Как организовать конференцию с небольшим бюджетом

Конференция, бизнес-ланч или митап — бывает, что на организацию делового мероприятия нет большого бюджета, но оно вам нужно. Не беда. Давайте посмотрим, на чём можно сэкономить или дополнительно заработать.

Общие организационные моменты

Ваша главная задача при организации делового мероприятия с ограниченным бюджетом — посчитать все статьи расходов и просчитать затраты на всё с точностью до рубля. 

Они будут примерно такими:

• аренда площадки и оборудования 
• спикеры (оплата выступления, проезда, проживания и т. д. — в зависимости от договорённостей)
• маркетинг
• кейтеринг
• полиграфия (раздаточные материалы участникам события)
• фото- или видеосъёмка. 

Если посмотреть на этот список, уже можно предположить статьи экономии. Например, это маркетинг, полиграфия, контент на событии. Или, возможно, вы договоритесь со спикерами из своего города о том, что они выступают бесплатно. 

Прежде чем начинать детальные расчёты, определитесь со следующим:

• цель мероприятия
• количество спикеров
• количество гостей
• длительность события. 

Это поможет понять, какой должна быть по величине площадка, сколько нужно будет раздаточного материала, воды и т. д. 

Далее каждый пункт затрат нужно записать в таблицу и подумать, что именно нужно будет покупать. Так вы наглядно представите всю картину и сможете эффективно управлять своим бюджетом.

Например, вы считаете затраты на кейтеринг. Сюда можно внести затраты на воду, кофе, закуски или фуршет. Далее — варьировать. Вода — то, от чего не стоит отказываться, она должна быть в бесплатном доступе. Кофе можно продавать, а не давать бесплатно. Фуршет можно заменить на лёгкий перекус печеньками, конфетами, фруктами. 

Начинайте с сильной идеи мероприятия, которая вдохновляет вас, которая служит свежим дыханием для рынка ивентов.

Если сам ивент классный, то вам простят платный кофе и баннер вместо фотозоны. Но если вы делаете то же, что и конкуренты, только хуже — это может стать фиаско.

 

Как сэкономить

Теперь разберёмся подробнее с тем, как распределить небольшой бюджет. 

 

Определите цель мероприятия

Прежде чем начать планирование, чётко определите цель вашего мероприятия. Это поможет сосредоточиться на необходимом и избежать лишних затрат.

Например, ваша цель — собрать людей на бизнес-тренинг и продать свой основной продукт с высоким чеком. В таком случае вам нужно будет сосредоточиться на пользе своего доклада, сделать его интересным и нужным, провести опрос среди своей аудитории и узнать, какие боли люди сейчас хотят решить с вашей помощью.

Если цель — получить доход, тогда важно продумать деловые активности и наполнить мероприятие ценностью, которую вы сможете продать аудитории подороже. В этом случае вы можете найти спикеров, готовых заплатить за выступление, договориться с партнёрами о том, чтобы предоставили подарки аудитории и т. д.

 

Выберите доступное место

Ищите недорогие или бесплатные места для проведения мероприятия. Например, это могут быть местные библиотеки, общественные центры или даже офисные помещения. 

Можно договориться с небольшим кафе о бизнес-завтраке. В этом случае кафе будет бесплатной площадкой, а каждый посетитель, например, сделает заказ на фиксированную сумму. В итоге все в прибыли.

Используйте технологии

Воспользуйтесь онлайн-платформами для регистрации участников или мобильным приложением. Например, https://ruvents.com/, https://www.eventboost.com/.   

Используйте нейросети, чтобы облегчить рутинные задачи. Например, с помощью ChatGPT можно быстро делать тексты для рассылок и постов, с помощью Midjourney — создавать картинки и видео к текстам. 

Также нейросеть может помочь в исследовании аудитории: провести анализ кастдевов или предложить популярные возражения, которые нужно закрыть контентом, чтобы продать билеты.

 

Партнёрьтесь с местными бизнесами

Партнёрство с местными компаниями может помочь вам получить скидки на услуги, например на кейтеринг или аренду оборудования.

Чтобы сотрудничество было эффективным, подумайте, какие услуги вам нужны для полноценного мероприятия. Найдите местный бизнес, который может предоставить эти услуги. Проанализируйте свою целевую аудиторию и с учётом этого составьте персональное предложение для каждого партнёра. «Продайте» свою идею. Люди могут согласиться предоставить услуги бесплатно, если вы собираете их целевую и горячую аудиторию.

   

Минимизируйте расходы на еду

В зависимости от того, какая аудитория к вам приходит, какие у неё запросы, какую стоимость люди платят за входной билет, выберите, на чём можно сэкономить в еде. 

Например, предложите лёгкие закуски и напитки вместо полноценного обеда. Или поставьте точки с платной едой по доступным ценам, чтобы люди оплачивали перекус сами. Или подготовьте бесплатные угощения, просто в небольшом количестве: 2–3 вида печенья, чай и кофе.

Привлекайте волонтёров

Если вас знают в индустрии, мероприятие интересное и привлекает людей, то вы можете продавать волотнёрам саму идею участия в нём и будущий опыт. 

Например, предлагайте поработать с вами начинающим организаторам, которые хотят получить рекомендации. 

Работа волонтёров не оплачивается, но продумайте, как вы можете их отблагодарить. Даже сертификаты или грамоты могут стать хорошей идеей, чтобы в конце мероприятия наградить людей за работу и отметить заслуги каждого.

Придумайте недорогие активности

Создайте интересную программу с активностями, которые не требуют больших затрат. Например, это могут быть открытые обсуждения или нетворкинг.

Откажитесь от дорогих фотозон, нетворкинга, который требует привлечения 5 и больше волонтёров. 

Можно, например, не делать браслеты для нетворкинга, но поставить стену для обмена контактами и обойтись только одним баннером. Не приглашать музыкантов на закрытие, но провести зарядку или мастер-класс по танцам.

Рекламируйте мероприятие бесплатно

Чтобы получить бесплатные охваты, по максимуму используйте собственные страницы в соцсетях. Делайте регулярные посты, разгоняйте комментарии, чтобы люди включались в обсуждение.

Просите друзей и знакомых рассказывать о вашем мероприятии и рекомендовать на вас подписаться. Притом не стесняйтесь просить об этом не один раз, напоминайте о себе. 

Сотрудничайте с городскими пабликами и СМИ, пишите на агрегаторы ивентов с просьбой разместить анонс вашего мероприятия.

 

Сосредоточьтесь только на ЦА

Можно уменьшить количество приглашённых и сфокусироваться только на целевой аудитории. Пригласите тех, кто действительно заинтересован в вашем мероприятии. 

Например, если мероприятие бесплатное, можно нагнать ажиотаж и просить заполнить анкету, по результатам которой вы сами будете приглашать людей. 

Или продумать смыслы, которые вы будете транслировать в контенте, чтобы отсеять нецелевых гостей. Например: «Мероприятие для бухгалтеров с опытом от 5 лет».

Используйте собственные ресурсы

Если у вас есть оборудование или материалы, которые можно использовать, не тратьте деньги на аренду. Также можно договариваться о сотрудничестве с ведущими, работающими на своём оборудовании. Даже просто принести свой ноутбук — тоже ок, если он тянет показ презентации и не зависает. 

Сюда же можно отнести мебель, стойки регистрации (взять обычные столы для этого), скатерти, занавески и т. д. 

Составьте список того, что вам нужно для мероприятия, и подумайте, на что вы можете заменить оборудование из собственных запасов. Вдруг у вас на балконе 10 банок с закрутками, которые нужно съесть, и вы можете поставить их в качестве закусок на стол?

 

Выберите небольшую сцену

Если на мероприятии предусмотрена сборная сцена — это то, на чём как раз можно сэкономить. Откажитесь от больших эффектных конструкций в пользу лаконичных и простых в сборке. 

Как правило, люди меньше всего внимания обращают на внешний вид сцены. Просто украсьте её красивой подсветкой.

 

Упрощайте декор

Используйте простые и недорогие элементы декора. Например, на Новый год можно выбрать для украшения простой дождик, проектор звёздного неба, обычные гирлянды. 

А на конференции можно и вовсе отказаться от него — на площадке может быть даже не нужно никакое украшение, если она сама по себе стильная. 

 

Запланируйте мероприятие в будние дни

Мероприятия в будние дни могут обойтись дешевле, чем в выходные, так как многие места предлагают скидки в это время. Так вы сможете сэкономить на площадке, на услугах ведущих, кейтеринга и т. д. 

 

Записывайте мероприятия

Постарайтесь заказать съёмку вашего мероприятия, если на площадке работает видеограф. Например, потом вы можете продавать записи полезных материалов и заработать на этом. 

Также вы можете делиться записями в социальных сетях, чтобы привлечь внимание к будущим событиям. По сути, у вас получится много контента для нарезки коротких роликов и продвижения. 

Кроме того, вы можете использовать видео как часть продающей воронки — например, вести подписчиков на бесплатный мастер-класс, а далее продавать участие в следующем мероприятии со скидкой или свои услуги.

Используйте местные таланты

Пригласите местных спикеров или музыкантов, которые могут выступить бесплатно или за небольшую плату. 

Например, местная кавер-группа может обойтись недорого, а также придёт с собственной аппаратурой, сама подключится и сама всё соберёт после себя. Зато это выступление добавит изюминки вашему событию.

Также можно сокращать музыкальную программу: предложить ребятам отыграть не часовой концерт, а 30-минутный в обмен на рекламу. 

 

Сократите время мероприятия

Короткие мероприятия могут быть более эффективными и менее затратными. Например, вы можете сократить время между докладами с 30 минут до 15 и тем самым сэкономить на времени аренды площадки. 

Или провести один нетворкинг вместо трёх, зато целевой для ваших гостей. Для этого нужен опытный ведущий, который знает механики нетворкинга и понимает, как за один час познакомить людей между собой и помочь обменяться нужными контактами.

На чём нельзя экономить

Есть вещи, на которых, как бы ни хотелось, экономить нельзя. Иначе вы рискуете потерять свою репутацию и больше не провести подобный ивент, потому что к вам не придут. Что это?

• Свет и звук

Несмотря на то, что вы можете использовать своё оборудование на площадке, предварительно протестируйте его качество. Убедитесь, что звук не «шипит», микрофон не пищит. 

Лучше спросить совета у технического специалиста и прислушаться к опытному человеку.   

• Качество продуктов

Можно экономить на еде, сокращать количество блюд, но нельзя жертвовать качеством. Например, лучше угощать людей свежим печеньем, чем бутербродами с сомнительной рыбой или дешёвой колбасой. 

Лучше сократить объём самой порции, чем положить полную тарелку жирных наггетсов, на 70% состоящих из хлеба, а не из курицы.

• Ведущий

Это тот человек, который может превратить даже бюджетное мероприятие в весёлое, интересное и запоминающееся. Умело пошутить, подружить ваших гостей или нейтрализовать конфликты. 

Ведущий — всё-таки «лицо» вашего ивента. Вы должны знать, как он ведёт мероприятие, посмотреть его видео, послушать, как человек общается. 

Иногда лучше стать ведущим самому, если вам это нравится и у вас это получается, и провести ламповый ивент, зато душевно.

 

Где взять дополнительные деньги? 

Если математика никак не бьётся, подумайте о том, где вы можете получить дополнительный бюджет.

Мы неоднократно говорили, что делать мероприятие только на спонсорские деньги — всегда плохая идея. Старайтесь обходиться собственным бюджетом.

Но вот какие статьи доходов можно использовать дополнительно.

• Продажа билетов

Если вы планировали сделать мероприятие бесплатным, но посчитали и поняли, что это не получится, подумайте о том, за какую стоимость люди придут на событие.

Можно установить символическую цену на билеты, 500–1 000 рублей, и преподнести это как организационный взнос.

А можно к обычным билетам добавить VIP-тарифы — например, предложить дополнительную услугу, обед с экспертом и бесплатную консультацию. 

• Продажа спикерских мест 

Вы можете выделить несколько мест для платных докладов — когда спикеры сами платят вам за возможность выступить и заодно познакомить людей со своим продуктом. 

Например, этот поток можно назвать «партнёрские доклады» и пригласить представителей «молодых» сервисов, которые будут полезны вашей целевой аудитории.

• Продажа своих продуктов на конференции 

Если у вас есть книги, курсы, консультации, то именно на конференции вы можете продавать это всё прогретой аудитории. Ключевое слово тут «продавать» — не просто поставить стойку с предложениями, а общаться с людьми, предлагать им ознакомиться с продуктом, протестировать и т. д.

Также можно предложить место на площадке для партнёров, которые продают мерч, книги, футболки и всё, что может быть интересно вашим гостям.