Чек-лист по организации онлайн-мероприятия

Как организовать онлайн-мероприятие, чтобы оно прошло максимально продуктивно? Какие этапы не стоит пропускать и на что обратить пристальное внимание — рассказываем в нашем чек-листе. 

Этап: подготовка 

Результат этапа: составлен план проекта, определены необходимые ресурсы и результат.

— Определить тему и формат события 

— Определить цель проведения мероприятия (зачем вы проводите) 

— Определить цель и результат для участников (зачем пойдут и что получат в итоге) 

— Сформировать команду, решить, кто нужен на постоянную работу, а кто будет работать на подряде

— Провести анализ рынка 

— Составить плановую смету 

— Утвердить KPI, даты, тему, дескриптор, форматы участия, блоки сайта 

— Организовать систему хранения материалов 

— Сделать планировщик (гугл-таблица, диаграмма Ганта, Трелло и т.п.)

Этап: подготовка к продвижению 

Результат этапа: запуск лендинга, первые продажи/регистрации.

1. Сформировать программу, продумать сценарий ивента
2. Выбрать спикеров
3. Написать текст для лендинга
4. Заказать дизайн и верстку лендинга
5. Сделать графические материалы для продвижения (обложки для соцсетей,  рекламные баннеры, шаблон презентации)
6. Выбрать каналы продвижения и составить промо-план (таргет, директ,  партнёры, email-рассылка, промопосты, наружная реклама, радио, ТВ)
7. Получить от спикеров фото и информацию для размещения на лендинге и в рекламе
8. Установить метрики, пиксели, коды ретаргетинга
9. Запустить лендинг
10. Проверить лендинг: на лендинге нет орфографических и пунктуационных ошибок, текст вычитан и проверен; настроена система оплаты, каждая кнопка и ссылка ведут туда, куда должны вести; после оплаты/регистрации клиенту приходят нужные письма/билеты/чеки; при публикации ссылки на лендинг подтягивается правильная картинка и корректный сниппет
11.  Составить таблицу потенциальных информационных партнеров
12. Составить таблицу потенциальных спонсоров
13. Составить КП для партнеров
14. Создать встречи, группы в соцсетях

Этап: продакшн (параллельно с подготовкой и продвижением)

Результат этапа: всё готово для проведения мероприятия.

— Выбрать площадку проведения 

— Сделать раздаточные материалы

— Получить от спикеров заполненную анкету, подписанный договор, презентацию

— Договориться с волонтерами, модераторами 

— Сделать инструкции для специалистов, работающих во время проведения мероприятия 

— Сделать сайт для онлайн-трансляции, организовать систему доступов 

— Подготовить памятки по входу для спикеров, участников 

— Протестировать площадку со спикерами 

— Получить все материалы от партнеров 

— Запланировать рассылки-уведомления о ссылке для входа

Этап: продвижение 

Результат этапа: достигнут планируемый KPI по продажам/регистрациям. 

— Запустить продвижение события согласно плану 

— Таргет Вконтакте 

— Таргет в Facebook и Instagram 

— Яндекс.Директ 

— Google Ads 

— Ведение встреч во ВКонтакте, Facebook, Instagram

— Email-рассылка 

— Рассылка в соцсетях 

— Инвайтинг ВКонтакте 

— Закупка рекламы у блогеров 

— Договориться с инфопартнерами на взаимное промо и проконтролировать соблюдение договоренностей 

— Найти партнеров и заключить договоры

Этап: проведение события

Результат этапа: участники пришли на событие и получили всё заявленное. 

1. Открытие онлайн-комнаты для просмотра
2. Контроль спикеров, чтобы вовремя пришли на выступление
3. Доклады спикеров согласно программе
4. Напоминалки онлайн-участникам, чтобы дошли до просмотра
5. Организованный нетворкинг
6. Просить, чтобы участники писали отзывы в соцсетях о событии
7. Выполнить договоренности с партнерами
8. Модерировать чат
9. Поблагодарить спикера за выступление

Этап: завершение работ и подведение итогов

Результат этапа: выполнены все обязательства перед клиентами, партнерами, спонсорами и подрядчиками 

— Розданы все обещанные материалы: видеозаписи, презентации, бонусы, чек-листы и т.п.

— Разосланы закрывающие документы 

— Продажи закрыты 

— Разосланы благодарности спикерам, партнерам, подрядчикам 

— Выполнены договоренности с партнерами 

— Выполнены договоренности со спонсорами 

— Получена обратная связь от партнеров, спонсоров, участников

— Оценен результат план/факт 

— Все материалы по ивенту сложены в систему хранения материалов 

— Записан мануал и выводы по проведению ивента 

— Проведена закрывающая встреча с командой 

— Определено, что делать дальше с материалами конференции