Как организовать мероприятие: основные шаги

Денис Имшенецкий, генеральный директор сервиса Nethouse.События, о том, какие шаги надо предпринять, чтобы организовать мероприятие.

Организация мероприятия, будь то выставка, мастер-класс или детский праздник — задача не из легких. Необходимо контролировать множество факторов, решать возникающие в процессе вопросы и учитывать огромное количество нюансов. Поэтому очень важно иметь четкий план действий и, не давая себе ни малейшего шанса скатиться в прокрастинацию, следовать этому плану и готовить все заранее, не откладывая на последний момент.

При организации любого типа события есть ряд пунктов, которые в любом случае должны быть в вашем плане, эдакий обязательный костяк. Давайте ниже рассмотрим, о чем же нужно позаботиться в первую очередь.

Место проведения мероприятия

Выбор площадки зависит от многих параметров. Для начала нужно оценить аудиторию: на кого именно рассчитано ваше мероприятие и какое количество участников ожидается. Так, например, если вы решили организовать компьютерные курсы для пожилых людей, вряд ли хорошей идеей будет арендовать помещение, по пути к которому нужно преодолеть несколько лестниц. Количество участвующих в мероприятии тем более важный фактор: нужно подобрать такую площадку, на которой не было бы тесно, но и слишком много пустого места быть не должно.

Первоначальный подбор помещения для вашего события, разумеется, будет осуществляться по фото. Однако после такого подбора обязательно посетите лично каждую из потенциальных площадок. Не всегда фото правдивы или корректно отражают действительность. Оцените удобство места с точки зрения как спикера/ведущего, так и с позиции участника. Также следует позаботиться о наличии указателей, чтобы не тратить впоследствии драгоценное время на поиск и проводы к месту заблудившихся зрителей. Если вы планируете мероприятие на открытом воздухе, продумайте варианты навесов или других укрытий на случай внезапной непогоды.

После личного осмотра нескольких вариантов площадок вы сможете объективно выбрать наиболее подходящий для вас. Обязательно озаботьтесь договором с владельцем площадки: важно детально прописать все условия и нюансы во избежание неприятных неожиданностей.

Оснащение площадки

Исходя из формата проведения мероприятия, продумайте, какое техническое оснащение вам понадобится. Это может быть освещение, звуковая аппаратура, микрофоны, проекторы и что угодно еще. Заранее узнайте, что из необходимого оборудования предоставляет площадка и входит ли это в стоимость аренды. Возможно, часть оснащения (или все) придется арендовать у сторонних компаний. В этом случае тоже важен договор аренды оборудования, а также наличие разрешительной документации по нему.

Помимо самого оборудования следует также продумать момент с его подключением: наличие электричества на площадке, разрешенные мощности, согласование размещения техники с площадкой (а в некоторых случаях и с властями района или города, если ваше мероприятие настолько масштабное).

Кроме технического оснащения следует также позаботиться о кейтеринге, при необходимости организовать на площадке кофе-брейки или питание, а также заключить договор с клининговой службой для обеспечения чистоты и порядка в течение мероприятия и после него.

Спикеры и программа мероприятия

Для составления программы важно иметь четкий список спикеров и знать темы их выступлений. Обязательно оставайтесь на связи с ними и контролируйте возможные изменения в порядке выступлений или (а вдруг!) имен спикеров.

При формировании тайминга учитывайте все детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации) и т. д. Также, если на вашем мероприятии предусмотрена регистрация участников или билеты на вход, продумайте заранее механизм их проверки на входе. Убедитесь в том, что процесс проверки билетов не затянется и график будет соблюден.

Официальная страница мероприятия

Для того, чтобы событие состоялось, у него должны быть участники. Как привлечь аудиторию и рассказать ей о предстоящем концерте или семинаре? Раньше информацию распространяли с помощью объявлений в газетах и листовок. Теперь все стало гораздо проще: достаточно создать лендинг, сайт или страничку в соцсети, посвященную вашему мероприятию.

Результативнее всего создать лендинг на специальном конструкторе: как правило, там есть уже все необходимое для формирования страницы события, а никаких специальных навыков не требуется. Как пример рассмотрим наш сервис Nethouse.События. Он создан специально для организаторов мероприятий: можно быстро и без усилий создать страницу события, с регистрацией или без оной, выбрать дизайн, добавить описание, блок контактов, отзывов, загрузить фото и видео, а также при необходимости подключить продажу билетов за пару минут. Достаточно указать реквизиты.

Как результат вы получите отличную адаптивную страницу, которая будет одинаково хорошо отображаться на любом экране: от большого монитора компьютера до смартфона.

Визуальный образ события

Визуальная составляющая важна для мероприятия не меньше, чем удачное название. Именно эти две вещи бросаются в глаза людям при первом взгляде. Поэтому особенно важно продумать официальное изображение, представляющее ваше мероприятие — логотип.

Возможности использования лого весьма обширны: раздаточный материал на мероприятии, визитки или листовки, на сайте или официальном мерче (футболках, сумках и т. д.)… Именно этот образ станет ассоциироваться у людей с вашим событием. Соответственно, польза от него будет как на стадии подготовки к мероприятию, так и во время его проведения.

Продажа билетов и закрывающие документы

Для многих организаторов именно вопрос онлайн-продажи билетов является самым сложным. Ведь для этого нужно идти в банк, оформлять там множество документов и проводить идентификационный платеж. После оплат надо еще и заниматься оформлением закрывающих документов по ним. Да и вывести средства иной раз — целое приключение, да еще и с комиссиями… В сервисе Nethouse.События предусмотрено все для удобства организатора: удобная система продажи билетов, небольшая комиссия за прием платежей (3.5% до 01.12.19, далее — 4.9%), а также можно не думать про закрывающие документы и возвраты для участников.

Продвижение

В продвижении все средства хороши: начать можно публикациями в соцсетях, продолжить рассылкой (если у вас уже есть база участников предыдущих ваших мероприятий такого рода) и затем перейти к поисковым системам Яндекс и Google. Важно ставить во все ссылки UTM-метки, чтобы удобнее было отслеживать эффективность рекламы по разным каналам и оставлять только те, которые работают на вас наиболее продуктивно.

Привлечение спонсоров и партнеров

Это отличный способ устроить в рамках вашего мероприятия дополнительные активности (например, профессиональный фотограф и тематическая фотозона или культурно-развлекательная программа во время перерывов), привлечь дополнительные средства (и устроить, к примеру, розыгрыш призов, или даже улучшить техническое оснащение мероприятия), а также значительно увеличить охват аудитории. Партнерам взамен можно предложить рекламу в ваших пабликах в соцсетях или на сайте, упоминание в рассылках, а также, например, отдельный стенд на самом мероприятии в специально выделенной зоне.

Подведем итоги

Обязательно составьте детальный план по подготовке к событию. Пропишите все пункты, необходимые для его успешного проведения, по каждому из них сделайте отдельный чек-лист. Продумайте и назначьте ответственных за каждый из пунктов, если работаете в команде. Первые мероприятия проводить будет более волнительно, но потом вы наработаете бесценный опыт, благодаря которому организовывать каждое последующее событие будет все легче.

Успешных вам событий!

Читайте другие материалы блога

Принципы и приемы тайм-менеджмента в работе организатора мероприятий

Чек-лист организатора: какие вещи и технику взять на мероприятие

Чек-лист организатора мероприятия: что проверить до и после события