Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Продвижение событий Статьи

Как провести мероприятие в библиотеке

Разбираемся, как провести мероприятие в библиотеке, какие форматы ивентов возможны, что из активностей подготовить, где делать рекламу события.

Как провести мероприятие в библиотеке | 25 идей для мероприятий в библиотеке | Подготовка мероприятия в библиотекеИзображение: fusionbrain.ai

 

Плюсы мероприятий в библиотеке

Запах книг. Священная тишина. Строгая библиотекарша, которая, кажется, единственная, кто знает, где лежит та самая книга. 

Современная библиотека мало чем отличается от той, что запомнилась нам в студенчестве, но в ней появилось кое-что другое: возможность проводить ивенты и использовать новые технологии. Сюда с удовольствием приходят, чтобы погрузиться в особенную атмосферу. В библиотеке есть совершенно уникальные плюсы для ивентов.

  • Обстановка. Как ни крути, каждый из нас становится немного тише, когда оказывается в этом пространстве. А значит, больше сосредоточен на том, что происходит внутри.
  • Сотрудники. Эти люди сами заинтересованы в том, чтобы привлекать читателей, и, как правило, полностью участвуют в подготовке ивента.
  • Оборудование. Скорее всего, часть оборудования для ивента уже есть: проектор, экраны, микрофоны, столы и стулья. 
  • Тепло и уют. И, возможно, даже местные коты.

Несмотря на обилие на площадке книжных стеллажей, список мероприятий, которые можно провести в библиотеке, огромный. И совсем не заканчивается автограф-сессиями и библионочью — здесь проводят даже показы мод. 

Самой библиотеке тоже выгодно проводить ивенты: благодаря им постепенно растёт количество посетителей.

Как провести мероприятие в библиотеке | 25 идей для мероприятий в библиотеке | Подготовка мероприятия в библиотекеНа фото — главное здание Российской национальной библиотеки, расположенной в Санкт-Петербурге, фото с сайта.

 

Что учесть при подготовке мероприятия в библиотеке

Используете вы библиотеку как площадку для своего ивента или проводите мероприятие для читателей — вот что нужно учитывать при подготовке. 

  • Цель мероприятия

Как в любом ивенте, всё начинается с ответа на вопрос: зачем? С какой целью вы проводите ивент? Например, привлечь молодых читателей в библиотеку, заработать на продаже мастер-класса, набрать новых подписчиков в личный аккаунт. Исходя из цели, подбирайте формат, активности, места для рекламы и пиара события. 

  • Целевая аудитория

Какая аудитория нужна вам, чтобы достичь поставленных целей? Здесь идёт стандартная работа: делаем описание каждого сегмента целевой аудитории, её предпочтений, желаний, ожиданий от ивента. Проводим опрос среди этой аудитории, чтобы разобраться со своими гипотезами. Например, хотят ли посетители на выставке получить ещё фуршет и нетворкинг или нет. 

  • Формат мероприятия

Исходя из описания целевой аудитории и целей рождается формат. Подумайте, что нужно включить в ивент, чтобы он был не скучный, разнообразный, превосходил ожидания людей. Например, вам нужно привлечь молодую аудиторию в качестве постоянных читателей в библиотеку. Вы выбрали целевой аудиторией школьников старших классов. Форматом может стать библионочь или экскурсия в закрытые фонды, куда не каждый может попасть.

  • Тема

То, что вы заявили в теме мероприятия, должно совпадать с наполнением и быть основой. Например, если ивент посвящён 3-часовой встрече с экспертом, который расскажет о профессии журналиста, то этому нужно посвятить 2,5 часа. А если на встрече к тому же хочет выступить библиотекарь и рассказать об истории библиотеки — уделить этому не более 10 минут.

  • Возраст гостей

От этого зависит время проведения ивента, оснащение, реклама, длительность. Например, пожилым людям нужны удобные сиденья, они охотно придут на мероприятие в будний день днём, пока ходит общественный транспорт. Молодым будет интереснее больше двигаться, переходить из зала в зал и посвятить ивенту вечер после учёбы или работы. 

  • Масштаб ивента

Можно провести маленькое мероприятие в одном зале библиотеки, а можно задействовать все этажи и прилегающую территорию на улице. Это нужно просчитывать в зависимости от того, сколько людей вы ожидаете, кто будет хедлайнером, какой бюджет заложен на рекламу. 

  • Оформление

Сюда можно отнести информационные плакаты, фотографии, шары, флаги, тематические фотозоны. Нужно создать атмосферу, которая соответствует тематике и дополняет её, и это тоже учесть в бюджете. 

  • Раздаточный материал

Мероприятие можно поддержать небольшими брошюрами, визитками, программами, историческими вырезками, цитатами и т. д. Например, если проводите квест в библиотеке, то нужно напечатать карту залов, если приглашаете людей на квиз — то распечатать турнирные бланки для каждой команды.

  • Техническое оснащение

Мероприятие часто дополняют видеорядом, а для этого может понадобиться проектор или оборудование для диафильмов, для музыкального ряда — компьютеры, флешки, микрофоны, колонки. 

  • Выгоды для гостей

Люди приходят на ивент за яркими эмоциями, чтобы получить что-то приятное, интересное. Например, пообщаться и сделать фото с известным человеком, получить ответ на свои вопросы, просто создать контент для соцсетей, поговорить с интересными людьми. Если организуете встречу с известным писателем, то договоритесь о том, чтобы он делал фото с желающими, если проводите игру, то приготовьте приятный приз команде победителей. 

  • Реклама

Даже маленький камерный ивент нужно рекламировать и пиарить. Обязательно закладывайте на рекламу хотя бы минимальный бюджет, чтобы не получить полупустые залы. О способах рекламы будем говорить далее. 

  • Партнёры и волонтёры

Чтобы сократить расходы на такой ивент, ищите как можно больше партнёров, которые предоставят вам свои услуги бесплатно. Например, напечатают раздаточные материалы, баннеры, подарят подарки гостям. 

А помогать с координацией, рассадкой гостей могут волонтёры — их работа оплату не предполагает, просто нужно найти идейных людей, которые искренне любят литературу, библиотеку и всё, что с этим связано. То есть они будут понимать свою социальную миссию в том числе.

Как выбрать тему мероприятия, чтобы люди пришли

Что учитывать, приглашая людей на библиотечный ивент. 

1. Актуальность темы

Тема должна быть интересна вашей целевой аудитории. Например, вряд ли пенсионеры придут на ивент, посвящённый раннему творчеству Пелевина, а молодёжь по доброй воле не затащишь на чтения нравоучительных рассказов. 

Если выбираете современную тематику, то нужно, чтобы она не была быстро проходящим трендом. Например, не нужно приглашать на дискуссию по экранизации книги «Ведьмак», хотя сериал вышел ещё полгода назад. 

2. Выступление экспертов по теме

Люди намного охотнее придут на ивент, где лекцию читает известный спикер. Это может быть писатель, поэт, публицист. Например, если проводите презентацию новой книги, то зовите её автора. 

3. Тема не заезжена

Тема может быть актуальной, но рассмотренной уже много раз со всех сторон. Например, лекция от эксперта на тему «Безопасность в цифровой среде» уже проходила в трёх кафе и одной библиотеке в одном городе. Или проходила полгода назад.

4. Тема позволяет достичь цели мероприятия, соответствует содержанию

Например, вы хотите продать на нём 100 экземпляров новой книги молодого писателя. Тему нужно посвятить конкретно книге, выбрать самые интересные идеи, сюжетную линию, рассказать о писателе, который будет её презентовать. Чтобы ожидания гостей совпали с тем, что будет на презентации, и они понимали, что смогут купить книгу, и были к этому готовы. 

5. Тема посвящена памятному дню

Например, поклонники Маяковского придут на ивент, посвящённый ему, в день рождения любимого поэта. Есть День литературы, День филолога, День работников СМИ, можно отмечать годовщину выхода культовой книги. Считайте, что создали дополнительный праздник для людей. 

Для того чтобы удачно выбрать тему, вы можете провести опрос среди подписчиков онлайн, спрашивать читателей офлайн: что им интересно, о чём хотели бы посетить лекцию, мастер-класс и т. д.

 

25 идей для мероприятий в библиотеке

Теперь разберём популярные форматы ивентов в библиотеке. Понятно, что при желании вы можете вписать совершенно другой ивент в этот список и он будет крутой, но это — то, что уже проверено и проходит на постоянной основе в разных городах.

 

1. Встреча с интересными людьми

Звёзды, представители разных профессий, с которыми можно поговорить буквально на расстоянии вытянутой руки. 

Это может быть пресс-конференция, презентация книги, автограф-сессия. Например, Диана Арбенина выпустила книгу «Снежный барс», а вы пригласили её в свой город на встречу с читателями, где она будет отвечать на вопросы и подпишет каждому свою книгу.

 

2. Музыкально-поэтический вечер

В библиотеке можно проводить концерты авторской песни, приглашать бардов, пианистов, музыкальные дуэты. Например, скрипку с пианино, гитару и виолончель. Это может быть вечер классической музыки в исполнении местных музыкантов, а завершение концерта — с хедлайнером, местной звездой. 

Такой концерт можно миксовать: например, приглашать поэтов читать свои стихи или стихи классиков, а потом их будет сменять музыка. Вечер для эстетического и литературного удовольствия для ценителей.

Фото — сайт Российской государственной библиотеки для молодёжи.

 

3. Перформанс

Это театрализованное представление. На таком мероприятии актёры разыгрывают сценки из книг, а зрители, например, могут угадывать, что за произведение им показали. Либо актёры оставляют от произведения только главную идею и делают перформанс на тему, предлагая свой вариант финала, например.

 

4. Библионочь

Мероприятие, которое проводится в тёмном читальном зале в свете фонарей. На нём читателей знакомят с разными книгами, сюжетами, героями. 

В эту ночь можно провести целую серию мероприятий — мастер-классы, перформанс, литературные чтения.

Фото — сайт Российской государственной библиотеки для молодёжи.

 

5. Творческая встреча

Такое мероприятие — возможность в неформальной обстановке пообщаться с представителями разных профессий и узнать о них больше. Например, поговорить с актёром, журналистом, художником, разузнать об особенностях и специфике их работы.

 

6. Библиофреш

Это встреча с разбором новинок книг, их обсуждение. По сути — дегустация свежих книг и знакомство с новыми авторами.

На фото — презентация сборника легенд «Кума сказывает…: предания о Канавинском районе», сайт Центральной городской библиотеки им. Ленина в Нижнем Новгороде.

 

7. Интервью

Можно провести интервью на выбранную тему с несколькими экспертами. Или затронуть ещё и смежные темы. Пригласить журналистов и отвести время на вопросы гостей из зала.

 

8. Поэтический вечер

На таком мероприятии люди читают стихи известных авторов или свои собственные. Это возможность показать себя, познакомиться с новыми талантами или просто послушать поэзию и разное исполнение уже знакомых строк.

Как провести мероприятие в библиотеке | 25 идей для мероприятий в библиотеке | Подготовка мероприятия в библиотекеФото — сайт Российской государственной библиотеки для молодёжи.

 

9. Дискуссия

Вечер-дискуссия обычно проводится на злободневную тему, которая вызывает эмоции, много вопросов и сейчас волнует людей. Сюда приглашают экспертов из разных отраслей, чтобы осветить вопрос с разных сторон. Например, обсуждая выбор профессии, можно подключать в дискуссию психологов, педагогов, статистов, представителей нескольких разных специальностей.

 

10. Книжный дресс-код

На таком мероприятии презентуют конкретно те книги, которые можно считать обязательной составляющей имиджа современного человека. Например, взрослым может быть интересно прийти и освежить в голове школьную программу, молодёжи — познакомиться с содержанием и смыслом шедевров мировой классической литературы.

На фото — мероприятие Литературное кафе «О буквах и смыслах», сайт Центральной городской библиотеки им. Ленина в Нижнем Новгороде.

 

11. Вечер хороших манер

Ивент, посвящённый вопросам этики: например, на нём можно учиться различать столовые приборы в ресторане высокой кухни, вести беседу, узнавать о правилах культуры в общественных местах. И заодно сразу тренироваться с собеседниками, собравшимися на мероприятии.

 

12. Поэтический батл

Это своеобразное соревнование современных поэтов. На батлы обычно активно собирается молодёжь. Это творческий ринг для ярких и самых смелых поэтов, потому что происходит на нём чистая импровизация. Например, нужно сочинить 4 строчки на тему, которую придумают зрители в зале.

 

13. Квиз

Знакомый формат интеллектуальной игры можно проводить в зале библиотеки, особенно если тема игры посвящена литературе, кино, истории, знаменитостям, путешествиям и т. д.

 

14. Квест

В библиотеке можно провести классный тематический квест: с заданием найти выход, секретную книгу, с привлечением актёров в образе писателей и т. д. Это заинтересует людей любого возраста.

 

15. Выставка

В библиотечное пространство идеально впишутся любые выставки: фотографий, картин, современного искусства, арт-объектов, одежды, книг.

Фото — сайт.

 

16. Экскурсии

Их можно проводить, например, в закрытые внутренние помещения, фонды, по зданию библиотеки, если у него есть история. Или показывать ранее запрещённые книги, тайные комнаты, главное книгохранилище.

Как провести мероприятие в библиотеке | 25 идей для мероприятий в библиотеке | Подготовка мероприятия в библиотекеНа фото — обзорная экскурсия по Главному зданию РНБ, подробнее на сайте.

 

17. Благотворительные акции

Такая акция может быть простой — например, организовать на территории библиотеки сбор ненужных людям книг, чтобы дать им вторую жизнь. И с более глубоким смыслом — например, пригласить поучаствовать в благотворительной акции для сбора помощи детям-инвалидам. Не только материальной, но и вещами, игрушками, рабочей силой, чтобы улучшить их условия проживания.

 

18. Мастер-классы

Мастер-класс по вязанию, любому другому рукоделию и не только. Например, это может быть мастер-класс по фотографии, работе с компьютерными программами и даже по причёскам. В спокойной библиотечной обстановке получится максимально сосредоточиться и чему-то научиться.

Как провести мероприятие в библиотеке | 25 идей для мероприятий в библиотеке | Подготовка мероприятия в библиотекеФото — сайт Российской государственной библиотеки для молодёжи.

 

19. Вечеринка

Здесь можно провести тематическую вечеринку и добавить познавательную часть. Например, рассказать об истории праздника, традициях, собрать книги о нём, открытки. Или повторить вечеринку из книги — например, Великий Гэтсби, бал из Евгения Онегина, торжественный приём и т. д.

 

20. День писателя, день рождения писателя

Где, как не в библиотеке, отмечать День писателя, День журналиста или день рождения Пушкина, Есенина. Любой такой день — повод собрать ивент и подобрать активности, видеоряд, подготовить небольшую выставку и устроить литературные чтения.

 

21. Настольные игры

Спокойный ивент для тех, кто хочет отдохнуть — поиграть в настольные игры. Например, «Имаджинариум», «Монополия», UNO. Можно разбить пространство на зоны с разными играми, собрать литературу, которая подходит по теме. Например, чтобы грамотно играть в «Монополию», не помешает ознакомиться с идеями из книги Карла Маркса «Капитал».

 

22. Тренинги

Разные семинары, лекции, конференции, интересные ЦА и обучающие её чему-то, хорошо проводить в библиотеке, где сама обстановка располагает: учиться и ещё раз учиться.

 

23. Чтения на английском языке

На такой встрече собираются те, кто учит язык и хочет практиковаться в произношении и восприятии речи на слух. Ведущий читает книгу на английском языке, помогает понять её, перевести и обсудить.

 

24. Чтения с экспертом

Можно проводить чтения профессиональной литературы с экспертом. Например, психолог читает книгу по психологии и по ходу разбирает ответы на вопросы, делает анализ текста. Из зала звучат вопросы, идёт живое обсуждение.

 

25. Арт-встреча

Ивент, на котором посетители рисуют картину под руководством мастера — например, про космос, цветы, пейзаж. Получается терапевтический эффект, когда люди в приятной расслабленной обстановке что-то творят.

Фото — арт-встреча «Мой внутренний космос», сайт Центральной городской библиотеки им. Ленина в Нижнем Новгороде.

 

Активности в библиотеке

Комбинируйте и добавляйте активности на каждое мероприятие, чтобы по максимуму взаимодействовать с аудиторией и сделать его ещё интереснее.

  • Фуршет. Лёгкие закуски, напитки, кофе скрасят любой вечер.
  • Животные. Если на ивенте будет котик или кролик, это добавит изюминку в атмосферу. Особенно если вы обсуждаете книгу, в которой это животное есть. Например, на дискуссии по «Мастеру и Маргарите» будет очень уместен чёрный кот.
  • Нетворкинг. Отведите время на живое общение людей в спокойной обстановке. Только обязательно предупредите их, что на мероприятии планируется нетворкинг, и расскажите, какой, чтобы гости могли подготовиться.
  • Фото- и видеосъёмка. Пригласите фотографа и видеографа, которые сделают классный ролик о мероприятии и бесплатные фото каждого гостя. Обычно эти материалы люди ждут с нетерпением и с удовольствием делятся в соцсетях.
  • Конкурс. Добавьте небольшой конкурс, например по номерам билетов или чеков, и разыграйте приятный приз. Если это презентация книги, то саму книгу. Или особенный читательский билет, или посещение закрытого зала библиотеки. Чтобы людям хотелось получить этот приз, расскажите о нём и донесите его ценность.
  • Фотозоны. Соберите фотозону, посвящённую событию. Например, если это день рождения Пушкина, то можно разместить его ростовую куклу, сделать баннер с самыми популярными цитатами писателя.
  • Стена для знакомств. Если рабочие контакты неактуальны для мероприятия, позвольте людям просто познакомиться друг с другом. Например, на стене контактов каждый сможет оставить свой контакт и написать, кого ищет: друга или что-то большее.
  • Продажа мерча. Можно сделать ограниченную партию мерча: кружки, футболки, кепки, канцтовары — и открыть небольшой магазин на один вечер. 
  • Беспроигрышная лотерея. Подготовьте, например, небольшие подарки для каждого гостя: ручки, конфеты — и предлагайте каждому на входе вытащить его наугад.
  • Предсказания. Играли в предсказания по книгам? Самое время. Суть в том, что человек выбирает страницу книги и номер строки сверху или снизу, а ведущий зачитывает это как предсказание. 
  • Живая музыка. Если формат позволяет, пригласите музыкантов, которые будут играть во время пауз на мероприятии или после него. Можно освободить пространство для танцев и устроить мини-вечеринку в конце ивента.
  • Дегустация или чайная церемония. Отведите одну зону под чаепитие: ведь читать книги особенно уютно за чашечкой горячего чая. Соберите несколько сортов чая, дополните маленькими конфетками — и получите приятную активность.
  • Дополненная реальность. С помощью специального VR-оборудования можно погрузить гостей в дополнительную реальность — например, в шлеме они смогут увидеть литературных героев прямо в библиотеке. 

Дополняйте ивент небольшими фильмами, музыкой, видеорядом, чередуйте форматы взаимодействия с аудиторией и комбинируйте их. Например, на конференции про космос можно устроить арт-вечеринку и заодно провести выставку фотографий, сделанных из космоса, а в фотозону поставить скафандр, чтобы каждый гость мог его примерить и сделать фото на память.

Продвижение мероприятия в библиотеке

Когда у вас готово всё: есть цель, целевая аудитория, выбрана тема, формат ивента, — осталось заняться продвижением. Запускайте рекламу.

Как продвигать ивент:

  • разместить баннеры на входе в библиотеку и по дороге к ней
  • разместить пост с приглашением в группе в соцсетях и запустить таргет
  • добавить информацию на сайт библиотеки и запустить рекламу в Яндекс Директ
  • давать флаеры с приглашением посетителям библиотеки
  • найти партнёров, которые также будут рекламировать ивент
  • разместить рекламный пост в городских пабликах
  • заказать рекламу у местных блогеров
  • добавить информацию в карточку на Яндекс Картах в раздел «Истории»
  • разместить рекламу в городском транспорте
  • дать рекламу на местном радио.

Напишите пресс-релиз и расскажите о мероприятии — его можно отправить на местные телеканалы и пригласить СМИ. 

Поскольку это локальный ивент, можно смело идти ногами туда, где находится ваша целевая аудитория: в школы, на мероприятия, — и договариваться, например, с директором о том, что он пригласит людей на ваше мероприятие.

Не забывайте подключать сарафан и просить друзей, знакомых, постоянных читателей библиотеки рассказывать о мероприятии и отмечать вас в соцсетях после него.

 

Ошибки в подготовке мероприятия в библиотеке

Очень хорошо в локальных мероприятиях работает сарафан: человеку понравилось, он пришёл второй раз и привёл с собой друга, а ещё посоветовал всем знакомым и поделился восторгом. 

Из-за чего можно получить негативные отзывы и потерять публику? 

  • Содержание не соответствует заявленной теме

«Сказали, расскажут о запрещённых книгах СССР, а по факту почти два часа рассказывали историю библиотеки». 

Не пытайтесь выехать на кликбейте и показать мероприятие более интересным, чем оно есть. Не создавайте завышенных ожиданий у людей. 

  • Подача не соответствует ЦА

«Сначала мы полчаса провели стоя на выставке, и это после рабочего дня, а потом голодные сидели и слушали лекцию по цифровой безопасности, которая рассчитана, скорее, на стареньких бабушек, которые вообще ничего не понимают в интернете».

Общайтесь со своей аудиторией, спрашивайте, что люди хотят получить на мероприятии, и давайте им ещё больше хорошего, чем они ожидают. Например, угостите всех бокалом шампанского и лёгкими закусками, если пригласили на вечерние литературные чтения. 

  • Мероприятие не соответствует уровню подготовки ЦА

«Может, и интересно, но ничего не понятно. Какой-то профессор два часа читал лекцию про космос с какими-то сложными терминами, почувствовал себя тупым».

Опять же, честно и подробно рассказывайте о том, что будет на ивенте, и понимайте, какие люди придут на него. Настраивайте рекламу на более узкие сегменты ЦА, описывайте программу, изучайте свою ЦА. 

  • Затянутое мероприятие

«Первый час было ещё интересно, рисовали красивые цветы, но когда прошло уже два часа, а мы всё ещё дорисовываем тени на листьях, уже спина разболелась и просто хотелось поскорее уйти».

Исходите из того, кто ваши гости, что им интересно и что самое ценное они могут получить, а что лучше отложить на следующую встречу. Продумайте тайминг встречи, сделайте генеральный прогон и оцените, где можно сократить, а где, наоборот, нужно не торопиться и дать побольше времени. 

  • Нет взаимодействия с участниками

«Пришли, сначала долго искали вход, никаких указателей, сдали куртки, какая-то женщина сделала замечание, что громко разговариваем. Потом молча сели и просидели час, слушая, как женщина читает книгу».

Ивент — это обмен энергией, и очень важно дать понять гостям, что они желанные и важные. Встретить на входе, проводить, вручить раздаточный материал, задавать вопросы, спрашивать мнение и т. д. 

Учитывайте также сезонность: когда на улице настала весна, за окном — тёплое лето, людям не хочется проводить несколько дневных часов в стенах библиотеки, в таком случае мероприятие можно проводить в смешанном формате. Например, выставка — на улице на прилегающей к библиотеке территории, игра — внутри. Литературные чтения можно провести в уютном внутреннем дворике библиотеки, а если в ней есть выход на крышу — это вообще здорово.

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Даю согласие на обработку персональных данных и принимаю условия политики конфиденциальности
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даём комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.

--> ;