Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Конференции и форумы Подготовка событий Кейсы

Как организовать выезд для селлеров: особенности мероприятий для предпринимателей

Кейс выпускницы курса «Код события» и мероприятия День селлера в г. Иваново. Как организовать мероприятие для предпринимателей, а ещё увеличить свой доход на 15% и масштабировать деятельность клуба. 

Как организовать мероприятие для предпринимателей | Кейс: организация мероприятий для клуба предпринимателей

Меня зовут Лейла Бабаджанова, я выпускница курса «Код события». Я работаю в компании Mentor Solution и занимаюсь организацией мероприятий для клуба предпринимателей в г. Иваново. 

На курс я пришла с уже готовой концепцией мероприятия, но у меня не было понимания, всё ли я учла на этот раз, как избежать предыдущих ошибок и в какую сторону ещё мне нужно посмотреть. 

Помимо того, что во время обучения я собрала структуру, разработала несколько чек-листов и шаблонов взаимодействия с подрядчиками и спонсорами, я также смогла благодаря курсу добиться глобальных результатов: 

— выросла в зарплате на 15%

— вывела проект клуба Mentor Club на новый уровень: новые форматы, новые локации, сотрудничество с центром «Мой Бизнес» в 2 городах.

Расскажу, какие инструменты из «Кода события» помогли мне добиться таких результатов. 

 

О проекте клуба селлеров

Mentor Solution — это консалтинговая компания в г. Иваново, которая занимается сопровождением бизнеса на маркетплейсах. 

У нашей компании есть продукт — клуб селлеров, где мы проводим регулярные встречи.

Ранее я уже занималась организацией одной из таких встреч. В мои обязанности входили следующие задачи:

  • подготовка сайта (внесение актуальной информации)
  • обновление программы мероприятия (внесение правок, постановка ТЗ дизайнерам)
  • подготовка презентаций спикерам (составление ТЗ, согласование текста и темы, постановка ТЗ дизайнерам на создание презентации)
  • подготовка и запуск email-рассылки
  • подготовка полиграфии (бейджи участников, анкеты обратной связи и т. д.)
  • проверка оборудования площадки силами подрядчика
  • сбор отчёта по результатам мероприятия.

Результаты встречи оценить сложно, так как проводила мероприятие в первый раз, плюс не была налажена отчётность.

Во время обучения я работала над организацией более масштабного мероприятия — День селлера на 200–250 участников. 

На момент обучения уже были готовы: 

  • КП для спикеров (2 спикера готовы участвовать за оплату билетов + проживания, 1 спикер приедет сам)
  • пакеты для партнёров 
  • структура сайта мероприятия
  • предварительный бюджет мероприятия
  • предварительный план продвижения мероприятия.

В целом на этапе подготовки было учтено максимум того, что я знала из опыта. Но главное, чего мне не хватало, — я не понимала, не упустила ли я что-то важное. В какой момент нужно сделать определённый этап, что учесть при выборе площадки, как работать с подрядчиками

С этими задачами я и пришла на курс. 

 

Этапы подготовки к мероприятию 

На курсе «Код события» я получила чёткую структуру по работе с мероприятием на каждом этапе. Расскажу про них подробнее. 

1. Работа со спикерами

Уже на первом модуле при работе над домашним заданием я поняла, что при выборе спикера важно: а) уметь отстаивать свои границы и границы своего проекта; б) чётко и конкретно обозначать тайминг принятия решений, чтобы минимизировать вопросы. 

Так, я составила шаблон ответа каждому спикеру и обозначила в нём конкретные временные рамки принятия решений. А поскольку согласованием спикеров занималась лично я, это значительно упростило мне жизнь. 

2. Подготовка шаблонов и тайминг 

Во время просмотра уроков я поняла, каких документов мне не хватает, составила список и разработала каждый из них под себя: 

  • планировщик мероприятия
  • диаграмма Ганта по мероприятию
  • шаблон договора для спикера
  • шаблон договора для каждого типа партнёра
  • чек-лист площадки
  • регламент о работе с подрядчиками.

3. Бриф мероприятия

На этапе подготовки мероприятия я составила краткие выжимки по целям, задачам и основным активностям события. Вот какие вопросы я включила в бриф: 

  • цели и задачи мероприятия
  • название проекта
  • тема мероприятия
  • формат мероприятия
  • площадка
  • фото и видео с площадки
  • подготовленная схема площадки под мероприятия с предварительным распределением активностей 
  • дата проведения мероприятия
  • количество участников
  • количество партнёров
  • данные по партнёрам 
  • количество спикеров на официальной части
  • данные по спикерам 
  • количество спикеров не на официальной части
  • предварительный бюджет мероприятия
  • способ монетизации
  • что обязательно должно быть на мероприятии
  • чего точно не должно быть на мероприятии
  • команда
  • что производится силами подрядчиков
  • референсы, которые нравятся, вдохновляют, являются отправной точкой
  • форма предоставления отчёта по результатам работы
  • KPI и инструменты/метрики измерения мероприятия.

4. Анализ конкурентов и ЦА

Для того чтобы эффективно работать с продвижением события для предпринимателей: размещать посты в соцсетях, настраивать рекламу, делать рассылки, — я проанализировала целевую аудиторию мероприятия, а также наших конкурентов. 

В итоге я нашла только одного прямого конкурента, при этом более крупного игрока, с представительствами по всей России. Взяла на вооружение некоторые формулировки и активности, представленные у него. 

5. Тайминг мероприятия 

Мы выбрали дату мероприятия — суббота, 19 августа. В это время многие селлеры уже возвращаются из отпусков и начинают подготовку к новому сезону. Суббота — отличный день, так как в будни они в основном находятся на предприятиях.

Начало мероприятия: 11:00

Примерное окончание мероприятия: 18:00

Тайминг:

11:00 — встреча, регистрация, получение паспорта участника, кофе

12:00–12:15 — приветственное слово

12:15–13:30 — лекции в двух слотах

13:30–14:30 — кофе-брейк 

14:30–16:35 — лекции

16:35–17:00 — подведение итогов розыгрыша от спикеров и партнёров

17:00–19:00 – after-party (шампанское, музыка и нетворкинг)

6. Финансовая модель мероприятия

По шаблону из урока я рассчитала финансовую модель мероприятия для предпринимателей, просчитала средний бюджет, который согласовала у руководства. 

Все вырученные с продажи билетов деньги было решено передать в ОГКОУ «Кохомская КШИ» (Кохомскую коррекционную школу-интернат). 

Я также рассчитала способы монетизации события: 

  • на партнёрских и спонсорских пакетах
  • на продаже выступлений, которые входят в спонсорский пакет
  • на продаже своих продуктов/услуг/сервисов на событии.

7. Сбор команды для организации мероприятия

Вместе с руководством мы определили, что на мероприятии нам не понадобится помощь волонтёров, так как на площадке будут работать сотрудники клуба. 

Также я определила критерии поиска и выбора спикеров и спонсоров мероприятия, поняла, как их искать (не только с помощью соцсетей) и привлекать. Для каждого спикера подготовила специальную памятку, где указала тайминг мероприятия, что взять с собой, куда бежать и кому звонить при возникновении вопросов. 

8. Поиск подрядчиков и партнёров

Благодаря «Коду события» я составила очень удобную базу подрядчиков, которую собирала из разных источников: опыт работы, поиск в соцсетях и интернете. Также подготовила шаблон договора и шаблон ТЗ для каждого подрядчика. 

Для работы с партнёрами также разработала шаблоны договоров и специальные спонсорские пакеты в таком формате: 

Как организовать мероприятие для предпринимателей | Кейс: организация мероприятий для клуба предпринимателей

9. Подготовка мерча и раздатки

Базовый набор продукции состоял из бейджа, ручки, пакета, блокнота и полиграфии партнёров. Количество изготавливаемого материала — 250 шт. 

Раздаточные материалы будут раздаваться в зоне регистрации. Раздатку осуществляют сотрудники, которые регистрировали участников. 

По итогам каждого этапа я составила общий чек-лист подготовки, который очень облегчает жизнь организатора. Пример чек-листа: 

Как организовать мероприятие для предпринимателей | Кейс: организация мероприятий для клуба предпринимателей

Основная слабая сторона, которая была при подготовке предыдущего мероприятия, — это отсутствие ретроспективы или подведения каких-либо итогов. Поэтому в этот раз первое, что я сделала для ретро, — подготовила анкету обратной связи отдельно для участников и отдельно для партнёров. 

Помимо чёткой структуры подготовки и проведения мероприятия, «Код события» дал мне очень важный навык — ценить себя и понимать свои профессиональные компетенции. Я прописала свои soft и hard skills, поняла, в чём я сильна, а над чем ещё можно поработать. Благодаря этому я смогла вырасти в зарплате на 15%, а также масштабировать сам клуб на 2 города.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даём комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

--> ;