Ивентология — все о продвижении и организации мероприятий (событий).
Event-маркетинг от А до Я.
Чек-лист по организации онлайн-мероприятия
Как организовать онлайн-мероприятие, чтобы оно прошло максимально продуктивно? Какие этапы не стоит пропускать и на что обратить пристальное внимание, чтобы успешно провести онлайн-конференцию, — рассказываем в нашем чек-листе.
Этап: подготовка
Результат этапа: составлен план проекта, определены необходимые ресурсы и результат.
- Определить тему и формат события
- Определить цель проведения мероприятия (зачем вы проводите)
- Определить цель и результат для участников (зачем пойдут и что получат в итоге)
- Сформировать команду, решить, кто нужен на постоянную работу, а кто будет работать на подряде
- Провести анализ рынка
- Составить плановую смету
- Утвердить KPI, даты, тему, дескриптор, форматы участия, блоки сайта
- Организовать систему хранения материалов
- Сделать планировщик (гугл-таблица, диаграмма Ганта, Трелло и т.п.)
Этап: подготовка к продвижению
Результат этапа: запуск лендинга, первые продажи/регистрации.
- Сформировать программу, продумать сценарий ивента
- Выбрать спикеров
- Написать текст для лендинга
- Заказать дизайн и верстку лендинга
- Сделать графические материалы для продвижения (обложки для соцсетей, рекламные баннеры, шаблон презентации)
- Выбрать каналы продвижения и составить промо-план (таргет, директ, партнёры, email-рассылка, промопосты, наружная реклама, радио, ТВ)
- Получить от спикеров фото и информацию для размещения на лендинге и в рекламе
- Установить метрики, пиксели, коды ретаргетинга
- Запустить лендинг
- Проверить лендинг: на лендинге нет орфографических и пунктуационных ошибок, текст вычитан и проверен; настроена система оплаты, каждая кнопка и ссылка ведут туда, куда должны вести; после оплаты/регистрации клиенту приходят нужные письма/билеты/чеки; при публикации ссылки на лендинг подтягивается правильная картинка и корректный сниппет
- Составить таблицу потенциальных информационных партнеров
- Составить таблицу потенциальных спонсоров
- Составить КП для партнеров
- Создать встречи, группы в соцсетях
Этап: продакшн (параллельно с подготовкой и продвижением)
Результат этапа: всё готово для проведения мероприятия.
- Выбрать площадку проведения
- Сделать раздаточные материалы
- Получить от спикеров заполненную анкету, подписанный договор, презентацию
- Договориться с волонтерами, модераторами
- Сделать инструкции для специалистов, работающих во время проведения мероприятия
- Сделать сайт для онлайн-трансляции, организовать систему доступов
- Подготовить памятки по входу для спикеров, участников
- Протестировать площадку со спикерами
- Получить все материалы от партнеров
- Запланировать рассылки-уведомления о ссылке для входа
Этап: продвижение
Результат этапа: достигнут планируемый KPI по продажам/регистрациям.
- Запустить продвижение события согласно плану
- Таргет Вконтакте
- Таргет в Facebook* и Instagram**
- Яндекс.Директ
- Google Ads
- Ведение встреч во ВКонтакте, Facebook*, Instagram**
- Email-рассылка
- Рассылка в соцсетях
- Инвайтинг ВКонтакте
- Закупка рекламы у блогеров
- Договориться с инфопартнерами на взаимное промо и проконтролировать соблюдение договоренностей
- Найти партнеров и заключить договоры
Этап: проведение события
Результат этапа: участники пришли на событие и получили всё заявленное.
- Открытие онлайн-комнаты для просмотра
- Контроль спикеров, чтобы вовремя пришли на выступление
- Доклады спикеров согласно программе
- Напоминалки онлайн-участникам, чтобы дошли до просмотра
- Организованный нетворкинг
- Просить, чтобы участники писали отзывы в соцсетях о событии
- Выполнить договоренности с партнерами
- Модерировать чат
- Поблагодарить спикера за выступление
Этап: завершение работ и подведение итогов
Результат этапа: выполнены все обязательства перед клиентами, партнерами, спонсорами и подрядчиками
- Розданы все обещанные материалы: видеозаписи, презентации, бонусы, чек-листы и т.п.
- Разосланы закрывающие документы
- Продажи закрыты
- Разосланы благодарности спикерам, партнерам, подрядчикам
- Выполнены договоренности с партнерами
- Выполнены договоренности со спонсорами
- Получена обратная связь от партнеров, спонсоров, участников
- Оценен результат план/факт
- Все материалы по ивенту сложены в систему хранения материалов
- Записан мануал и выводы по проведению ивента
- Проведена закрывающая встреча с командой
- Определено, что делать дальше с материалами конференции
*Соцсеть, признанная в России экстремистской
**Соцсеть, признанная в России экстремистской
Рекомендуем посмотреть
ПОПУЛЯРНОЕ
Подпишитесь на рассылку
и получите комплект материалов для проведения онлайн-ивентов