13 вопросов, которые нужно задать себе перед организацией собственной конференции

Думаете, нужна ли вам своя конференция? Или конференция для партнёров, контрагентов и т. д.? Вместе с Наталией Франкель разбираемся, что учитывать перед организацией конференции.

Автор статьи: Наталия Франкель, организатор конференций SOLD OUT, «Суровый Питерский форум», «Белая конфа» и многих других. 

На связи Наталия Франкель. Ко мне часто приходят на консультации клиенты из бизнеса, которые хотят организовать собственную конференцию — для клиентов, партнёров, контрагентов, собственной базы.

Задачи могут преследоваться совершенно разные: 

• познакомить со своими услугами или продать свою продукцию или услуги 
• утеплить отношения с аудиторией 
• получить возможность познакомить разные сегменты своей аудитории 
• дать полезные знания или площадку для обсуждений 
• заякориться в качестве ядра индустрии или нишевого сообщества
• создать ещё одну точку контакта с теми, кто вам нужен/важен для решения конкретных задач.

Какие вопросы нужно задать себе перед тем, как встроить в график компании такое важное в качественной реализации событие, как собственная конференция?

 

1. Что ещё есть в нише? 

Анализируем все события конкурентов/коллег, вам в помощь — индустриальные календари мероприятий, поисковые системы, собственные знания, опросы/вопросы, заданные коллегам (куда ходят, кого слушают). Не концентрируйтесь только на конференциях, если вы планируете делать именно такой формат. Смотрите и на фестивали, и на хакатоны, и на вечеринки — никогда не знаете, что вас как вдохновит, так и натолкнёт на полезные мысли.

 

2. Чем ваше событие будет отличаться, в чём его уникальность? 

Сделать то же, что уже десять раз делали коллеги, не имеет смысла: современная аудитория пресыщена, избирательна, за её внимание борются одновременно десятки каналов влияния. Только если вы даёте уникальную, острую информацию, можете решить ключевые боли в индустрии или раздаёте волшебные таблетки — к вам придут. Ну или когда не прийти к вам означает получить чёрную метку на будущее. И то — дойдут не всегда, отвлекутся по дороге. Поэтому ответить на вопрос, в чём уникальность и шкалящая польза для аудитории на моем ивенте, — обязательный пункт.

 

3. Какой формат вы выбираете? 

Конференция? Премия? Конкурс? Мастермайнд? Презентация? Фестиваль? Забег? Шоу? Отраслевой рейтинг? Вечеринка с выступлениями в стиле TED? Фасилитации? Вариантов миллион, подумайте (опять же — не что вам удобно или хочется, а что нужно аудитории).

 

4. Чего ждёт и хочет ваша ниша? 

Отличный план — сделать ивент. Отличный план в квадрате — провести кастдев, чтобы понять, что именно будет пользоваться спросом и на что будут готовы идти люди. Не надо думать за них — спросите. Опросы в доступных вам каналах, онлайн и живые, помогут составить реалистичную картину (иногда она удивительна, вплоть до отказа от идеи что-то проводить).

5. Что вам важно донести до аудитории? 

Какие смыслы, сообщения, информацию? От этого зависят длительность, форматы, площадка, спикеры, активности. Не надо пытаться запихать всё придуманное в одно: вы можете делать линейку событий, под разные цели и задачи — разные форматы.

 

6. Когда вы планируете его проводить? 

 

Смотрите на производственный календарь, ивенты конкурентов и коллег, пиковые периоды в вашей нише, когда всем не до походов на ивенты, — государственные праздники, длинные выходные и «стрессовые» моменты типа 1 сентября. Когда ваша аудитория с большей охотой пойдёт на конференцию — в будни или в выходные? Вечером или днём? Не думайте за неё, если не знаете — проще спросить.

 

7. Кто будет управлять проектом? 

Огромная иллюзия большинства руководителей — что сделать конференцию/презентацию/гала-ужин — это что-то факультативное, с чем легко справится администратор / менеджер по персоналу в свободное от основной работы время. А это настолько не так, что ой-ой. 

Организация ивента — особенно большого, охватного, с разными активностями — это полноценная работа фул-тайм, иногда с ненормированным рабочим днём и периодически шкалящим уровнем стресса.

Ивент-менеджеры входят в топ-5 профессий по стрессу, вы знали? Так что не удивляйтесь, что у вас выгорят и уволятся в самый неподходящий момент те, кто должен был делать свою работу, но вы им поручили ещё и конференцию организовать. 

Решения — наём проектного сотрудника, наём сотрудника на фул-тайм, если в плане много событий, или обращение в агентство, которое закроет все задачи по организации и проведению вашего ивента.

8. Какие человеческие ресурсы вам нужны? Где вы их возьмёте? 

Здесь как раз отвечайте на вопрос «Сколько человек нужно, чтобы сделать этот ивент, на какой период, с каким объёмом занятости?» Не идеализируйте ситуацию, будьте реалистом. Пусть люди останутся живы после окончания проекта и не выгорят в ноль.

 

9. Какие материальные ресурсы вам нужны? Где вы их возьмёте? 

Даже если у вас есть свой зал для проведения лекций и вы не собираетесь устраивать званый ужин после — вам всё равно нужен бюджет на материалы/раздатку, фотографа, видеосъёмку, трансфер спикеру. Бюджет события может складываться из сотен статей — зависит от его масштаба. 

Моя настоятельная рекомендация — не надо кроить и экономить. Если от вашего события останется странное послевкусие и ощущение тотальной нехватки бюджета — скорее всего, вы не то что не решите поставленные задачи, а оттолкнёте от себя тех, кто был к вам лоялен.

Будьте щедрыми, не экономьте. МелочиНеМелочи, помните же?) Материальные ресурсы — это не только деньги, но и оборудование, оплата подрядчикам, расходники… Посчитайте всё и заложите ещё 20% про запас.

 

10. Какие нематериальные ресурсы вам нужны? Где вы их возьмёте? 

Люди, связи, контакты, доступ к труднодоступным спикерам, знакомство для получения скидки на классную площадку от партнёра, уникальные материалы и данные для презентаций. Что у вас есть? Не игнорируйте никакие возможности.

11. Какие KPI вы ставите? 

Сколько-то контактов, контрактов, лидов, партнёрств, распространённых материалов, продуктов, проданных услуг, определённые суммы подписанных соглашений? Подумайте, нельзя делать событие просто для галочки, если оно планируется как ивент для бизнеса.

 

12. Какие бенчмарки событий у вас есть? 

Что в них вам нравится и что вы хотите повторить? Изучайте рынок (не только своей ниши, но и любые другие. Моя коллега нашла гениальную идею для конференции крупного всем известного бренда на фестивале электронной музыки, и все были в восторге). Не ограничивайтесь только деловыми событиями, если делаете конференцию. Идеи вам может дать и выставка, и спектакль, и прогулка в парке.

 

13. Чего точно не должно быть на вашем событии? 

Ну вот прямо если это будет — вы не будете удовлетворены. Например, у меня жёсткое ограничение на рекламу и стенды определённых категорий товаров и услуг на моих событиях. Могу себе позволить зарабатывать деньги по-другому и не брать их с тех, кто мне по смыслам и ценностям не близок.

Ответив на эти вопросы подробно и конкретно, вы сможете с большей долей вероятности создать и провести крутое событие, получить результаты и масштабироваться в дальнейшем. Удачи!

Много разного и классного пишу в личном канале https://t.me/ffrankel. Подписывайтесь!