Как использовать заёмные деньги для проведения мероприятия и когда это безопасно

Концепция мероприятия готова, бюджет рассчитан, но нет нужной суммы? Хорошо, когда есть спонсоры или собственные сбережения. А если нет, где взять деньги на проведение мероприятия? Один из вариантов для организаторов — использование заёмных средств. В статье от экспертов Выберу.ру разберём, как снизить расходы, чтобы оптимизировать бюджет, и выбрать выгодный заём.

Основные статьи расходов на мероприятие

Бюджет зависит от формата, цели мероприятия, количества гостей. Основные пункты сметы расходов:

• аренда площадки
• оплата работы персонала
• оборудование: звуковое, световое и др.
• продвижение
• кейтеринг
• транспорт
• видеонаблюдение, охрана
• подарки и сувениры для гостей.

Дополнительные расходы: трансляция мероприятия, оплата услуг приглашённых специалистов (стилистов, осветителей, диджеев), видео- и фотосъёмка, интернет на площадке.

На чём можно сэкономить

Если бюджет ограничен, часть расходов можно сократить, а что-то сделать самостоятельно:

• создать простой сайт на WordPress или Tilda, чтобы разместить основную информацию о мероприятии
• использовать свою технику, мебель, декорации
• часть необходимого привезти на личном авто.

Если не хотите портить репутацию организатора, даже при небольшом бюджете не стоит экономить на таких расходах:

• продвижение. От рекламы напрямую зависит окупаемость мероприятия
• зал. Плохо, если он расположен в неудобной локации, не вместит всех гостей
• техническое оборудование и специалисты по его обслуживанию. От этого зависит качество света, звука, интернета
• соблюдение райдера. Приглашённые эксперты, спикеры или артисты откажутся выступать, а мероприятие будет испорчено
• еда и напитки. Для длительных ивентов нужны фудкорт или хотя бы кофе-брейк, иначе гости останутся голодными.

Теоретически можно оставить только базовые статьи расходов: зал, техника, оплата услуг персонала и приглашённых гостей. Например, роль координатора могут выполнить волонтёры за символическую плату или по бартеру, с перевозкой и установкой декораций помогут друзья, а для продвижения можно использовать бесплатные площадки в интернете.

Где взять нужную сумму на организацию мероприятия

Не все мероприятия планируются месяцами. Иногда идея возникает внезапно, воплотить её в жизнь хочется быстро, и тогда нужны деньги на проведение мероприятия.

Где найти бюджет:

• вложить свои средства
• найти спонсоров
• использовать краудфандинг
• взять кредит.

Личные деньги вкладывать проще всего: вы ни перед кем не отчитываетесь, принимаете все риски. Даже если мероприятие не окупается, теряете часть средств, но не остаётесь в долгах.

Со спонсорством сложнее.

• Реклама спонсора не должна выходить за рамки концепции мероприятия — странно рекламировать алкогольные напитки на семейном экофестивале
• Ваша ЦА и имидж ивента должны заинтересовать потенциального спонсора
• Поиск источников финансирования нередко занимает много времени

Альтернативный вариант — запуск кампании по сбору средств на краудфандинговых платформах. Чтобы собрать нужную сумму, ваше событие должно заинтересовать пользователей. Придётся постараться, чтобы рассказать о нём интересно и ярко: такие проекты привлекают внимание и быстрее закрывают сбор.

 

А что, если взять деньги на проведение мероприятия в банке?

Если решили брать кредит, главное правило: прибыль от мероприятия должна как минимум перекрыть основную сумму и проценты банку, чтобы не уйти в минус.

Идеальный сценарий: размер прибыли позволяет досрочно закрыть кредит, снизить переплату и заработать.

Первый этап — расчёт бюджета.

Сначала считаем сумму расходов: затраты на оборудование, аренду помещения, продвижение, услуги персонала, напитки, еду, полиграфию, мерч, декорации. 

По той же схеме считаем доходы: суммируем потенциальную прибыль от продажи билетов, платных услуг, финансирование от партнёров, спонсоров. Прибыль рассчитываем как разницу между доходами и расходами. Подробнее рассказали в статье «Как рассчитать бюджет мероприятия».

 

Три сценария при получении кредита

Первый — прибыли от проведения мероприятия нет, организатор уходит в минус

1. Например, заёмщик берёт кредит в банке на 2 млн руб. под 18% годовых, срок — 1 год. Переплата составит 200 230 руб., ежемесячный платёж — 183 360 руб.
2. Представим, что на организацию события потратили все 2 млн руб., а вернули только 1,5 млн руб.
3. Заёмщик досрочно погашает долг и отдаёт все 1,5 млн руб., но ещё должен банку 500 тыс. руб.
4. Если уменьшить срок, но сохранить сумму платежа, останется платить всего 3 месяца, а переплата уменьшится до 17 862 руб.
5. Если выбрать вариант с уменьшением платежа, переплата больше — 53 461 руб., но каждый месяц придётся платить чуть более 46 000 руб.

Второй сценарий — прибыли хватит только на погашение кредита

1. Мероприятие окупилось, но прибыли нет — организатор вкладывает и получает назад 2 млн руб.
2. Все 2 млн руб. он направляет на досрочное погашение кредита.
3. Банк начислит проценты только за те дни, когда клиент пользовался деньгами. Например, если прошёл месяц, переплата составит 30 584 руб.
4. Организатор всё равно уходит в минус — ничего не зарабатывает на мероприятии и платит проценты банку.

Третий вариант — вы вернули вложенные средства и заработали

1. В мероприятие вложено 2 млн руб., доход — 3 млн руб.
2. Через месяц заёмщик возвращает банку 2 млн руб. плюс проценты — 30 584 руб.
3. Считаем прибыль: 3 000 000 − 2 030 584 = 969 416 руб.

Совет: если решили занимать, не берите кредит заранее, так как проценты начисляются каждый день. Придётся платить даже за те периоды, когда вы не пользовались деньгами.

 

Как правильно возвращать долг

Что делать, чтобы погасить долг с минимальными затратами.

• Не берите кредит на минимальный срок. Это увеличит ежемесячный платёж. Если мероприятие не окупится, придётся платить банку из собственных сбережений. Выбирайте тот срок, при котором взнос в месяц будет подъёмным. Учтите, что большинство банков не дают деньги менее чем на 12 месяцев
• Продумайте план действий на случай, если прибыли с мероприятия не будет. Берите ту сумму, которую сможете погасить. Если не внесёте вовремя платёж, банк возьмёт неустойку до 20% годовых от суммы просроченного взноса, пока начисляет проценты, а когда уже не начисляет, то 0,1% за каждый день просрочки
• Не тяните с досрочным погашением. Есть два варианта: внести сразу всю сумму долга после получения основной прибыли от мероприятия или использовать частичное досрочное погашение поэтапно, например сделать первый крупный платёж сразу после продажи билетов

Кредитор не может запретить гасить долг полностью или частично раньше времени. Но большинство банков требуют, чтобы клиент направил уведомление о досрочном погашении минимум за месяц до даты возврата. Если уложитесь в 14 дней после заключения договора, уведомлять банк и ждать 30 дней не нужно — так переплата снижается ещё больше.

Как выйти в плюс и подстраховаться

Кроме грамотно рассчитанного бюджета и качественной организации, на успех мероприятия влияют ещё несколько факторов.

• Решены ли задачи события. Если презентовали продукт, важны упоминания бренда и охваты. Для корпоративных тренингов — обратная связь, вовлечённость сотрудников
• Учтён ли форс-мажор. Плохая погода может испортить мероприятие на свежем воздухе, а поломка техники — сорвать выступление спикера
• Правильно ли выбрана стратегия продвижения. Реклама молодёжного мероприятия в «Одноклассниках» не привлечёт целевую аудиторию
• Вовлечены ли гости в процесс. Частично мероприятие окупится за счёт продажи билетов, но аудиторию важно расшевелить и подвести к целевому действию с помощью тест-драйвов, интерактивов
• Какими были результаты мероприятия. Если появились положительные отзывы, публикации в СМИ, репосты записей, лайки, — вы всё сделали правильно

Чтобы подстраховаться, составьте план организации мероприятия, продумайте каждую мелочь, контролируйте бюджет. Представьте, что может случиться любой форс-мажор — на каждый составьте план Б. Это поможет собраться в экстремальных ситуациях.

 

Как выбрать выгодный заём

Разбираем последовательность шагов для выбора кредита на организацию мероприятия. Предварительно нужно провести для себя расчёты и всё сравнить. 

1. Решите, в каком статусе будете получать заёмные средства. ИП могут оформить два вида кредитов: для физлиц и бизнеса. Для юрлиц только один вариант — бизнес-кредитование.
2. Рассчитайте сумму. Если бюджета нет, добавьте около 10–20% на случай непредвиденных обстоятельств.
3. Выберите тип кредита. Крупную сумму до 30–50 млн руб. легче получить под залог недвижимости, авто. Обычные потребительские кредиты без залога — это максимум 5–8 млн руб. Больше может взять бизнес — до 15–30 млн руб. на любые цели и без залога.
4. Сравните условия для разной суммы, срока. Акцентируйте внимание на банках с высоким рейтингом. Также бывают разные программы в зависимости от цели кредитования.
5. Рассчитывайте кредит с помощью онлайн-калькуляторов. Их много на разных сайтах, но везде нужно будет вводить одинаковые данные: сумму, срок, ставку и дату выдачи. Система рассчитает переплату, покажет график ежемесячных платежей.

Несколько советов, как сэкономить при использовании заёмных средств:

• пользуйтесь специальными программами банка: для действующих, новых или зарплатных клиентов
• не оплачивайте дополнительные услуги. Если берёте деньги на короткий срок, нет смысла покупать страховку, подключать SMS-оповещения, приобретать подписку
• используйте обеспечение. Предложите банку имущество в залог или привлеките поручителей.

Ещё один вариант — получение кредитной карты с большим льготным периодом. В некоторых банках это 200–365 дней, когда не надо платить проценты и можно бесплатно пользоваться деньгами. Как только получите прибыль с мероприятия, закроете долг без переплаты. Но лимит на кредитной карте небольшой — обычно не более 1 млн руб.