Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.

Подготовка событий Продвижение событий Проведение событий После события Чек-листы

Чек-лист по организации онлайн-мероприятия

Как организовать онлайн-мероприятие, чтобы оно прошло максимально продуктивно? Какие этапы не стоит пропускать и на что обратить пристальное внимание, чтобы успешно провести онлайн-конференцию, — рассказываем в нашем чек-листе. Чек-лист: как организовать и провести онлайн-мероприятие, конференцию

Этап: подготовка 

Результат этапа: составлен план проекта, определены необходимые ресурсы и результат.

  • Определить тему и формат события 
  • Определить цель проведения мероприятия (зачем вы проводите) 
  • Определить цель и результат для участников (зачем пойдут и что получат в итоге) 
  • Сформировать команду, решить, кто нужен на постоянную работу, а кто будет работать на подряде
  • Провести анализ рынка 
  • Составить плановую смету 
  • Утвердить KPI, даты, тему, дескриптор, форматы участия, блоки сайта 
  • Организовать систему хранения материалов 
  • Сделать планировщик (гугл-таблица, диаграмма Ганта, Трелло и т.п.)

Этап: подготовка к продвижению 

Результат этапа: запуск лендинга, первые продажи/регистрации.

  • Сформировать программу, продумать сценарий ивента
  • Выбрать спикеров
  • Написать текст для лендинга
  • Заказать дизайн и верстку лендинга
  • Сделать графические материалы для продвижения (обложки для соцсетей,  рекламные баннеры, шаблон презентации)
  • Выбрать каналы продвижения и составить промо-план (таргет, директ, партнёры, email-рассылка, промопосты, наружная реклама, радио, ТВ)
  • Получить от спикеров фото и информацию для размещения на лендинге и в рекламе
  • Установить метрики, пиксели, коды ретаргетинга
  • Запустить лендинг
  • Проверить лендинг: на лендинге нет орфографических и пунктуационных ошибок, текст вычитан и проверен; настроена система оплаты, каждая кнопка и ссылка ведут туда, куда должны вести; после оплаты/регистрации клиенту приходят нужные письма/билеты/чеки; при публикации ссылки на лендинг подтягивается правильная картинка и корректный сниппет
  • Составить таблицу потенциальных информационных партнеров
  • Составить таблицу потенциальных спонсоров
  • Составить КП для партнеров
  • Создать встречи, группы в соцсетях

 

Этап: продакшн (параллельно с подготовкой и продвижением)

Результат этапа: всё готово для проведения мероприятия.

  • Выбрать площадку проведения 
  • Сделать раздаточные материалы
  • Получить от спикеров заполненную анкету, подписанный договор, презентацию
  • Договориться с волонтерами, модераторами 
  • Сделать инструкции для специалистов, работающих во время проведения мероприятия 
  • Сделать сайт для онлайн-трансляции, организовать систему доступов 
  • Подготовить памятки по входу для спикеров, участников 
  • Протестировать площадку со спикерами 
  • Получить все материалы от партнеров 
  • Запланировать рассылки-уведомления о ссылке для входа

 

Чек-лист: как организовать и провести онлайн-мероприятие, конференцию

Этап: продвижение 

Результат этапа: достигнут планируемый KPI по продажам/регистрациям. 

 

Этап: проведение события

Результат этапа: участники пришли на событие и получили всё заявленное. 

  • Открытие онлайн-комнаты для просмотра
  • Контроль спикеров, чтобы вовремя пришли на выступление
  • Доклады спикеров согласно программе
  • Напоминалки онлайн-участникам, чтобы дошли до просмотра
  • Организованный нетворкинг
  • Просить, чтобы участники писали отзывы в соцсетях о событии
  • Выполнить договоренности с партнерами
  • Модерировать чат
  • Поблагодарить спикера за выступление

 

Этап: завершение работ и подведение итогов

Результат этапа: выполнены все обязательства перед клиентами, партнерами, спонсорами и подрядчиками 

  • Розданы все обещанные материалы: видеозаписи, презентации, бонусы, чек-листы и т.п.
  • Разосланы закрывающие документы 
  • Продажи закрыты 
  • Разосланы благодарности спикерам, партнерам, подрядчикам 
  • Выполнены договоренности с партнерами 
  • Выполнены договоренности со спонсорами 
  • Получена обратная связь от партнеров, спонсоров, участников
  • Оценен результат план/факт 
  • Все материалы по ивенту сложены в систему хранения материалов 
  • Записан мануал и выводы по проведению ивента 
  • Проведена закрывающая встреча с командой 
  • Определено, что делать дальше с материалами конференции

 

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

**Соцсеть, признанная в России экстремистской

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Нажимая на кнопку «Задать вопрос», я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности

На эксклюзивном онлайн-курсе Наталии Франкель «Код события» мы даем комплексный подход к организации, продвижению и проведению событий. После обучения вы сможете создавать профессиональные мероприятия от анализа рынка до постпродакшна.