Как развивать сообщество бизнес-клуба с помощью мероприятий

На форуме SOLD OUT Даниэль Партнэр рассказал, как устроены мероприятия бизнес-клуба Ed Global. Собрали для вас конспект: как развивать сообщество закрытого клуба с помощью событий, какие решения удерживают аудиторию, как организаторы могут проявлять заботу и почему ивент растёт без бюджета на продвижение.

 

Почему проводить мероприятия для одной и той же аудитории сложнее

Работать с постоянной аудиторией сложнее, чем собирать разовые события. Когда человек приходит впервые, у него нет ожиданий. Когда приходит второй раз — он уже сравнивает.

Даниэль Партнэр: «Каждый второй человек, который был на прошлом ивенте, становится критиком следующего мероприятия».

Это меняет требования к событию. Повторить прошлый сценарий и получить тот же эффект не получится. Приходится каждый раз поднимать планку — в формате, деталях и опыте, который получает гость.

Ed Global работает как закрытый деловой клуб. Внутри — владельцы онлайн-школ, продюсеры, эксперты. Вход платный, но платят здесь не за отдельное событие. Платят за доступ к окружению.

Связи внутри бизнес-клуба строятся горизонтально. Нет одной главной фигуры, вокруг которой всё держится. Люди приходят друг к другу, и сообщество растёт за счёт самих участников.

Ценность — в составе людей. Организатор собирает среду, в которой участникам интересно друг с другом.

 

Люди приходят за связями, поддержкой и «своими»

В деловых сообществах люди решают не только рабочие задачи. Им важно попасть в окружение, где их понимают без дополнительных объяснений.

Причины, по которым участники приходят на события

• Завести знакомства и связи. Наращивать социальный капитал.
• Обмениваться опытом. Держать руку на пульсе, предвидеть и формировать тренды, обсуждать кучу гипотез, тестировать и обсуждать результаты.
• Получить поддержку окружения участников (и в радости, и в горе).
• Найти «своих» людей со схожими целями и ценностями.
• Получить обратную связь от профессионального окружения и возможность кратного роста, если сообщество профессиональное.

Даниэль Партнэр отмечает, что предприниматели часто оказываются в изоляции. В обычной среде их не понимают, потому что уровень задач и контекста другой. Внутри сообщества этот разрыв исчезает — появляется ощущение «своих». Именно под эти задачи и строится вся дальнейшая работа с мероприятиями.

Внутри клуба мероприятие работает как среда. Основная задача — создать условия, в которых участники начнут взаимодействовать.

Сообществу бизнес-клуба необходимо создавать разные форматы взаимодействия, так как кто-то из участников может быть как экстравертом, так и интровертом. Нужен правильный нетворкинг. 

 

Нетворкинг выносят в отдельный формат — светские рауты

Для знакомства участников делают отдельные события, где нет деловой программы. Формат — светский раут с акцентом на общение.

Красная дорожка, вечерний стиль, пространство, в котором удобно перемещаться и разговаривать. Всё работает на одно — дать людям возможность познакомиться и провести время вместе с удовольствием.

Здесь нет задачи слушать спикера или участвовать в программе. Формат усиливает связи внутри сообщества и даёт тот самый «контекст своих», ради которого участники и приходят.

В сообществе люди разные по темпераменту и известности. Как правило, чем выше публичность человека, тем меньше он стремится к вниманию на площадке. Люди, которых все хотят увидеть, часто уходят в самые тихие зоны и избегают плотного контакта. 

Поэтому главные принципы в Ed Global такие:

• всё пропитано бесконечной заботой
• особое внимание к деталям
• событие отвечает потребностям аудитории
• событие создаёт тёплую, доверительную атмосферу.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Как сделать так, чтобы один и тот же человек посещал мероприятия на протяжении многих лет?

Гость принимает оценивает событие в первые же минуты. Как его встретили, как он вошёл, что увидел вокруг — это важно. Как говорила Коко Шанель, «у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление».

Дальше начинается сравнение. Человек обсуждает мероприятие бизнес-клуба с другими участниками, делится впечатлениями, слышит чужие оценки. Эти разговоры влияют на решение прийти снова.

В основе всех решений организаторов Ed Global — одна связка действий: заботиться, влюблять, вдохновлять, удивлять, вовлекать.

Каждый элемент отвечает за что-то конкретное. Забота — за базовый комфорт и ощущение внимания. Вовлечение — за участие и включённость. Удивление — за эффект новизны, особенно для тех, кто уже многое видел.

В событии заложено несколько параллельных сценариев: гости перемещаются, общаются, попадают в разные активности, возвращаются в кулуары.

Даниэль Партнэр: «Мы делаем события внутри событий и мероприятия внутри мероприятий»  

Клуб живёт за счёт регулярных встреч. В течение года проходит около 12 офлайн-мероприятий и более 100 онлайн-форматов. Люди видятся несколько раз, возвращаются к разговорам, продолжают знакомство. В этом — и смысл. 

Разовое событие не даёт этого эффекта. Связи начинают формироваться после нескольких встреч.

Даниэль Партнэр отмечает, что узнаваемость и реальные связи появляются примерно на третьем–пятом контакте. До этого человек остаётся «знакомым лицом», но без привязки и взаимодействия.

 

Как строить нетворкинг на мероприятиях бизнес-клуба

Чтобы человек включился в общение, ему нужен повод. Просто подойти и представить себя готов не каждый.

Поэтому организаторы используют форматы, в которых разговор легко завязать без усилий. 

Пример механик знакомств:

• весь день посвящён нетворкингу
• свободная рассадка
• каждую активность люди меняются составами
• не мешать общению в кулуарах на протяжении дня.

Например, гости участвуют в тематических столах. Человек садится за стол, выбирая для себя тему, слушает, включается в диалог, постепенно участвует в общении. Этот формат хорош для интровертов. 

Для экстравертов подойдёт круг знакомств — быстрый формат, позволяющий собрать много новых контактов за короткое время. 

Вообще под каждую задачу собирают отдельный формат.

• Для обмена опытом проводят мастермайнды. Участники разбирают свои вопросы и получают обратную связь от других.

• Для коллабораций — тематические столы. Люди садятся по интересам или задачам и обсуждают конкретные темы.

• Для приобретения новых навыков — конференции.

• Для работы с трендами — панельные дискуссии. Там собираются участники с разным опытом и обсуждают рынок.

• Есть онлайн-встречи, регулярные созвоны, тематические разборы. Это поддерживает контакт между офлайн-событиями.

• Отдельный формат — выезды. Несколько дней вне привычной среды, совместные активности, неформальное общение. 

Дополнительно участников знакомят вручную. Организаторы сводят людей внутри сообщества бизнес-клуба, если видят потенциальную пользу от контакта.

 

Нет мелочей: как контролировать мероприятия бизнес-клуба

Подготовка мероприятия — это множество документов.

• Сначала — сметы в нескольких вариантах: минимальный, средний и максимальный. Это даёт понимание, где можно ужаться, а где лучше не трогать.
• Дорожная карта со всеми этапами и сроками, чтобы видеть, что за чем идёт и где может всё поехать.
• Регламенты и инструкции. Кто что делает, в какой момент, за что отвечает. Без этого задачи начинают «висеть в воздухе».
• Чек-листы. По ним команда проходит перед мероприятием и во время него, чтобы ничего не забыть.

Даниэль Партнэр говорит, что у них одна дорожная карта — это около 400 пунктов. И это только база. Каждую зону нужно контролировать отдельно. 

Заранее проверить блюда: протестировать блюда, посмотреть подачу, скорректировать меню под формат мероприятия. На самой площадке ставят человека, который следит за выдачей и объёмами.

Туалеты, гардероб, сервис — тоже под контролем. Потому что именно там возникают ситуации, которые потом обсуждают участники. Например, если на премии люди дерутся за туалетную бумагу, обсуждать будут не программу, а этот эпизод.

И важно: на всё должен быть прописан план Б.

Система планирования внутри команды выглядит как «светофор». 

• Напротив каждой задачи должна стоять конкретная фамилия ответственного за неё. 
• У задачи есть несколько дедлайнов. Команда видит один — финальный. Внутри держат ещё два: более ранний и критический. Это даёт запас времени, если что-то идёт не по плану.
• Это же касается сметы. Её считают в трёх вариантах: минимальный, оптимальный и максимальный. 

После мероприятия бизнес-клуба команда фиксирует всё, что пошло не так. Вплоть до мелочей: где не донесли воду, где образовалась очередь, где не сработал процесс. Разбор делают всей командой. Каждый участок даёт свою обратную связь.

Ошибки записывают и учитывают в следующих событиях. За счёт этого накапливается база решений, а одни и те же проблемы не повторяются.

Ошибки простить можно, а вот халатность — нет. Если человек не справился, потому что не знал или не успел — ситуацию разбирают. Если задача провалена из-за невнимательности или игнора — с таким сотрудником прощаются.

 

Брендинг и стиль: почему важно для мероприятия бизнес-клуба

Для команды Ed Global визуальная часть — не просто украшение. Брендируют всё, что вписывается в общую концепцию, но без перегруза.

Задача — не в том, чтобы просто поставить логотипы на всё подряд. Важно собрать цельный образ, который держится в деталях: от входной группы и оформления площадки до предметов на столах и элементов внутри зала.

Под каждое событие заранее собирают мудборды. Через них определяют визуальное настроение, оформление пространства, детали декора и общий стиль.

Под эту же концепцию подбирают внешний вид команды. Хостес, организаторы и все, кто работают на площадке, должны попадать в общий образ события. 

Даниэль Партнэр отдельно говорит о продакшне: сильное визуальное решение не всегда требует большого бюджета. Часть оформления команда собирает из простых предметов, которые дорабатывает под свою задачу. Главное — понимать, какой образ нужно собрать и какими средствами это можно сделать.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Технологии, которые снимают хаос на площадке

Связь внутри команды держат через рации. Это даёт мгновенную координацию на площадке. Сообщения не теряются, решения принимают сразу, без переписок и звонков.

Даже на небольших событиях благодаря этому команда быстрее реагирует на изменения и работает более слаженно.

Отдельно используют видеосендер. Камера снимает происходящее на площадке, и изображение сразу выводится на экраны.

Это помогает управлять вниманием гостей. Если в другой зоне начинается активность, люди это видят и переключаются. Иначе часть событий останется «невидимой». Гости просто не узнают, что в другой зоне происходит что-то интересное.

 

Забота — это конкретные действия

Вот несколько примеров того, что стало фишками событий Ed Global. 

• На мероприятии работает визажист. Участники и спикеры могут подготовиться к съёмке или выступлению. Это стоит недорого, но снимает кучу проблем в моменте.

• Для автовладельцев организован валет-паркинг — гость выходит из машины и сразу заходит внутрь площадки.

• Подписывают блюда. Человек сразу понимает, что перед ним, без догадок и лишних вопросов.

• Проблему с подачей еды решили через браслеты. Участнику на входе выдают браслет под выбранное меню. Официанты ориентируются по нему, даже если человек пересел за другой стол.

• На выступлениях делают визуальные конспекты — скрайбинг. Художник в процессе собирает ключевые мысли в одну схему.

• Деловые встречи ставят на понедельник. 

Выходные оставляют для семьи — чтобы не конкурировать. 

• Перед событием команда сама проходит весь путь гостя. 

Проверяют площадку, активности, еду — вплоть до конкретных порций. 

• Здесь всегда собирают обратную связь и учитывают её в следующих событиях. 

Участники влияют на решения, и это закрепляет ощущение «своего» пространства. 

• У организаторов есть данные о резидентах. 

Они учитывают базовые вещи: семья, интересы, предпочтения в отдыхе. Эту информацию используют при подготовке в самом событии.

• На площадке делают отдельные зоны, где можно отдохнуть или поработать. 

Человек может выйти из общего потока и вернуться, когда готов.

• Держат запас на базовые вещи: пледы, зонты, сменную одежду. 

Это решает ситуации, которые невозможно предсказать заранее. А для забытых вещей организована персональная доставка. 

• Внутри клуба людей поздравляют с важными событиями — личными и профессиональными. Делают это публично, внутри мероприятия.

• Отдельно делают символы внутри клуба. 

Например, участникам вручают значки. Однажды сделали значок из метеорита возрастом 4,6 миллиарда лет. К нему добавили сертификат.

• Внутри клуба есть свои статусы и награды. 

В Ed Global проводят закрытую премию для резидентов. На ней отмечают достижения внутри сообщества: проекты, результаты, активность.

Участники получают физические награды — с понятной формулировкой и привязкой к их вкладу.

• На мероприятиях также запускают активности, которые не связаны с бизнесом напрямую.

Участники пробуют новые форматы: рисуют, участвуют в творческих занятиях, делают то, чем обычно не занимаются в работе.

• В программе есть необычные активности. 

Это может быть стрельба, полёты, любые форматы, где человек пробует что-то новое для себя.

• На входе гостей встречают не просто регистрацией, а продуманным визуалом и персонажами. 

Костюмы, образы, музыка, оформление — всё задаёт настроение с первых минут.

• Зрелищные шоу — тоже часть программы.

• Каждое мероприятие — это ещё и гастрономический тур.

В котором торт — отдельный перформанс.

• Игры встроены в программу как отдельный элемент. 

Форматы разные: настольные игры, игровые столы, активности с правилами. Люди собираются вокруг них и начинают взаимодействовать.

• Особое внимание — бейджам.

Вот примеры бейджей, чтобы ещё проще было строить нетворкинг, понимая, что за человек перед вами.

Бейджи готовят с запасом — даже для тех, кто не регистрировался заранее. Это позволяет быстро включить человека в процесс без лишних задержек.

Списки упорядочивают заранее. Чаще всего по алфавиту или парами, чтобы ускорить выдачу и не создавать очереди на входе.

Сам бейдж крепят надёжно — используют двойное крепление, чтобы он не переворачивался и не терялся в процессе.

• Обратную связь собирают прямо на площадке. 

Например, участникам дают простой способ показать реакцию — наклейки, которыми можно отметить понравившийся момент или выступление.

• Гости приходят на мероприятия бизнес-клуба в том числе для того, чтобы сделать фото и контент. Поэтому на площадке стоят точки, где удобно фотографироваться и снимать видео.

Организаторы продумывают свет, фон, образы, чтобы человек может быстро сделать контент без подготовки.

За счёт этого гости сами распространяют событие. Делятся фото и видео, показывают, где они находятся и что происходит.

• Мероприятие продолжается для гостя после выхода с площадки. 

Участнику дают что-то, что он уносит с собой. Это могут быть фотографии, иллюстрации, любые персональные материалы. Их готовят прямо на месте и отдают сразу после мероприятия.

Человек уходит не с абстрактным «было круто», а с конкретным результатом. Его можно сохранить, показать, выложить.

Такие вещи продлевают жизнь события. Оно остаётся у человека дома и появляется в его соцсетях.

 

Как продвигать мероприятия без бюджета?

У Ed Global нет рекламного бюджета. Продвижение держится на том, как выглядит само событие и что про него говорят участники.

• Основной канал — рекомендации. Люди приводят людей. 
• Второй канал — контент с площадки. Событие сразу снимают и показывают в соцсетях: фото, короткие видео, реакции участников. 
• Отдельный акцент — видео. По словам Даниэля Партнэра, одно сильное видео может дать больше эффекта, чем классическая работа с продажами.

Съёмку выстраивают системно. Фиксируют само событие, берут интервью у участников, снимают вертикальные ролики под соцсети и бэкстейдж подготовки. Под это выделяют отдельную команду.

В результате после мероприятия остаётся бесконечный запас контента для соцсетей и создания роликов для любых целей.

 

Работа с партнёрами мероприятия бизнес-клуба

С партнёрами работают через интеграции. Организаторы не просто добавляют логотипы партнёров на афишу. Бренд становится частью события и включается в общий сценарий.

Часть затрат закрывают через обмен. Партнёры дают услуги, взамен получают интеграцию в мероприятие. Бренд появляется в формате, активности или отдельной зоне.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

Дополнительно создают контент для партнёров. Они получают фото и видео с мероприятия, которые могут использовать дальше.

С каждым партнёром есть отдельный чат. Там решают всё по проекту:

• согласования
• правки
• сроки
• оперативные вопросы.

Работа на результат, постоянная коммуникация и благодарность — залог длительного сотрудничества.

После мероприятия пишут партнёрам лично: благодарят, отправляют фото и материалы.

«Многие думают, что организовать мероприятие — это просто: найти площадку, поставить диджея, разлить шампанское. Но мы знаем, что атмосфера — это детали. Это то, что создаёт эмоции, цепляет и заставляет говорить об ивенте ещё месяцами. Мы создаём не просто мероприятия, а уникальные события, где каждый гость чувствует, что эта премьера сделана именно для него», — команда Ed Global.