Волонтёры для деловых мероприятий: где искать, как мотивировать и как их руками сделать крутой сервис для участников

Иван Кожухов организует форумы Ивентологии, Международный фестиваль «Наука 0+» и тренинги Высшей Школы Бизнеса МГУ им. М.В. Ломоносова. На форуме SOLD OUT он рассказал, где искать волонтёров для событий, что им предлагать и как превратить волонтёрскую команду в полноценный сервис для участников.

 

Волонтёры для деловых мероприятий не экономят вам бюджет

Иван Кожухов: «Волонтёры — это не про экономию бюджета. Волонтёрам не интересно вам экономить деньги».

Организатор может считать волонтёров способом сократить смету. Для команды это слабая мотивация. Люди приходят на событие за опытом, знакомствами, ощущением причастности, доступом к материалам, возможностью попробовать себя в реальной работе. 

С интересом к волонтёрству тоже не всё просто. По данным ВЦИОМ, за два года доля россиян, участвовавших в добровольной помощи, выросла с 27% до 36%. Но чаще люди выбирают социальные направления: гуманитарную помощь, экологию, помощь животным и пожилым людям. Ивент-волонтёрство стоит в этом списке ниже.

По наблюдениям Ивана и коллег из близких проектов, во второй половине 2025 года интерес к ивент-волонтёрству заметно просел. Из-за этого организаторы сталкиваются с двумя проблемами.

• Первая — текучка. Человек пришёл на одно событие, получил разовый опыт и пропал. На следующем проекте команду снова приходится собирать и обучать с нуля.
• Вторая — ненадёжность. Если организатор не выстроил мотивацию и понятную систему работы, волонтёр может отказаться в последний момент, не выйти на задачу или растеряться на площадке. Тогда он не закрывает проблему, а добавляет новую.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Зачем нужны волонтёры 

У волонтёрской команды есть три практические задачи.

• Первая — бюджет. По расчётам Ивана, 80 волонтёров на двухдневном форуме экономят около 900 000 рублей, если считать по средней петербургской ставке. В Москве сумма будет выше: ставка там примерно в полтора раза больше.
• Вторая — сервисы. Волонтёры для деловых мероприятий закрывают не только регистрацию, навигацию и работу в залах. При нормальной подготовке они помогают собирать отзывы, считать посещаемость потоков, работать со спикерами, делать оперативный контент, находить идеи для будущих событий. Организатор получает больше рук на площадке и больше данных после события.
• Третья — кадровый резерв. На площадке сразу видно, кто берёт задачу и доводит её до конца, спокойно общается с участниками, не теряется в суете и готов расти дальше. Таких людей можно звать в следующие проекты.

 

Как отбирать волонтёров

Иван дает кандидатам тестовое задание. Для набора волонтёров хватает короткой анкеты на несколько вопросов, которую можно использовать из года в год.

Задача теста — проверить заинтересованность. Человек заполнил форму, но это ещё не значит, что он дойдёт до события. Настроение могло быть «в моменте»: увидел пост, вдохновился, оставил заявку и больше не вернулся. Даже простое задание в духе «поставьте галочку, что открыли файл» отсеивает около 30% кандидатов.

Если анкета заполнена совсем небрежно, всё равно можно дать человеку шанс: иногда кандидат плохо заполняет первую форму, а в задании показывает нормальный интерес и желание участвовать.

Хороший вопрос для тестового задания — попросить кандидата предложить три активности для участников в перерывах между лекциями. Так организатор сразу видит, как человек думает о событии, умеет ли предлагать идеи и понимает ли аудиторию. Даже если кандидат не пройдёт отбор, у команды останется несколько свежих вариантов для будущих проектов.

В анкету также стоит добавить согласие на обработку персональных данных. В пункте «Цель обработки» можно отдельно прописать согласие на рассылки. Тогда кандидат, который не прошёл отбор, останется в базе: ему можно будет отправить следующий набор волонтёров, вакансию, приглашение в канал или предложение от партнёров.

 

Что предлагать волонтёрам

Чтобы понять, зачем люди возвращаются в волонтёрство, Иван добавил в анкету обратной связи вопрос: «В чём для тебя ценность волонтёрства, что бы заставило тебя снова подать заявку?»

Ответы показали: записи докладов выглядят сильным бонусом, но редко становятся главным мотивом.

Чаще люди идут за знакомствами. Им нужен нетворкинг, доступ к профессиональной среде, ощущение команды, возможность быть полезными и поработать внутри большого события. Материалы, мерч и другие бонусы усиливают предложение, но сами по себе не держат интерес.

Поэтому в посте о наборе волонтёров лучше писать не только про «помощь на площадке». Важно показать, что человек получит взамен: интересные кейсы, закулисье форума, опыт организации события, доступ к докладам и записи, если он не успеет послушать программу на площадке. 

 

Когда отвечать на заявку

Срок ответа лучше указать сразу в посте или анкете. Тогда кандидат понимает, когда ждать письмо, а менеджер не получает десятки сообщений «ну что там с моей заявкой?».

Оптимально отвечать в течение недели. Если команда не успевает, лучше честно поставить запас. Иван, например, пишет кандидатам: «Свяжемся в течение двух недель» — так он оставляет себе время на разбор заявок и не обещает срок, который может сорваться.

Отвечать нужно всем: и тем, кого взяли, и тем, кто не прошёл дальше. Формулировка «ответ получат только прошедшие отбор» оставляет человека в подвешенном состоянии. Кандидат ждёт несколько дней, не понимает, что происходит, и спокойно уходит в другой проект.

 

Где искать волонтёров для деловых мероприятий

Начните со своих площадок: канал и чат события, рассылка по базе, сайт мероприятия, личные каналы менеджера по волонтёрам. Добавьте волонтёрские сообщества — многие из них публикуют наборы бесплатно, потому что это их основная тема.

Сайт мероприятия часто недооценивают. Оттуда может прийти мало заявок, но для небольшого проекта это уже результат. Если на событие нужны четыре волонтёра, даже два человека с сайта закрывают половину команды.

Хорошо работают профильные вузы и колледжи. Для отраслевой конференции ищите группы факультетов и студенческие чаты по теме события: там уже есть люди, которым интересна ваша сфера. То же самое с чатами поиска стажировок и работы — для кандидата волонтёрство может стать первым опытом в резюме, а для организатора это ещё один канал набора.

 

Какие задачи можно отдать волонтёрам

Волонтёрам можно поручать больше, чем регистрацию и навигацию. Иногда организатор годами платит за сервис, который спокойно закрыла бы подготовленная волонтёрская команда. Или, наоборот, не запускает полезную механику, потому что в смете на неё нет отдельного человека.

Базовые зоны понятны: регистрация, навигация, работа в залах, помощь спикерам и партнёрам, хелперы на площадке.

Но есть и менее очевидные задачи для волонтёров:

• служба заботы о спикерах
• психолог
• медиаштаб
• игропрактики для нетворкинга
• коуч-сессии
• тарологи
• работа с партнёрами
• отсмотр записей форума
• координаторы сопутствующих мероприятий
• гардероб
• модераторы квестов
• сбор отзывов и статистики онлайн и офлайн
• мониторинг онлайн-каналов.

Например, гардероб. Он нужен почти на каждом событии, но пиковая нагрузка часто приходится только на утро. В такой ситуации организатору необязательно нанимать человека за 5 000 рублей на весь день. Эту зону может закрыть волонтёр, если ему заранее объяснили порядок работы и дали понятную точку связи с командой.

Служба заботы о спикерах

На SOLD OUT за два дня выступают около 170 спикеров. Потоков — 13. Менеджеров по спикерам — один-два человека, даже с проектным менеджером этого мало.

Команде нужно понимать, кто уже приехал, кто дошёл до площадки, кто потерялся перед докладом, кому нужно такси, кого надо проводить в зал. Если всё это держит один менеджер, вопросы копятся, ответы запаздывают, а спикеры начинают искать помощь через разные каналы.

Поэтому Ивентология собирает службу заботы о спикерах — отдельную команду волонтёров, которая берёт на себя общение, встречу, сопровождение и быстрые проверки на площадке.

 

Одно окно для спикера

Всех спикеров заводят в единую CRM. Через неё с ними работают методист, волонтёр, который записывает к стилисту, волонтёр, который вызывает такси, и волонтёр, который встречает на площадке.

Для спикера это выглядит как одно окно общения. Ему не нужно держать в голове несколько контактов и разбираться, кому писать по каждому вопросу.

 

Сервисы в спикерской

Служба заботы помогает спикерам не только с маршрутом и временем. На форуме работают стилист, тренер по публичным выступлениям и психолог.

Там же стоит корзинка заботы: ролик для одежды, матирующие салфетки, пластырь и другие мелочи, которые часто нужны прямо перед выходом к аудитории.

 

Спикеров нужно знать в лицо

Волонтёры службы заботы заранее смотрят, как выглядят спикеры. Это нужно для встречи, сопровождения и проверок перед докладом.

Бывает, что спикер уже сидит в зале, а модератор и волонтёры ищут его по площадке, потому что никто не узнал человека лично. 

 

Как ищут спикера перед докладом

По правилам спикер должен прийти в зал за 10 минут до выступления. За 8 минут волонтёр в зале проверяет, на месте ли он.

Если спикера нет, волонтёр пишет службе заботы. У этой команды есть контакты спикеров, поэтому она быстро связывается с человеком, находит его и приводит в зал.

 

Обратная связь после выступления

Спикер только вернулся после доклада, впечатления свежие, он может сразу сказать, что было удобно, что мешало, где команда сработала хорошо, а где нужно поправить маршрут, тайминг или общение.

Эту задачу можно дать волонтёру спикерской: спокойно спросить, как всё прошло, и передать комментарии команде.

«Ивентология» есть в Telegram! Подписывайтесь на наш канал и читайте самый свежий и полезный контент об организации мероприятий от нашей команды.

 

Сбор статистики

Волонтёры зала считают участников в начале и в конце каждого доклада и записывают в таблицу. Это позволяет отслеживать не только популярность конкретных спикеров, но и популярность тем и потоков — и данные потом используются при распределении залов на следующий форум.

 

Сбор отзывов

Отзывы можно собирать силами онлайн-волонтёров. Они подключаются заранее и следят за чатом трансляции: помогают с порядком, не дают участникам дважды представляться, останавливают сообщения со ссылками, если по правилам их нельзя публиковать.

Эти же волонтёры фиксируют обратную связь. Причём важны не только хорошие отзывы для будущей рекламы, но и негативные комментарии.

Форма обратной связи не даёт полной картины. Её чаще заполняют самые довольные или самые раздражённые участники. А в чате люди пишут живее: сразу реагируют на звук, тему, спикера, расписание, навигацию, работу трансляции.

Такие сообщения нужно сохранять. Если комментарий можно использовать как отзыв, волонтёр фиксирует автора, чтобы потом запросить разрешение на публикацию. Если отзыв относится к конкретному спикеру, важно сразу отметить, о каком выступлении идёт речь. 

 

Медиаштаб

Медиаштаб закрывает быстрый контент во время события: лайф-съёмку, оперативные посты, кружки в Telegram, фото спикеров и модераторов, внутренний контент для команды, короткие интервью, отзывы, инсайты, пожелания.

Отдельная полезная роль — человек, который фотографирует участников на их телефон. Гость не ждёт фотографа, не ищет потом себя в альбоме, а сразу получает кадр для соцсетей.

Обзор партнёров можно добавить как дополнительную задачу, когда у команды хватает людей и понятен формат: что снимаем, где публикуем, кто согласует.

 

Зачем это делать во время форума

Медиаштаб не всегда напрямую продаёт билет на следующий форум. Но молчащая группа во время события выглядит странно: форум идёт, люди общаются, спикеры выступают, а снаружи будто ничего не происходит.

Фотоальбомы после события пересматривают единицы. Ленту смотрят чаще. Пост с открытия, короткие тезисы выступления, кружок из зала, живой отзыв участника помогают тем, кто не приехал, увидеть атмосферу и понять, что событие правда идёт.

 

Кого брать в медиаштаб

Людей для медиаштаба можно найти ещё на этапе анкеты. Достаточно спросить, есть ли у кандидата медианавыки: съёмка, монтаж, фото, ведение соцсетей, интервью.

 

Что делать с контентом, который не подошёл

Волонтёрский контент может получиться слабым. Это нормально, если команда заранее понимает риск.

Есть два варианта. Первый — не публиковать материал. Второй — честно обозначить, что это контент волонтёрского медиаштаба, быстрый комплимент участникам и спикерам, а профессиональные фото появятся отдельно.

 

Игра «Слабое звено»: как понять, кому из волонтёров какую задачу дать

Когда на проект приходит несколько десятков волонтёров, собеседования часто не проводят. Но задачи всё равно нужно распределить: кому доверить спикеров, CRM и тайминг, кого поставить на регистрацию, кому дать навигацию, кто лучше справится с простой и понятной зоной.

Для этого можно ставить искусственные фильтры. Они проверяют заинтересованность, внимательность и готовность держать договорённости. Опыт важен, но без интереса человек быстро выпадет из работы. А новичок с нормальной инструкцией и желанием включиться часто спокойно справляется со своей зоной.

 

Проверка на внимательность

В чате волонтёров появляется сообщение: нужно перейти по ссылке и подписаться на рабочий канал в Telegram. Технически менеджер мог бы добавить всех сам, но тогда он не увидит, кто внимательно читает сообщения.

Кто не дошёл до канала после прямой просьбы, тому лучше не давать задачу, где нужно быстро реагировать, помнить детали и следить за несколькими источниками информации.

 

Опрос после распределения

После распределения по командам волонтёры получают просьбу: найти себя в списке и проверить, правильно ли указана почта. Для менеджера это ещё одна короткая проверка.

Видно, кто читает чат, кто нашёл себя в таблице, кто заметил ошибку, кто вообще включился в рабочую коммуникацию.

 

Дедлайн там, где он нужен менеджеру

Финальную анкету волонтёра можно заполнить почти до выхода на площадку. Но менеджеру важно раньше понять, кто укладывается в сроки. Поэтому он ставит внутренний дедлайн заранее.

 

Пожелания по блокам

Волонтёров стоит спрашивать, где они хотят работать: на регистрации, в залах, в навигации, со спикерами, в медиаштабе. Для узких зон вроде медиаштаба всё равно нужны конкретные навыки, но в остальных блоках пожелания помогают распределить людей точнее.

Человек охотнее доходит до проекта, когда понимает, что его интерес учли. А менеджер видит, кто сам выбирает задачу, задаёт вопросы и заранее представляет, чем будет заниматься на площадке.

 

Гигиенический чек-лист: что подготовить до выхода волонтёров на площадку 

 

Еда, перерывы и дорога домой

Команда быстро сыпется на базовых вещах: не поели, не поняли, когда перерыв, устали, остались без транспорта после поздней задачи.

В заявке стоит заранее спрашивать про аллергию, веганство, пост и другие ограничения по питанию. Иван отдельно приводит Рамадан как пример: человек может выйти на площадку в период поста, и это лучше учесть до закупки еды.

Кормить волонтёров стоит минимум два раза в день, если смена длинная. Важно смотреть на часы работы, а не на формальное «мы же их покормили». Если завтрака не будет, об этом надо сказать заранее: «Завтрак на вас, дома позавтракайте».

Для поздних задач нужен трансфер. После гала-ужина волонтёры Ивентологии уезжали на такси — это нормальная забота о людях, которые закрывали вечернюю часть события.

 

Скрипты, памятки и контакты

Волонтёру не надо каждый раз придумывать ответ с нуля. Для типовых ситуаций нужны базовые скрипты: что сказать участнику на регистрации, как объяснить маршрут, куда отправить с вопросом, когда звать менеджера.

Памятки лучше делать по блокам. Одна большая инструкция для всей команды не сработает: её не прочитают до конца и не откроют в нужный момент. Волонтёру регистрации нужна своя памятка, волонтёру зала — своя, службе заботы о спикерах — своя.

Отдельно нужна памятка с контактами: кто отвечает за площадку, кто за спикеров, кто за питание, кто за технические вопросы, куда писать в форс-мажоре.

 

Расписание и сценарный план

Актуальный тайминг должен быть у всех, кто работает на площадке. Волонтёр не может нормально отвечать участникам, если у него старая версия расписания.

Сценарный план нужен отдельно от программы форума. Программа на двери показывает, что и когда начинается. Сценарный план показывает, кто отвечает за действие и что именно делает: кто встречает спикера, кто проверяет зал, кто считает участников, кто передаёт информацию тимлидеру.

 

Нагрузка и поздние смены

Нагрузку нужно распределять так, чтобы люди оставались в форме. На одном из проектов Иван делал таблицу занятости: организаторы сами заполняли, кто и когда занят, чтобы команда видела перекосы заранее.

Для поздних задач стоит учитывать район проживания. Если человек живёт далеко, тимлидер может отпустить его раньше или не ставить на самую позднюю точку.

 

Футболки и видимость на площадке

Футболки волонтёров должны отличаться от дресс-кода участников. Так гостей легче направлять к команде, а волонтёров проще находить в толпе.

У службы заботы о спикерах на SOLD OUT отдельная форма. Это помогает не только отличать их от участников, но и не задерживать вопросами. Когда волонтёр ведёт спикера в зал ко времени, его нельзя останавливать на долгую консультацию по навигации.

 

Тимлидеры

При команде около 60 волонтёров один менеджер не сможет контролировать всех, отвечать на все вопросы и давать обратную связь каждому. Поэтому нужны тимлидеры — люди, которые берут на себя отдельные блоки и ведут свою группу.

Менеджер передаёт задачу тимлидеру, а тимлидер уже следит, чтобы волонтёры на блоке поняли, что делать, вышли на точки и сообщили о проблемах.

Организатору приходится делегировать людям, которые тоже будут делегировать. Гораздо разумнее хорошо подготовить шесть тимлидеров, чем пытаться довести всю команду из 60 человек до одинакового уровня управления.

 

Нематериальная мотивация на короткой дистанции

Волонтёрская мотивация на короткой дистанции — это примерно месяц подготовки к форуму. За это время нужно не просто раздать задачи, а удержать интерес: человек должен понимать, зачем он приходит, что получит и почему его вклад правда нужен команде.

Старые бонусы работают слабее. Несколько лет назад футболка могла быть сильным подарком, сейчас люди больше ценят своё время. Мерч приятен, но он не заменяет нормальную работу с командой.

 

Причастность и общая цель

Волонтёрам важно чувствовать, что они участвуют в большом событии, а не просто «стоят на точке». Поэтому брифинг лучше делать как установочную встречу.

На такой встрече команда получает не только операционные вводные: где стоять, кому писать, когда приходить. Организатор объясняет, зачем проходит событие, какую задачу оно решает для участников, почему без волонтёров площадка не заработает так, как задумано.

Придумывать большую миссию с нуля не нужно. Если команда делает проект осознанно, цель уже есть. Её нужно нормально проговорить: что за событие, для кого оно, почему оно важно, какой результат команда хочет получить.

Причастность можно поддерживать и в подготовке. Например, рассказывать волонтёрам, сколько участников уже зарегистрировалось, какие СМИ придут, какие сильные спикеры будут в программе. 

 

Опыт, рост и влияние на результат

 

Дайте волонтёру задачу, которую он сможет забрать себе

На форуме невозможно научить медиаволонтёра хорошо монтировать с нуля. Но ему можно дать небольшой понятный кусок работы: снять короткое видео, собрать кружок в Telegram, подготовить несколько кадров для канала, записать короткое интервью.

Если материал выйдет в общий канал, человек увидит прямой результат: это снял он, это опубликовали, это увидели участники. Для волонтёра такая задача становится опытом, который можно показать дальше.

 

Объясняйте, на что влияет каждый блок

Волонтёрам важно понимать, зачем нужна их зона. Регистрация влияет на первое впечатление участника. Навигация — на то, попадёт ли человек в нужный зал без раздражения. Волонтёр в зале помогает команде видеть посещаемость докладов и вовремя искать спикера. Медиаштаб показывает событие тем, кто не попал на площадку.

Это нужно проговаривать словами. Одной операционки мало: с волонтёрами нет трудовых отношений, поэтому их держит интерес, доверие и понимание своего вклада.

 

Придумывайте задачи с пользой для волонтёра

Иногда задачу стоит придумать специально под человека, даже если в первоначальном плане её не было. Например, дать медиаволонтёру снять короткий формат для портфолио, студенту — поработать с CRM, будущему организатору — помочь тимлидеру на блоке.

Организатор получает закрытую задачу, а волонтёр — опыт, строчку в резюме, контакты, насмотренность и понятный результат своей работы.

 

Нетворкинг внутри команды

 

Знакомство до форума

Волонтёры часто приходят за новыми людьми, поэтому знакомство лучше запускать ещё до площадки. В чате команды можно попросить всех представиться по хештегу #осебе: кто чем занимается, зачем пришёл, в каком блоке будет работать.

 

Общение на перерывах

Перерыв для волонтёра — это отдых и возможность пообщаться с командой. Важно, чтобы это не ломало работу блока.

Например, волонтёры навигации должны стоять в разных точках, чтобы участники быстро находили помощь. Но когда у них общий перерыв, нормально дать им собраться вместе и поговорить. 

 

Желание быть значительным

Иван называет это «желанием быть значительным»: человеку важно видеть, что его заметили, его вклад признали, его работа дала результат. Для волонтёрской команды это особенно важно, потому что людей держат интерес, доверие и отношение команды, а не договор и зарплата.

 

Проговаривайте значимость словами

Волонтёру нужно слышать, зачем нужна его работа. Тимлидер держит блок, волонтёр зала помогает не сорвать выступление, медиаштаб даёт событию живой контент, служба заботы снимает хаос вокруг спикеров. Озвучивайте это на брифинге, в чате, после смены, на закрытии. 

 

Просите благодарность от руководства

В Ивентологии волонтёрам пересылали голосовое сообщение от Дмитрия Румянцева. Команда попросила его сказать напутственное слово, и он сказал то, что правда думает.

Для волонтёров такая благодарность звучит сильнее, чем общее «спасибо за помощь» от менеджера. Человек слышит, что его работу видит не только координатор, но и руководство проекта.

 

Благодарите лично

Иван делает персонализированные фотографии с подписью от руки. Такую благодарность человек может сохранить, выложить, показать друзьям. Важно, что она выглядит адресно: команда видит конкретного волонтёра, а не безымянную пару рук на площадке.

 

Спрашивайте мнение

Самый быстрый способ вовлечь человека в задачу — спросить, что он думает. В Ивентологии волонтёров, например, просили голосовать за цвет футболок для организаторов.

Дело не в том, что волонтёры лучше дизайнера выбирают цвет. Когда команда спрашивает мнение и учитывает его, люди чувствуют, что участвуют в создании события.

Для идей можно завести отдельный чат или хештег #идея. 

Что сделать на ближайшем проекте

 

Найти сервис, который не вошёл в смету

Перед следующим событием стоит посмотреть на задачи, которые команда откладывала из-за бюджета. Это может быть медиаштаб, сбор отзывов, подсчёт посещаемости, служба заботы о спикерах, отдельная активность для нетворкинга.

 

Собрать общий канал для всех кандидатов

Кандидатов в волонтёры лучше не терять после одного отбора. Человек может не подойти сейчас, но остаться рядом с проектом: читать новости, откликнуться на следующий набор, прийти участником, купить курс, порекомендовать вакансию другу.

Для этого нужен общий канал, чат или рассылка. Туда можно приглашать всех, кто подал заявку: и тех, кого взяли, и тех, кто не прошёл дальше. Люди приходят в волонтёрство потому, что им нравится событие или его тема. Эту связь стоит сохранять.

 

Добавить вопрос о мотивации в форму обратной связи

В форме обратной связи нужен отдельный вопрос: зачем человек пришёл волонтёром и что заставило бы его подать заявку снова.

Так команда соберёт портрет именно своей аудитории. На деловом форуме волонтёров может вести нетворкинг и доступ к профессиональной среде, на айтишном событии — другие интересы, на образовательном проекте — третьи.