. В ивентах он с 90-х: дискотеки, городские мероприятия, затем фестиваль «Вселенная», собственная площадка под Тюменью, консалтинг и проекты в других сферах.

Логика его автоматизации такая: чем чаще повторяется действие, тем больше денег оно съедает — и тем охотнее его стоит отдавать системе. В бизнесе всегда есть операции, которые возвращаются по кругу: заявки, согласования, письма, платежи, напоминания, контроль. 

• Любые повторяющиеся процессы с понятной вариативностью могут быть автоматизированы 
• Автоматизация не бывает абсолютной, но может быть минимально достаточной
• Автоматизация управления мероприятием должна себя окупать напрямую или создавать дополнительные преимущества
• Некоторые проекты могут быть рентабельными только при должной автоматизации и оптимизации

 

История двух бань: инфраструктурная оптимизация на практике

На площадке «Вселенная Этнофест» стоят две бани. Одна обошлась примерно в 100 000 ₽, вторая — около 2 000 000 ₽. Формально обе решают одну задачу: на фестивале, который проходит на природе, людям нужно помыться.

Первая баня — простая конструкция на 6–8 человек одновременно. По материалам она стоила около 50 000 ₽, ещё часть бюджета ушла на доработку и монтаж. 

Вторая — полноценный сруб: сам сруб оценивался примерно в 1,5 млн ₽, ещё около 500 000 ₽ ушло на работы и доведение до состояния готового объекта.

Разница в управленческом решении стала очевидной уже после запуска. Небольшая баня окупалась быстро — фактически за один фестиваль. Капитальная баня при таком формате эксплуатации не окупится никогда.

Это — пример управленческой логики. Задача одна и та же, но стоимость решения и срок возврата вложений различаются в десятки раз. 

В контексте фестиваля это показатель того, как организатор принимает решения: исходя из окупаемости и нагрузки, а не из визуальной привлекательности или масштаба объекта.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Автоматизация управления мероприятием сохраняет проект

Несколько лет назад партнёры Арбатского попытались перехватить управление фестивалем. Он в это время часто находился в командировках, операционную работу вели другие участники команды. Конфликт быстро вышел за рамки разногласий.

Бывшие партнёры вывезли оборудование, забрали доступ к соцсетям, зарегистрировали товарный знак и начали оказывать юридическое давление. Фактически у проекта изъяли внешнюю оболочку — площадку, каналы коммуникации, часть ресурсов.

Критичным оказалось другое. Все рабочие процессы, клиентская база, история взаимодействий, контакты партнёров и подрядчиков хранились в CRM. Александр восстановил базу, вернул организационные контакты, частично собрал команду и перераспределил функционал между новыми сотрудниками. Параллельно запустил новые соцсети и сайт. Проект продолжил работу.

 

Этномаркет: воронка в CRM вместо «табличного» режима

Фестиваль «Вселенная» занимает 20 гектаров территории и ещё около 10 гектаров парковки. Между сценами проходит центральная пешеходная улица, где размещаются участники этномаркета — торговые точки с товарами и ремесленными проектами. Каждый из них подаёт заявку через форму на сайте.

1. Заявка сразу попадает в CRM — в воронку со статусами. 
2. Карточка участника движется по этапам, а вместе с ней запускаются автоматические действия. 
3. Система присваивает номер заявки, обращается к человеку по имени, подтягивает название проекта, фиксирует ассортимент. 

Всё это происходит без участия менеджера.

Если участник проходит первичную проверку, он получает автоматическое письмо. Если его переводят на следующий этап — срабатывают другие триггеры. 

«Роботов» и триггеры внутри CRM настраивают так, чтобы на каждом шаге отправлялись нужные уведомления, считались статусы и сохранялась история коммуникации.

Отдельный фильтр — чёрный список. Система проверяет заявку и, если проект находится в стоп-листе, сотрудники его даже не видят. Это снимает часть ручной работы ещё до начала общения.

Дальше подключается связка сайт + CRM. После согласования участник получает ссылку на интерактивную карту и выбирает место размещения. Статус места меняется в системе и сразу отображается на сайте. Счета формируются в несколько кликов, уведомления об оплате уходят автоматически.

Отдельный блок — коммуникация до фестиваля. Система напоминает участникам опубликовать пост о своём участии, отправляет инструкции по оформлению точки, правила заезда, список того, что нужно взять с собой. 

Когда менеджер переводит карточку в следующий статус, нужные письма уходят автоматически — как по одному участнику, так и пакетно по десяткам.

 

Сколько стоит рутина: миллионы, закопанные в беспорядок

Посмотрим на автоматизацию через экономику времени. С 2019 года в CRM фестиваля зафиксировано 2 847 транзакций — действий, которые раньше сотрудники выполняли вручную. Это переводы карточек, отправка писем, выставление счетов, смена статусов, уведомления.

Каждая такая операция экономит примерно 7 минут: 2 847 × 100 × 7 / 60 × 300 = 9 964 000 ₽

В формуле: 2 847 — количество операций, 100 — условный масштаб повторяемости, 7 — среднее число минут экономии, 60 — перевод в часы, 300 ₽ — средняя стоимость часа сотрудника. 

Итог — выгода почти 10 миллионов рублей.

Расчёт грубый и не учитывает все процессы. Но сама логика важнее точности. Любая «минутка» стоит денег. Любое повторяющееся действие — это чья-то оплаченная работа.

Например, в компании по продаже канцелярии операторы диктовали длинный e-mail с фамилией и доменом. После смены адреса на короткий — условные «цифры@mail.ru» — эффективность работы выросла на 20–40%. А изменился только один элемент процесса.

 

Волонтёры: автоматизация сложного потока

На фестиваль подают заявки сотни волонтёров. Плановая нагрузка — около 500 человек. Физически их никто никогда не видел всех вместе, но обработать нужно каждого: понять возраст, опыт, распределить по направлениям, назначить куратора, отправить инструкции.

Заявка поступает через форму на сайте и сразу попадает в CRM. Система проверяет данные, выставляет метки и фильтрует по параметрам. Если волонтёр пришёл через сервис «Добро.ру», карточка получает дополнительную отметку.

Внутри карточки фиксируют возраст, прошлый опыт участия, отзыв куратора, внутренний рейтинг. Решение о допуске принимается быстрее — вся информация собрана в одном месте.

Дальше работает та же связка сайт + CRM:

• уведомление о согласовании
• назначение куратора
• автоматическое добавление в чаты
• инструкции по работе
• инструкция по заезду
• сбор обратной связи после фестиваля.

Каждый этап запускается сменой статуса карточки. Менеджер двигает её по воронке — система отправляет письма и фиксирует действия.

Поток большой, ручной режим здесь ломается. Воронка держит процесс в управляемом состоянии.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Музыкальная программа: CRM + Tilda вместо хаоса в райдерах

Музыкальные коллективы подают заявки через форму на сайте. Вместе с анкетой загружают технические и бытовые райдеры. Всё сразу попадает в CRM — в отдельную воронку музыкальной программы.

Карточка артиста движется по этапам так же, как карточка участника этномаркета. Система отправляет уведомление о согласовании, фиксирует покупку билетов, напоминает о подготовке постов, сообщает о включении в расписание, отправляет инструкции по заезду и контакты встречающих.

Отдельный слой — расписание. Фестиваль проводит около 700 мероприятий за пять дней. Любое изменение в программе раньше означало десятки правок на сайте. Сейчас расписание формируется в CRM и выгружается на Tilda. Оно интерактивное: можно фильтровать по дате, локации, искать по названию.

Изменение в карточке — и обновление появляется на сайте. Без ручной правки страниц.

Связка CRM + Tilda закрывает несколько задач одновременно: 

• приём заявок 
• уведомление о согласовании 
• работа с расписанием 
• фиксация покупки билетов 
• уведомление о подготовке постов 
• уведомление о включении в расписание 
• отправка информации о встречающих 
• отправка инструкции о заезде 
• обратная связь после участия в мероприятии.

700 мероприятий в ручном режиме превращаются в бесконечную правку. В системной модели — в управляемый поток данных.

 

Развивающая программа: сайт + CRM + таблицы

Развивающая программа фестиваля — это десятки мастер-классов, лекций и практик. Каждый спикер подаёт заявку через форму на сайте. Дальше заявка попадает в CRM — в отдельную воронку.

Система отправляет уведомление о согласовании или запрос на дополнение информации, фиксирует включение в расписание, напоминает о подготовке постов, формирует инструкцию по заезду. После фестиваля запускается сбор обратной связи.

Связка сайт + CRM + таблицы выглядит так:

• приём заявок 
• уведомление о согласовании 
• уведомление о необходимости дополнить информацию 
• уведомление о включении в расписание 
• обработка и выгрузка расписания 
• отправка инструкции о заезде 
• обратная связь после участия в мероприятии.

 

Комцентр: как справляются четыре сотрудника

Комцентр — это точка входа для спикеров и участников программ. В прошлом году через него прошло 1 776 человек. В работе — четыре сотрудника.

Через эту точку нужно встретить, выдать браслеты и билеты, оформить документы, передать информацию логистам, уточнить маршруты, проконтролировать реквизит, зафиксировать прибытие.

Все данные приходят из CRM. Кураторы заранее заносят информацию в карточки: кто приезжает, с каким статусом, какие есть дополнительные проходки, сколько талонов на питание. Система отслеживает дублирующиеся распоряжения.

Если один спикер участвует в нескольких программах, система видит пересечения. Раньше один и тот же человек мог появиться в пяти списках и получить больше положенного. Теперь дубликаты фиксируются автоматически.

Связка САЙТ + CRM работает так:

• приём информации от кураторов 
• контроль дублирующих распоряжений 
• уточнение о маршрутах и способах доставки до Тюмени и поляны 
• информация о необходимых действиях со спикерами (браслеты, бумаги, реквизит и т.д.) 
• статус о прибытии спикеров 
• информация об отправке и передачи данных логистам 
• обратная связь после участия в мероприятии.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Собственная CRM: отказ от тарифных ограничений

Система долгое время работала на Bitrix. Со временем привычные функции стали «уезжать» в более дорогие тарифы. Лимиты по количеству пользователей, ограничения на доступы, платный экстра-нет, навязанные уведомления о новых возможностях — всё это увеличивало расходы.

Часть функционала, к которому команда привыкла, постепенно оказывалась за пределами текущего тарифа. Чтобы сохранить прежний объём возможностей, нужно было переходить на более дорогие планы.

Решение — разработка собственной CRM:

• гибкие настройки 
• удобнее интерфейс 
• нет тарифных ограничений 
• намного быстрее работает 
• удобные форматы работы с данными 
• нет навязчивой рекламы 
• ежегодная выгода более 100К 
• есть доступ ко всему коду и перезагрузке сервер.

Интерфейс собирают под конкретные задачи. Таблицы формируют из любых нужных колонок. Карточки редактируют без перехода внутрь — по двойному клику. Это экономит время на каждом действии.

 

Расчёт выгоды

Средняя рентабельность крупного ивента — около 20%. Если проект делает оборот 1 000 000 ₽, чистая прибыль составит примерно 200 000 ₽.

Комиссия билетных систем — от 3% до 12%. Возьмём 10%. 1 000 000 ₽ × 10% = 100 000 ₽. Это половина чистой прибыли.

В проценте комиссия выглядит небольшой. В пересчёте на реальную маржу она съедает значительную часть результата.

К этому добавляются ограничения по дизайну, алгоритмам продажи, возвратам, формированию дополнительных параметров билета. Гибкость ограничена логикой платформы.

Вместо билетной системы выстроили прямую связку Tilda и банка:

• нет ограничений по дизайну 
• нет необходимости в переоценке билетов 
• нет ограничений по алгоритму и формату отправки информации 
• посредники не удерживают страховочный фонд 
• нет задержки в выводе средств.

Оплата проходит напрямую через банк. Все операции — продажи, возвраты, статусы платежей — видны в банковском интерфейсе. Управление билетами не вынесено в отдельную платформу с комиссией и собственными правилами.

 

Куда ещё смотреть: автоматизация процессов как управленческая привычка

Продажа билетов — только одна зона, где теряется прибыль. Повторяющиеся процессы есть в каждой части проекта.

• Коммуникации с клиентами — приём заявок, отправка документов, уведомления об изменениях, выставление счетов, договоры, сбор обратной связи. Эти действия можно разложить на этапы и передать системе.
• Реклама — включение и отключение кампаний, реакция на триггеры, динамические данные, генерация контента. Часть операций легко автоматизировать, если заранее описать сценарии.
• Внутренние процессы — согласования, изменения в проекте, напоминания, контроль сроков. Регламент, встроенный в CRM, снимает зависимость от памяти сотрудников.
• Производственные процессы — логистика, безопасность, декомпозиция задач, пересборка интерфейсов. Любой повторяемый цикл можно разложить и упростить.

Логика внедрения автоматизации управления мероприятием остаётся простой:

• выбрать сферу
• определить повторяющиеся операции
• нарисовать таблицу или интеллект-карту
• выбрать инструмент — сайт, CRM, платёжную систему, чат-боты
• встроить процедуру в систему
• протестировать
• зафиксировать регламент
• обучить команду.

Автоматизация процессов — это способ сохранить управляемость проекта, сократить ручную рутину и не отдавать прибыль посредникам.