Подготовка событий Монетизация событий Инструкции и алгоритмы

05 мая 2025

Как рассчитать бюджет мероприятия: основные метрики, прогноз прибыли, расчёт цен

Какие показатели нужно рассчитать, когда вы организуете мероприятие? Разбираем формулы и примеры, учимся считать бюджет мероприятия, а также экономически выгодную и обоснованную цену на билеты.

«Мероприятие ушло в минус» — звучит страшно, но, увы, это реальность даже для опытных организаторов. С рынка в начале 2025-го уходят даже крупные события, которые были ежегодными. Причина — минусовая экономика.

Либо люди не хотят покупать билеты, либо цена на них рассчитана неверно, из-за чего даже при солд-ауте прибыли нет.

Про маркетинг говорить сейчас не будем. Разберёмся точечно в том, как рассчитать бюджет мероприятия, чтобы вовремя менять стратегию и держать ситуацию под контролем.

Основные метрики для расчёта бюджета мероприятия

Есть финансовые показатели, которые нужно рассчитывать, чтобы понимать: не напрасно ли вы вкладываете силы в ивент и насколько ваши финансовые вложения эффективны.

Базовый способ оценить прибыльность — это рассчитать плановые доходы и расходы. И найти их разницу. Но это не всё.

Общий бюджет

Это сумма всех планируемых расходов на мероприятие.

Пример расчёта:

ОБ = Аренда + Зарплаты + Техника + Маркетинг + Кейтеринг + Налоги + Прочие расходы

Например, вы организуете конференцию на 200 человек. Какие расходы вы можете вложить в смету:

аренда зала — 150 000 ₽
зарплата команды — 100 000 ₽
техника (звук, свет) — 80 000 ₽
маркетинг — 50 000 ₽
кейтеринг — 70 000 ₽
налоги — 30 000 ₽
прочие расходы — 20 000 ₽.

Кстати, обязательные статьи расходов на примере конференции мы описывали в этой статье.

Складываем все расходы и получаем сумму 500 тыс. рублей на мероприятие.

Важно: ведите таблицу с планом/фактом по расходам.

Это нужно, чтобы делать точные расчёты для следующих мероприятий. И понимать, почему финальные цифры (вдруг) не сошлись.

Доходы

Теперь посчитаем источники доходов. Это сумма всех поступлений: продажа билетов, спонсорские деньги, партнёрские взносы.

Доходы = Билеты + Спонсоры + Партнёры + Доп. доходы

Пример расчёта:

билеты (200 × 3 000 ₽) — 600 000 ₽ (мы планируем мероприятие на 200 человек, стоимость билета — 3 тыс. рублей)
спонсоры — 200 000 ₽
партнёры — 100 000 ₽
доп. доходы (мерч, платные опции) — 50 000 ₽.

Итого: 950 000 рублей доходов.

Прибыль

Теперь посчитаем прибыль — чистый доход после вычета расходов.

Прибыль = Доходы − ОБ

Получаем 450 000 рублей плюсом. Мероприятие прибыльное. Но теперь давайте углубимся в экономику и разберёмся с метриками эффективности.

Они помогут находить статьи расходов, которые стоит скорректировать. И вообще слабые места.

Рентабельность

Рентабельность (ROI) показывает, насколько эффективно вложены деньги. Это отношение суммы прибыли и убытков к сумме инвестиций.

ROI (%) = (Доходы / Расходы) × 100

Пример расчёта:

(950 000 / 500 000) × 100 = 190%

Такой показатель обозначает, что на каждый вложенный рубль вы получаете 19 рублей прибыли.

Зачем вам эта метрика? Она даёт понять, какие вложения работают эффективно и куда не стоит продолжать вкладывать деньги, чтобы работать эффективно.

То есть вы можете считать эффективность рекламных кампаний и отказываться от тех, которые не дают прибыли.

В идеале ROI должен быть от 100%. Чем больше — тем лучше.

Метрика нужна вам, если вы продвигаете мероприятие платными методами: делаете email-рассылки, закупаете таргет, контекстную рекламу. Нужно будет считать доходы с рекламного канала и потраченный бюджет на него.

Маржинальность

Это доля прибыли в общей выручке. Показатель нужно считать за определённый период и смотреть динамику. Единичный расчёт вам ничего не даст.

Хорошо, если вы знаете маржинальность конкурентов — тогда вы сможете сравнить свои показатели с реальными, которые есть на рынке.

Метрика помогает оценить эффективность вашей системы продаж и увидеть долю прибыли в каждом рубле. Маржинальность может быть отрицательной.

Маржинальность = Маржа / Выручка × 100 (где маржа — это выручка минус переменные расходы)

Переменные расходы — те, которые зависят от объёма выручки. Например, для мероприятия это трансфер, кейтеринг, полиграфия.

Так, если рассчитывать переменные расходы для нашей конференции на 200 человек, получим следующую картину:

кейтеринг — 70 000 ₽ (основная переменная статья)
дополнительно могут учитываться (если есть): печатные материалы (бейджи, программы) — ~100 ₽/чел → 20 000 ₽, сувениры — ~150 ₽/чел → 30 000 ₽, трансфер (если предусмотрен) — ~200 ₽/чел → 40 000 ₽.

Итак, наша выручка от продажи 200 билетов по 3 000 ₽ = 600 000 ₽. Переменные расходы (кейтеринг, бейджи, сувениры) = 70 000 + 20 000 + 30 000 = 120 000 ₽.

Рассчитываем маржинальность: (600 000 − 120 000) / 600 000 × 100 = 80%

Это означает, что после покрытия переменных расходов у вас остаётся 80% выручки.

Если вы оптимизируете переменные расходы, например закажете более простой фуршет и он будет стоить вам не 350 рублей на человека, а 250, используете электронную программу и замените сувениры на простые ручки по 50 рублей на человека, то сумма переменных расходов составит: 50 000 + 10 000 = 60 000 ₽.

А значит, ваша маржинальность станет: (600 000 − 60 000) / 600 000 × 100 = 90%. То есть вырастет чистая прибыль.

Вы можете отслеживать, как замена переменных расходов влияет на итоговую прибыль.

Если же вы не можете больше снижать переменные расходы, то поднять маржинальность можно, повысив цены на билеты или продавая дополнительные услуги. Например, записи выступлений.

Точка безубыточности

Точка безубыточности (ТБУ) — это минимальное количество участников или сумма выручки, при которой мероприятие полностью окупает свои затраты, но ещё не приносит прибыли. Это критический показатель, позволяющий понять, сколько билетов нужно продать, чтобы не уйти в минус.

Чтобы посчитать точку безубыточности, нам нужно знать:

доходы
постоянные и переменные расходы.

ТБУ можно рассчитать в количестве участников или в денежном выражении.

1. Рассчитываем, сколько человек должно посетить мероприятие, чтобы покрыть все расходы

ТБУ = Общие постоянные затраты / (Цена билета − Переменные затраты на 1 участника)

Напоминаем, что постоянные затраты — те, которые не зависят от количества гостей (аренда, зарплаты, маркетинг).

Переменные затраты — расходы, которые растут с каждым новым участником (кейтеринг, раздаточные материалы, бейджи).

Например:

постоянные затраты — 400 000 ₽ (аренда, зарплаты, маркетинг)
цена билета — 3 000 ₽
переменные затраты на одного участника — 500 ₽ (фуд-корт, бейдж, раздатка).

ТБУ = 400 000 / (3 000 − 500) = 400 000 / 2 500 = 160 человек

Вывод: вам нужно продать 160 билетов, чтобы выйти в ноль.

2. Считаем минимальную выручку для покрытия всех расходов

ТБУ = Постоянные расходы / Маржинальность × 100 %

380 000 / 90 × 100 = 422 000 ₽

Это значит, что мероприятие окупится, если вы продадите билетов или партнёрских пакетов на сумму 422 000 рублей.

Есть и другая формула:

ТБУ = Постоянные расходы / (1 − (Переменные расходы / Доходы))

ТБУ = 380 000 / (1 − 120 000 / 950 000) = 436 000 ₽

Если вы заработаете меньше 436 000 рублей, то мероприятие уйдёт в минус. В точке безубыточности вы покроете все расходы.

Чем ниже ТБУ, тем безопаснее мероприятие с финансовой точки зрения. Если ТБУ слишком высокая, нужно либо снижать затраты, либо увеличивать средний чек.

Что делать, если продажи идут медленно и до события осталось мало времени?

Усилить маркетинг
Снизить цену (но это уменьшит маржу)
Искать спонсоров, чтобы покрыть часть расходов

Также вы можете использовать динамическое ценообразование: чем ближе дата мероприятия — тем дороже билет.

Чек-лист по ТБУ:

Посчитайте постоянные и переменные расходы.
Определите цену билета.
Рассчитайте ТБУ в количественном и денежном выражении.
Сравните с прогнозируемым количеством участников.
Если ТБУ недостижима — оптимизируйте бюджет мероприятия или меняйте стратегию продаж.

Стоимость привлечения участника (CPA)

CPA = Маркетинговые расходы / Количество участников

Пример расчёта: 50 000 ₽ (маркетинг) / 200 человек = 250 ₽ на человека

Этот показатель важен для постановки KPI таргетологу, для формирования бюджета на маркетинг и понимания динамики, если мероприятие ежегодное. Например, если CPA выросла за год, то и стоимость билетов, скорее всего, придётся поднимать.

Как рассчитать стоимость билетов на мероприятие

Понятно, что слишком высокая цена отпугнёт аудиторию, слишком низкая — сделает событие убыточным. Как быть? Разбираем варианты расчёта цен на билеты.

Вариант 1. Себестоимость + наценка

Цена билета = (Общие расходы + Желаемая прибыль) / Количество участников

Пример:

общие расходы — 500 000 ₽
желаемая прибыль — 200 000 ₽
ожидаемое количество участников — 300 человек.

(500 000 + 200 000) / 300 = 2 333 ₽ за билет

Однако эта модель не учитывает платёжеспособность аудитории, получившаяся цена может быть неконкурентоспособной.

Вариант 2. Анализ конкурентов

Изучаете цены на аналогичные мероприятия
Определяете среднерыночную цену
Корректируете с учётом своей уникальности

Пример расчёта:

средняя цена на конференции в вашем городе — 3 500 ₽
ваше мероприятие имеет уникального спикера → можно добавить 20%
итоговая цена — 4 200 ₽.

Минусы метода: может не покрывать ваши реальные расходы и требует тщательного анализа.

Вариант 3. Ценность для клиента

Определяете, какую ценность получает участник
Оцениваете, сколько он готов за это заплатить
Устанавливаете цену, исходя из воспринимаемой ценности

Например, вы проводите мастер-класс по инвестициям, где участники могут научиться зарабатывать +50 000 ₽ в месяц. Ценность высокая → можно установить цену 15 000 ₽, даже если себестоимость — всего 5 000 ₽.

Из рисков этого метода — легко переоценить ценность.

Чек-лист расчёта цены

Шаг 1. Рассчитайте общие расходы

Включите все категории:

аренда помещения
оборудование (звук, свет, проекторы)
зарплаты команды и подрядчиков
маркетинг и реклама
кейтеринг
налоги и страховки
непредвиденные расходы (10–15% от бюджета).

Шаг 2. Определите целевую прибыль

Решите, какую прибыль вы хотите получить. Стандартные ориентиры:

20–30% для стандартных мероприятий
50–100% для уникальных/премиальных событий.

Шаг 3. Оцените количество участников

Используйте:

данные прошлых мероприятий
ограничения по площадке
регистрации на аналогичные события.

Шаг 4. Рассчитайте базовую цену

(Общие расходы + Прибыль) / Количество участников

Шаг 5. Проверьте на соответствие рынку

Сравните с конкурентами и скорректируйте при необходимости.

Шаг 6. Добавьте ценовые уровни

Оптимальная структура:

ранние билеты (на 20–30% дешевле)
стандартные билеты
VIP-билеты (на 50–100% дороже с доп. услугами).

На какие цифры можно ориентироваться?

Массовые события (фестивали, концерты): 500–5 000 ₽
Обучающие мероприятия (воркшопы, курсы): 3 000–30 000 ₽
Премиум-ивенты (закрытые встречи, VIP): от 50 000 ₽
Средний чек по Москве: +30–50% к регионам
Корпоративные мероприятия: от 10 000 ₽
Мастер-классы в регионах: 2 000–7 000 ₽
Конференции в регионах: 3 000–10 000 ₽
Онлайн обычно в 2–3 раза дешевле офлайна

В процессе подготовки мероприятия, как мы уже писали выше, ведите таблицу, в которую будете вносить все расходы и доходы. Учитывайте абсолютно все расходы, даже мелкие. Они могут по итогу вылиться в немаленькую сумму, и весь бюджет мероприятия поедет.

Самая важная метрика — это точка безубыточности. Остальные метрики важны, когда вы включаете бюджет на маркетинг и начинаете привлекать специалистов для продвижения.