Ошибки начинающих организаторов мероприятий

Поговорим про ошибки организаторов мероприятий. Волею случая пару месяцев назад я оказалась гостем на интенсиве по организации и продвижению событий. Коллеги-преподаватели щедро делились своим опытом, а в середине дня дали слушателям задание — придумать стратегию продвижения для разных ивентов. Какой-то группе достался безбюджетный фестиваль, кому-то надо было придумать, как продвинуть концерт малоизвестной группы, и так далее. Было интересно послушать стратегии, которые придумали ребята, но почти у всех я увидела в презентациях одни и те же ошибки. Делая ставку на них, можно серьезно разочароваться или зафакапить ивент. Давайте обсудим, на что же делают ставку начинающие организаторы.

1. “Нас поддержат крупные бренды — “Билайн”, “Сбербанк”…

…Крупные застройщики, они окажут нам финансовую поддержку, ведь у нас хорошее мероприятие, оно интересно бизнесу, у нас будет их аудитория, мы же видим, что они постоянно участвуют в каких-то мероприятиях”. Это вряд ли. Если бы крупные бренды поддерживали все новые, малые, микро, средние, локальные, уникальные, нишевые, интересные (с вашей точки зрения) проекты и фестивали, то они бы каждый день участвовали в десятках мероприятий с разным качеством организации, разной наполняемостью залов и разными последствиями для имиджа. У малых брендов и компаний зачастую просто нет денег для поддержки мероприятий. У крупных брендов предложений столько, что прочитать и обработать их при всем желании невозможно.

Не надо приходить к бренду и предлагать ему “повысить узнаваемость” — во-первых, вряд ли с первого раза, не имея личных связей, вам это вообще удастся, а во-вторых, десять раз подумайте, чем таким уникальным вы теоретически могли бы быть интересны. Когда вы говорите крупному бренду, что вас надо поддержать — логично, что вам нужно быть готовыми ответить на вопрос “Зачем?”. Какие у вас версии? Что бренд повысит узнаваемость? Что у вас будет его ЦА? Что интеграция в ваш проект пойдет на пользу продажам? Какие еще варианты? Понятно, что поддержка крупного бренда на руку вам — как в финансовом, так и в имиджевом плане. Но давайте подумаем, а что реально получит от работы с вами этот самый партнер? Вы сможете дать ему столько же, сколько он дал вам?

2. “А потом мы напишем пресс-релиз, разошлем его по крупным порталам и интернет-СМИ, по городским пабликам, и про нас все бесплатно напишут”

Да, может и напишут. Или НЕ напишут. Все зависит от того, насколько у вас новое, необычное, вирусное, привлекательное событие в интересном формате, или в интересном месте, или с интересными хедлайнерами. Потому что если у вас концерт малоизвестной группы в клубе районного формата, то будьте готовы к тому, что про вас не напишет никто. Ведь в первую очередь афишные паблики нацелены на то, чтобы писать о мероприятиях, которые могут быть интересны широкому кругу читателей — потому что им не нужны анонсы, которые почти никому не интересны И если про вас никто не написал — то за рекламу придется платить деньги. А на это готовы, как показывает практика далеко не все.

Интересный опыт из этой серии был у нас с фестивалем “Путевое дело”. Про первый фестиваль, который мы проводили в середине июня 2015 года в Петербурге, написали все крупные городские паблики, мы попали в подборку The Village о том, куда пойти на выходных, написали KudaGo, “Интересные события Санкт-Петербурга”, “Типичный Питер” и так далее. Потому что это был первый в истории фестиваль про путешествия и удаленную работу, там были собраны клевые спикеры, он проводился на территории нового креативного кластера — интересных факторов, которые в совокупности привлекли серьезное внимание СМИ к мероприятию было в избытке, и про нас все написали бесплатно. И был у нас аншлаг, и даже переаншлаг. А потом мы организовали второй такой же фестиваль в октябре — и про нас не написал вообще никто. Потому что многие СМИ логично решили, что раз мероприятие проводится регулярно, то не исключительно на энтузиазме организаторов, и второй раз про него не так обязательно писать, как в первый (тот период, когда мероприятие уже планирует стать регулярным, но до культового и значимого ему еще далеко), и.. в общем, совпало много факторов и фестиваль практически не был освещен в городских пабликах.

Другое дело, что у нас был ресурс на таргетированную рекламу, мы знали, как ее делать, и снова собрали полный зал — но уже не только за счет постов с анонсами в пабликах и на афишных порталах.

3. “У меня есть друг, он дизайнер — он нарисует нам афиши и красивые банеры…

…Мой друг из института умеет программировать, он сделает нам сайт. А у моей сестры есть профессиональный фотоаппарат, она много снимает своих детей — позову ее сделать фоторепортаж. Пока я начинающий организатор — я попробую все сделать с помощью моего окружения”. Нет, я не говорю, что это невозможно. Это вполне реально. Но нужно учитывать очень важный факт — какова мотивация ваших друзей и окружения помогать вам? Настолько ли для них важен этот ивент, как и для вас? Не устанут ли они на полдороге? Не найдется ли у них более важных дел, нежели помощь вам? Сможете ли вы донести до них важность соблюдения сроков и уровня качества продукта, который вы от них ожидаете? Не бросят ли они вас в пути — и вы поймете, что теперь у вас на месте одного из процессов дыра?

В общем, я совсем не отрицаю, что в окружении организатора могут быть профессиональные исполнители на отдельные задачи — но пожалуйста, объективно оценивайте не только свои ожидания от вашего взаимодействия, но и то, что вы можете получить (или не получить) в результате. Иногда лучше заплатить, пусть даже не полную рыночную стоимость, а дружескую — но поддержать интерес вашего друга к вашему делу.

4. “Мы пока знаем только, что концерт группы “Х” мы проведем 29 февраля на площадке “Y”…

…Нет, мы ничего не бронировали, потому что пока нет денег, и нет, не звонили, чтобы узнать свободные даты площадки. Нет, мы не знаем точно, может ли группа выступить в этот день.” Ситуация утрированная, но сплошь и рядом встречается. У мероприятия есть совершенно четкий алгоритм реализации, иными словами — план действий. Сначала узнаем возможности площадки и выступающего — потом бронируем и одно, и второго.

Сначала считаем смету — потом утверждаем цену билетов — потом продаем их. Сначала бронируем зал — потом начинаем продавать билеты. Сначала утверждаем программу — потом печатаем полиграфию с ней. Обычно проколы случаются на мелочах, которые могут быть неважны при долгой подготовке, но потом, когда дело подходит уже к дате ивента, вам может просто не хватать времени, чтобы сделать это хорошо, или успеть подешевле, а не с коэффициентом за срочность. Mind maps и подробные списки действий — наше всё, их никогда не бывает много и они никогда не бывают слишком подробными.

5. “Мы предполагаем, что за 2 недели до даты мероприятия у нас уже будет продано то количество билетов, которое позволит нам оплатить все расходы и даже заказать внеплановый фуршет”

Если вы идеализируете ваши продажи перед ивентом — то потом рискуете искать, у кого бы перехватить некоторую сумму (и хорошо, если не очень большую), чтобы оплатить трансфер спикеров, аренду зала или доставку на площадку оборудования.

Если вы считаете, что всё, на что вам сейчас не хватает денег вы оплатите/закажете/купите потом (без четкого понимания, когда у этого “потом” начало, и когда ваше “потом” перейдет в стадию “ой как нам нужны деньги-и-и”), а также в зависимости от имеющегося бюджета только ближе к делу поймете, где будете арендовать стулья и как доставлять их на площадку — поздравляю, это косяк. Неправильное бюджетирование — бич многих начинающих организаторов, который влечет за собой импульсивные кредиты, панические настроения и унылые отмены мероприятий.

6. “Мой ивент интересен моей аудитории, я хорошо ее знаю, она ждет от меня это мероприятие, мне все друзья и коллеги говорят — давай, делай! Мы обязательно придем!”

Не надо идеализировать свою аудиторию. Одно дело — поддержать друга на словах (даже если само мероприятие вам вообще неинтересно, но вы понимаете, вроде как, что другу нужна поддержка), когда, по факту, это ничего не стоит, а совсем другое — собраться, приехать, потратить время. И вот тут уже друзей, которые реально готовы ответить делом на свои слова остается в разы меньше — при том, что вы-то на них рассчитывали.

Между вашими знакомыми-друзьями и посещением вашего ивента могут встать как объективные факторы, типа рабочих планов, семейных или просто важных дел, да даже простуда банальная, — так и то, что вы никак не сможете предугадать. Например, кто-то из ваших друзей сочтет, что вы должны дать ему 8 бесплатных билетов для всех его коллег — а вы очень хотите продать ну хотя бы часть билетов, помимо тех, что уже отложили для друзей, и “+7” вашего друга ну никак вас не устраивают — а он взял и обиделся. Или же вам вдруг начинают говорить — “Да, друг, мероприятие клевое, но я раньше говорил, что могу в этот день, а теперь понял, что не могу. Вот если бы ты дату поменял”.. Ну и так далее, фантазировать на эту тему можно бесконечно.

7.“ Мы легко соберем тематические маркет и фудкорт!”

Безусловно, легко — пока не попросите за аренду мест денег. Как показывает практика, стрит-фуд скорее выложит 30-50-100 тысяч за участие в крупном городском фестивале, чем 5-10 тысяч за участие в вашем небольшом, пусть даже очень хорошем и продуманном мероприятии. У вас пока нет имени, нет доверия от партнеров, для которых самым важным фактором является большой поток и платежеспособность участников.

8. “Бесплатные ивенты рекламируются бесплатно”

Забудьте раз и навсегда. Это тупиковый путь развития для любого ивента. Готовьтесь вложиться не только силами и временем, но и деньгами. Где их взять — рассматриваем во многих других статьях.

9. “Инвайтинг всемогущий соберет столько участников, сколько мне надо”

Да ладно! Прежде всего, нецелевой инвайтинг не одобряет сама социальная сеть «ВКонтакте», за использование «серого» софта вам могут забанить аккаунт, группу, из которой приглашаете, и встречу, на которую всех зовете. С оговорками допускается приглашение из своей группы на свое же мероприятие, если тематика совпадает. Много у вас таких? В Facebook* можно пригласить 500 друзей — сколько из них вступят? Сколько придут? И это все — если мы говорим о бесплатном мероприятии. А если вам надо продать тренинг со стоимостью входа 10 000 рублей и собрать 150 участников?

10. “Мы получим бесплатную площадку — спонсорскую, например, это несложно, там постоянно проводятся какие-то ивенты”

Да, согласна, Mail.ru, Билайн и другие крупные компании, как правило, имеют среди своих офисных площадей конференц-залы — но только далеко не каждый организатор сможет провести там свое мероприятие, тем более просто придя с улицы. Организация чего-либо на подобной площадке сопряжена с соблюдением целого ряда условий и требований, которые только с первого взгляда кажутся неочевидными и незначительными.

Эти или другие ошибки организаторов мероприятий многие из нас допускали при подготовке своих первых ивентов.

 

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Выбор дня мероприятия

Идеи для мероприятий и событий

Монетизация мероприятия