Как открыть ивент-агентство: пошаговая инструкция

В статье — 5 шагов, как открыть ивент-агентство, и как минимум 14 ошибок, которые могут подстерегать вас на пути. Разберёмся, как стать владельцем ивент-агентства безболезненно и эффективно.

Создать собственное ивент-агентство — мечта многих ивент-менеджеров. Рассмотрим процесс со всех сторон, выявим «подводные камни» и подумаем, как их обойти.

5 шагов, чтобы открыть собственное ивент-агентство.

 

1. Подготовительная работа

Это «нулевой», но очень важный шаг, на котором вы анализируете свои возможности, отрасль в целом и спрос на услуги ивент-агентства, конкурентов и ещё кучу вещей.

Да, неинтересно и занудно, но без этого шага вы будете всё делать на авось. Ивент-агентство — это бизнес, и к нему нужно подойти серьёзно. Вы же не покупаете джинсы, пока не примерили их? Вот и здесь: сначала «примеряемся» и только потом действуем.

 

Что точно не нужно делать?

• Открывать ивент-агентство, не имея базовых знаний об отрасли ивентов

Сначала нужно пройти обучение, попробовать себя в качестве волонтёра, соорганизатора, помощника ивент-менеджера. Посмотреть на отрасль изнутри, понять, ваше это или нет, набраться опыта и знаний. 

• Создавать агентство сразу, как только вы решили стать ивент-менеджером

Если вы уже прошли обучение и уверены в себе как в ивент-менеджере, это тоже не повод бросаться «с места в карьер». Побудьте волонтёром, попробуйте организовать несколько небольших мероприятий самостоятельно, помогите в организации масштабного мероприятия… В общем, наберитесь опыта и посмотрите, как это делают другие. 

• Открывать агентство, не поработав при этом в чужом

Да, можно устроиться к потенциальным конкурентам и посмотреть, как выглядит работа агентства изнутри: сколько клиентов, сколько мероприятий организуется, есть ли спрос и сколько за это платят. Заодно посмотрите, какие сотрудники там работают: кто в штате, а кто — на подряде, какие функции выполняют и какие в целом вам потребуются сотрудники.

Фото: сайт

 

Что ещё нужно проанализировать

• Есть ли вообще спрос в вашем городе?
• Сколько агентств уже открыто? Сколько у вас потенциальных конкурентов?
• Чем вы можете выгодно отличаться от конкурентов?

 

2. Планирование

На этом этапе важно определиться, на каких мероприятиях будете специализироваться, кто ваша целевая аудитория, как будете оформлять бизнес, а также просчитать финансы.

 

Определить специализацию

Нишевание позволяет больше зарабатывать и быть в топе в конкретном направлении. Совсем не обязательно, что ваше агентство будет организовывать и проводить только свадьбы. Но очень важно помнить: организация отраслевой конференции, свадьбы или корпоратива — это организация совершенно разных событий, вряд ли получится быть на высоте, если хвататься за всё.

 

Определить целевую аудиторию

В зависимости от того, какие мероприятия вы будете проводить, у вас будет разная целевая аудитория и разные способы до неё достучаться.

 

Определиться с типом бизнеса

Можно открыть ИП или ООО. Ошибкой будет начинать работать без оформления, не платить налоги и принимать деньги на карту. Кажется, что такой способ более выгодный (ведь в статье расходов нет налогов и взносов), однако последствия могут быть плачевными.

Вполне можно начать работать как ИП, а дальше при необходимости перейти на ООО.

 

Спланировать финансы

Это будет предварительная смета, однако очень важно в ней сразу предусмотреть все ключевые моменты.

• Фонд оплаты труда

Какие вам нужны сотрудники и как они будут с вами сотрудничать: постоянно или попроектно.

Вы можете оформить их как работников (по трудовому законодательству и с уплатой всех взносов и налогов) или сотрудничать с ними как с ИП и самозанятыми. В зависимости от того, что выберете, расходы будут разные — и стоит их заранее планировать.

• Расходы на аренду площадок

Вы можете сотрудничать с определёнными площадками на постоянной основе или под каждое мероприятие выбирать новую — в любом случае нужно учесть расходы на аренду, залог за сохранность имущества, штрафные санкции за задержку/отмену мероприятия и т. д.

• Расходы на оборудование, реквизит

Вначале, возможно, не стоит сразу закупать тонны оборудования, декора и реквизита. Проведите несколько мероприятий, посмотрите, что вам действительно понадобилось, посчитайте целесообразность приобретения.

Например, дымовая машина — это необязательный атрибут каждого мероприятия. И, если заказчик хочет добавить дымовые спецэффекты, можно привлечь подрядчика с качественным, разнообразным и дорогим оборудованием. 

• Транспортные расходы

Если транспортировать нужно много всего, возможно, потребуются услуги транспортной компании или грузовые такси / каршеринг. 

Вполне может быть, что рано или поздно вы обзаведётесь собственным «ивентным» транспортом, но на первых порах нет смысла сразу покупать условную «Газель». 

Посчитайте, сколько вам будут стоить разные способы транспортировки, как быстро окупится собственный транспорт, кто может быть водителем и т. д. 

• Расходы на ведение бизнеса

Если вы хотите сразу открыть офлайн-точку (офис), то обязательно включите расходы на аренду, коммуналку, налоги и т. д. Не исключено, что вы захотите добавить больше мебели и оборудования, чем есть в арендуемом помещении, — это тоже расходы. 

Нелогично сразу выкупать помещение, но, если вдруг у вас есть пустующее пространство, — отлично! В таком случае расходы будут на его ремонт и оснащение необходимой мебелью и техникой. 

С другой стороны, вы можете пока не иметь офлайн-офиса: менеджер отдела продаж может общаться с клиентами по телефону и в соцсетях, а все детали мероприятия обсуждать с выездом на дом или при встрече на нейтральной территории. Это, конечно, немного бьёт по имиджу, но сокращает расходы, которые и так существенны в первое время. 

Кроме того, не забывайте про налоги и взносы, которые нужно платить ИП/организации. 

Сюда же включаются вроде бы небольшие, но тем не менее расходы — например, привлечение бухгалтера или обслуживание расчётного счёта. Не забывайте также про расходы на эквайринг и другие банковские сервисы.

 

 

• Рекламные расходы и др.

Чтобы о вас узнали, вам нужно рекламироваться: в соцсетях, на радио и телевидении, на афишах и листовках… Чем больше способов, тем лучше: если о вас будут говорить «из каждого утюга», больше шансов, что у вас будет очередь из клиентов.

Заранее запланируйте рекламный бюджет и начинайте постепенно привлекать клиентов.

Фото: сайт

 

6 типовых ошибок при финансовом планировании

 

1. Сделать смету «широкими мазками»

Конечно, до копейки просчитывать не нужно, да и на этапе планирования не получится. 

Тем не менее суммы «с потолка» или сильно уменьшенные/округлённые дадут неверную картину расходов и, соответственно, рентабельности бизнеса. Это может привести к разочарованию и финансовым проблемам. 

В финансовом планировании лучше быть пессимистом и вписать в расходы даже больше, чем есть на самом деле.

 

2. Не учитывать «мелкие» расходы

Например, оплата такси — это 500 рублей. Но за всё мероприятие такси, возможно, придётся вызвать десятки раз — и тогда в расходах появится крупная неучтённая сумма. 

Лучше спланировать все возможные расходы и заложить даже больше денег, чем нужно.

 

3. Не учитывать комиссии, налоги, взносы и т. д. 

Например, человек заплатил вам за билет 1 000 рублей. Вроде бы всё логично: расходы на человека условно составляют 500 рублей, заплатил он 1 000, дельта (то есть наша прибыль) — 500.

Как бы не так! С каждого билета — налог (например, 6% на УСН), а также комиссия за эквайринг (условные 5%). И это самый минимум, который нужно учесть.

 

4. Не брать дельту на непредвиденные расходы

Вот вы просчитали смету, учли (вроде бы) все расходы… Но вы приняли во внимание только то, что смогли вспомнить и «предвидеть». Самые страшные — это непредвиденные расходы, которых никто не ждал.

Лучше выделить под непредвиденные расходы некоторый запас денег, прибавив к смете 5–10% (возможно, больше, это будет зависеть от общего бюджета мероприятия).

 

5. Забыть про зарплату себе

Не забудьте, что вам нужно что-то есть)) И, когда планируете зарплаты/вознаграждение сотрудникам и подрядчикам, помните о себе.

Однако будьте готовы к тому, что в первые месяцы у вас вряд ли будет большая зарплата…

 

6. Не иметь резервного фонда

Здорово, когда мероприятия идут одно за другим, команда работает и зарабатывает себе вознаграждение. Но может быть и так, что на рынке спад, мероприятий нет — а кушать хотят все.

При финансовом планировании нужно обязательно сформировать финансовый резерв на случай спада продаж.

А также иметь план Б на случай, если собственных денег на это не хватает.

 

3. Сбор команды

Важно определиться, какая часть команды будет привлекаться постоянно, а какая — попроектно, или это будут подрядчики. 

Какие сотрудники нужны в ивент-агентстве?

• Менеджер по продажам

Не зря мы вынесли этого сотрудника на самый верх, так как от его работы будет напрямую зависеть загруженность организатора мероприятий. 

Менеджер будет искать новых и вести текущих клиентов, рассказывать о деятельности агентства. 

Желательно сразу нанимать человека с опытом в вашей нише и дополнительно провести обучение по продукту: что у вас за агентство, на чём специализируетесь, какие есть конкурентные преимущества и фишки. 

• Организатор мероприятий

Это можете быть вы как создатель ивент-агентства или нанятый сотрудник. Функционал будет зависеть от опыта, знаний и умений. 

Что можно отдать на аутсорс?

• Маркетинг

В эру соцсетей и поиска в интернете вам 100% нужно сообщество, контекстная реклама, таргет, посевы, выдача на карте… И вот это вот всё. Можно, конечно, разобраться самостоятельно, но быстрее и дешевле, если этим займётся профессионал. Особенно тот, у которого есть опыт в раскручивании ивент-бизнеса. 

• Фото-, видеосъёмка

Не всегда на мероприятии нужна фото- или видеосъёмка от вас — вполне возможно, что у заказчика уже есть договорённости. 

• Спецэффекты

Не на каждое мероприятие понадобится дым, фаер-шоу и другие спецэффекты. Лучше иметь контакты нескольких надёжных подрядчиков и связываться с ними при необходимости, чем держать таких сотрудников в штате. 

• Декор

Под каждый тип мероприятия будет разный стиль и декор. И вполне возможно, что один декоратор не сможет одинаково хорошо справляться с такими задачами.

Логично иметь предварительные договорённости с несколькими декораторами, у которых есть собственный пул помощников и поставщиков всего необходимого. 

• Ведение мероприятия

Аналогично с предыдущими пунктами: у заказчика могут быть свои договорённости и пожелания, поэтому иметь контакты нескольких проверенных ведущих — да, иметь постоянного ведущего — скорее, нет. Но это будет зависеть от вашей специализации и особенностей проведения мероприятий. 

• Музыка

Она может быть у ведущего, или у заказчика будут свои пожелания. Или даже площадка сама предоставляет свои услуги. 

• Сценарий

С одной стороны, это функционал организатора мероприятия — практически поминутно продумать сценарий. 

С другой стороны, у ведущего, заказчика, координатора и других участвующих лиц могут быть свои пожелания и договорённости. 

• Транспорт

У вас может быть договорённость с транспортной компанией или даже со знакомым на «Газели», а можно понадеяться на такси или привезти всю команду и оборудование на своём автомобиле. 

• Бухгалтер, юрист

Не забудьте и про этих важных людей: бухгалтер поможет вовремя заплатить все налоги и взносы и подскажет, как оптимизировать налогообложение, чтобы легально заплатить меньше. А юрист сможет грамотно составить договоры с клиентами и подрядчиками.

Фото: сайт

 

4. Договорённости

Предварительный план есть, сотрудники наняты — пора готовиться к «запуску» проекта. С чего начать?

• Договорённости с площадками

Составьте список площадок в вашем городе, которые подходят под ваш формат мероприятий.

Уточните цены и условия, а также по возможности договоритесь о долгосрочном сотрудничестве на более выгодных условиях. 

• Договорённости с подрядчиками

По рекомендациям, отзывам и личному общению составьте список надёжных подрядчиков, которые могут вам понадобиться. 

• Реклама

Создайте сообщество в соцсети (выберите, какая больше подходит вашей целевой аудитории), оформите и упакуйте его, начинайте вести.

Параллельно задействуйте сарафанное радио и сообщите о вашем открытии, чтобы найти первых клиентов.

5. Открытие

Отнеситесь к каждому этапу подготовительной работы со всей серьёзностью. Тогда к дате открытия у вас уже будут потенциальные клиенты, договорённости с площадками и подрядчиками, а также понимание, кто вы, для кого и как будете работать.

Фото: сайт

 

Что не стоит делать сразу после открытия

• Занижать цену по сравнению с рынком и конкурентами

Демпинговать рынок не стоит. Кажется, что привлечь низкой ценой — это рабочий вариант, но на самом деле так вы будете дольше окупать вложения, а клиентам потом будет сложно объяснить, почему у вас взлетели цены.

Объективно оценивайте свою работу и работайте качественно, чтобы к вам клиенты приходили не из-за того, что дёшево, а из-за того, что хорошо. 

• Давать скидки и спецпредложения

Конечно, вы можете предложить скидки первым клиентам «в честь открытия», но привлекать клиентов только скидками — плохая идея. 

Не нужно надеяться на поток клиентов, которые «клюнут» на скидки. Потом вам будет сложнее продавать за полную стоимость, без скидок.

• Хвататься за всё и сразу

К вам пришли несколько клиентов с просьбой организовать корпоративный выезд, свадьбу, конференцию нефтяников и показ мод.

Вы радостно потираете ручки, но на самом деле нужно остановиться и расставить приоритеты. Помните о специализации и не распыляйтесь на всё.

Лучше сделать качественно 1–2 мероприятия, чем переоценить свои силы и возможности и «завалить» всё. 

• Быстро масштабироваться 

Не нужно сразу хвататься за сложные проекты или проекты в других городах. Отработайте схему на небольших, локальных мероприятиях, а потом уже с уверенностью беритесь за более серьёзные.

• Скупать всё, что видите

При проведении мероприятия вы можете обнаружить, что вам не хватает звукового оборудования и зонтиков от солнца. О, ещё нужны фирменные стаканчики. А ещё здорово было бы сделать блокноты для участников с нашим логотипом. А ещё — разработать супер-пупер сайт! И вообще, неплохо было бы поменять машину, а то как-то несолидно ездить на разваливающейся «Газели»…

Стоп! 99% из этих трат вам не нужны.

Расставьте приоритеты и сначала тратьте только на самое необходимое. На первых порах многое из того, что «жизненно необходимо», можно арендовать. И если спустя время вы понимаете, что вещь действительно нужная — тогда купить её с уверенностью, что вы точно будете её использовать. 

Открытие собственного ивент-агентства — это бизнес. И в любом бизнесе есть риски и непредвиденные ситуации. Важно не быть чрезмерным оптимистом и объективно оценивать свои возможности. 

Открывайте агентство не сразу, а уже имея знания и практический опыт — в том числе подсмотренный у конкурентов. Это поможет вам избежать болезненных промахов.

На старте работы сначала проводите несколько видов мероприятий, на которых вы специализируетесь. Лучше сделать себе имя на них, чем распыляться на всё и не иметь нигде успеха.

Обязательно собирайте портфолио: фото и видео, отзывы и кейсы, а также обратную связь после мероприятия. Не стесняйтесь просить клиентов рекомендовать вас знакомым. 

Не забывайте про рекламу и масштабирование — но не сразу, а по мере развития вашего ивент-агентства. 

Надеемся, что наша инструкция поможет вам пройти путь к открытию собственного ивент-агентства максимально быстро и безболезненно. И скоро мы услышим о новом крутом ивент-агентстве!