Чек-лист по организации онлайн-мероприятия

Как организовать онлайн-мероприятие, чтобы оно прошло максимально продуктивно? Какие этапы не стоит пропускать и на что обратить пристальное внимание, чтобы успешно провести онлайн-конференцию, — рассказываем в нашем чек-листе. 

Этап: подготовка 

Результат этапа: составлен план проекта, определены необходимые ресурсы и результат.

• Определить тему и формат события 
• Определить цель проведения мероприятия (зачем вы проводите) 
• Определить цель и результат для участников (зачем пойдут и что получат в итоге) 
• Сформировать команду, решить, кто нужен на постоянную работу, а кто будет работать на подряде
• Провести анализ рынка 
• Составить плановую смету 
• Утвердить KPI, даты, тему, дескриптор, форматы участия, блоки сайта 
• Организовать систему хранения материалов 
• Сделать планировщик (гугл-таблица, диаграмма Ганта, Трелло и т.п.)

Этап: подготовка к продвижению 

Результат этапа: запуск лендинга, первые продажи/регистрации.

• Сформировать программу, продумать сценарий ивента
• Выбрать спикеров
• Написать текст для лендинга
• Заказать дизайн и верстку лендинга
• Сделать графические материалы для продвижения (обложки для соцсетей,  рекламные баннеры, шаблон презентации)
• Выбрать каналы продвижения и составить промо-план (таргет, директ, партнёры, email-рассылка, промопосты, наружная реклама, радио, ТВ)
• Получить от спикеров фото и информацию для размещения на лендинге и в рекламе
• Установить метрики, пиксели, коды ретаргетинга
• Запустить лендинг
• Проверить лендинг: на лендинге нет орфографических и пунктуационных ошибок, текст вычитан и проверен; настроена система оплаты, каждая кнопка и ссылка ведут туда, куда должны вести; после оплаты/регистрации клиенту приходят нужные письма/билеты/чеки; при публикации ссылки на лендинг подтягивается правильная картинка и корректный сниппет
• Составить таблицу потенциальных информационных партнеров
• Составить таблицу потенциальных спонсоров
• Составить КП для партнеров
• Создать встречи, группы в соцсетях

 

Этап: продакшн (параллельно с подготовкой и продвижением)

Результат этапа: всё готово для проведения мероприятия.

• Выбрать площадку проведения 
• Сделать раздаточные материалы
• Получить от спикеров заполненную анкету, подписанный договор, презентацию
• Договориться с волонтерами, модераторами 
• Сделать инструкции для специалистов, работающих во время проведения мероприятия 
• Сделать сайт для онлайн-трансляции, организовать систему доступов 
• Подготовить памятки по входу для спикеров, участников 
• Протестировать площадку со спикерами 
• Получить все материалы от партнеров 
• Запланировать рассылки-уведомления о ссылке для входа

 

Этап: продвижение 

Результат этапа: достигнут планируемый KPI по продажам/регистрациям. 

• Запустить продвижение события согласно плану 
• Таргет Вконтакте
• Таргет в Facebook* и Instagram**
• Яндекс.Директ 
• Google Ads 
• Ведение встреч во ВКонтакте, Facebook*, Instagram**
• Email-рассылка 
• Рассылка в соцсетях 
• Инвайтинг ВКонтакте 
• Закупка рекламы у блогеров 
• Договориться с инфопартнерами на взаимное промо и проконтролировать соблюдение договоренностей 
• Найти партнеров и заключить договоры

 

Этап: проведение события

Результат этапа: участники пришли на событие и получили всё заявленное. 

• Открытие онлайн-комнаты для просмотра
• Контроль спикеров, чтобы вовремя пришли на выступление
• Доклады спикеров согласно программе
• Напоминалки онлайн-участникам, чтобы дошли до просмотра
• Организованный нетворкинг
• Просить, чтобы участники писали отзывы в соцсетях о событии
• Выполнить договоренности с партнерами
• Модерировать чат
• Поблагодарить спикера за выступление

 

Этап: завершение работ и подведение итогов

Результат этапа: выполнены все обязательства перед клиентами, партнерами, спонсорами и подрядчиками 

• Розданы все обещанные материалы: видеозаписи, презентации, бонусы, чек-листы и т.п.
• Разосланы закрывающие документы 
• Продажи закрыты 
• Разосланы благодарности спикерам, партнерам, подрядчикам 
• Выполнены договоренности с партнерами 
• Выполнены договоренности со спонсорами 
• Получена обратная связь от партнеров, спонсоров, участников
• Оценен результат план/факт 
• Все материалы по ивенту сложены в систему хранения материалов 
• Записан мануал и выводы по проведению ивента 
• Проведена закрывающая встреча с командой 
• Определено, что делать дальше с материалами конференции

 

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

**Соцсеть, признанная в России экстремистской