Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.
Как организовать выезд для селлеров: особенности мероприятий для предпринимателей
Кейс выпускницы курса «Код события» и мероприятия День селлера в г. Иваново. Как организовать мероприятие для предпринимателей, а ещё увеличить свой доход на 15% и масштабировать деятельность клуба.
Меня зовут Лейла Бабаджанова, я выпускница курса «Код события». Я работаю в компании Mentor Solution и занимаюсь организацией мероприятий для клуба предпринимателей в г. Иваново.
На курс я пришла с уже готовой концепцией мероприятия, но у меня не было понимания, всё ли я учла на этот раз, как избежать предыдущих ошибок и в какую сторону ещё мне нужно посмотреть.
Помимо того, что во время обучения я собрала структуру, разработала несколько чек-листов и шаблонов взаимодействия с подрядчиками и спонсорами, я также смогла благодаря курсу добиться глобальных результатов:
— выросла в зарплате на 15%
— вывела проект клуба Mentor Club на новый уровень: новые форматы, новые локации, сотрудничество с центром «Мой Бизнес» в 2 городах.
Расскажу, какие инструменты из «Кода события» помогли мне добиться таких результатов.
О проекте клуба селлеров
Mentor Solution — это консалтинговая компания в г. Иваново, которая занимается сопровождением бизнеса на маркетплейсах.
У нашей компании есть продукт — клуб селлеров, где мы проводим регулярные встречи.
Ранее я уже занималась организацией одной из таких встреч. В мои обязанности входили следующие задачи:
- подготовка сайта (внесение актуальной информации)
- обновление программы мероприятия (внесение правок, постановка ТЗ дизайнерам)
- подготовка презентаций спикерам (составление ТЗ, согласование текста и темы, постановка ТЗ дизайнерам на создание презентации)
- подготовка и запуск email-рассылки
- подготовка полиграфии (бейджи участников, анкеты обратной связи и т. д.)
- проверка оборудования площадки силами подрядчика
- сбор отчёта по результатам мероприятия.
Результаты встречи оценить сложно, так как проводила мероприятие в первый раз, плюс не была налажена отчётность.
Во время обучения я работала над организацией более масштабного мероприятия — День селлера на 200–250 участников.
На момент обучения уже были готовы:
- КП для спикеров (2 спикера готовы участвовать за оплату билетов + проживания, 1 спикер приедет сам)
- пакеты для партнёров
- структура сайта мероприятия
- предварительный бюджет мероприятия
- предварительный план продвижения мероприятия.
В целом на этапе подготовки было учтено максимум того, что я знала из опыта. Но главное, чего мне не хватало, — я не понимала, не упустила ли я что-то важное. В какой момент нужно сделать определённый этап, что учесть при выборе площадки, как работать с подрядчиками.
С этими задачами я и пришла на курс.
Этапы подготовки к мероприятию
На курсе «Код события» я получила чёткую структуру по работе с мероприятием на каждом этапе. Расскажу про них подробнее.
1. Работа со спикерами
Уже на первом модуле при работе над домашним заданием я поняла, что при выборе спикера важно: а) уметь отстаивать свои границы и границы своего проекта; б) чётко и конкретно обозначать тайминг принятия решений, чтобы минимизировать вопросы.
Так, я составила шаблон ответа каждому спикеру и обозначила в нём конкретные временные рамки принятия решений. А поскольку согласованием спикеров занималась лично я, это значительно упростило мне жизнь.
2. Подготовка шаблонов и тайминг
Во время просмотра уроков я поняла, каких документов мне не хватает, составила список и разработала каждый из них под себя:
- планировщик мероприятия
- диаграмма Ганта по мероприятию
- шаблон договора для спикера
- шаблон договора для каждого типа партнёра
- чек-лист площадки
- регламент о работе с подрядчиками.
3. Бриф мероприятия
На этапе подготовки мероприятия я составила краткие выжимки по целям, задачам и основным активностям события. Вот какие вопросы я включила в бриф:
- цели и задачи мероприятия
- название проекта
- тема мероприятия
- формат мероприятия
- площадка
- фото и видео с площадки
- подготовленная схема площадки под мероприятия с предварительным распределением активностей
- дата проведения мероприятия
- количество участников
- количество партнёров
- данные по партнёрам
- количество спикеров на официальной части
- данные по спикерам
- количество спикеров не на официальной части
- предварительный бюджет мероприятия
- способ монетизации
- что обязательно должно быть на мероприятии
- чего точно не должно быть на мероприятии
- команда
- что производится силами подрядчиков
- референсы, которые нравятся, вдохновляют, являются отправной точкой
- форма предоставления отчёта по результатам работы
- KPI и инструменты/метрики измерения мероприятия.
4. Анализ конкурентов и ЦА
Для того чтобы эффективно работать с продвижением события для предпринимателей: размещать посты в соцсетях, настраивать рекламу, делать рассылки, — я проанализировала целевую аудиторию мероприятия, а также наших конкурентов.
В итоге я нашла только одного прямого конкурента, при этом более крупного игрока, с представительствами по всей России. Взяла на вооружение некоторые формулировки и активности, представленные у него.
5. Тайминг мероприятия
Мы выбрали дату мероприятия — суббота, 19 августа. В это время многие селлеры уже возвращаются из отпусков и начинают подготовку к новому сезону. Суббота — отличный день, так как в будни они в основном находятся на предприятиях.
Начало мероприятия: 11:00
Примерное окончание мероприятия: 18:00
Тайминг:
11:00 — встреча, регистрация, получение паспорта участника, кофе
12:00–12:15 — приветственное слово
12:15–13:30 — лекции в двух слотах
13:30–14:30 — кофе-брейк
14:30–16:35 — лекции
16:35–17:00 — подведение итогов розыгрыша от спикеров и партнёров
17:00–19:00 – after-party (шампанское, музыка и нетворкинг)
6. Финансовая модель мероприятия
По шаблону из урока я рассчитала финансовую модель мероприятия для предпринимателей, просчитала средний бюджет, который согласовала у руководства.
Все вырученные с продажи билетов деньги было решено передать в ОГКОУ «Кохомская КШИ» (Кохомскую коррекционную школу-интернат).
Я также рассчитала способы монетизации события:
- на партнёрских и спонсорских пакетах
- на продаже выступлений, которые входят в спонсорский пакет
- на продаже своих продуктов/услуг/сервисов на событии.
7. Сбор команды для организации мероприятия
Вместе с руководством мы определили, что на мероприятии нам не понадобится помощь волонтёров, так как на площадке будут работать сотрудники клуба.
Также я определила критерии поиска и выбора спикеров и спонсоров мероприятия, поняла, как их искать (не только с помощью соцсетей) и привлекать. Для каждого спикера подготовила специальную памятку, где указала тайминг мероприятия, что взять с собой, куда бежать и кому звонить при возникновении вопросов.
8. Поиск подрядчиков и партнёров
Благодаря «Коду события» я составила очень удобную базу подрядчиков, которую собирала из разных источников: опыт работы, поиск в соцсетях и интернете. Также подготовила шаблон договора и шаблон ТЗ для каждого подрядчика.
Для работы с партнёрами также разработала шаблоны договоров и специальные спонсорские пакеты в таком формате:
9. Подготовка мерча и раздатки
Базовый набор продукции состоял из бейджа, ручки, пакета, блокнота и полиграфии партнёров. Количество изготавливаемого материала — 250 шт.
Раздаточные материалы будут раздаваться в зоне регистрации. Раздатку осуществляют сотрудники, которые регистрировали участников.
По итогам каждого этапа я составила общий чек-лист подготовки, который очень облегчает жизнь организатора. Пример чек-листа:
Основная слабая сторона, которая была при подготовке предыдущего мероприятия, — это отсутствие ретроспективы или подведения каких-либо итогов. Поэтому в этот раз первое, что я сделала для ретро, — подготовила анкету обратной связи отдельно для участников и отдельно для партнёров.
Помимо чёткой структуры подготовки и проведения мероприятия, «Код события» дал мне очень важный навык — ценить себя и понимать свои профессиональные компетенции. Я прописала свои soft и hard skills, поняла, в чём я сильна, а над чем ещё можно поработать. Благодаря этому я смогла вырасти в зарплате на 15%, а также масштабировать сам клуб на 2 города.
Рекомендуем посмотреть
Подпишитесь на рассылку
и получите комплект материалов для проведения онлайн-ивентов