Всё об организации
и продвижении событий

Подготовка событий Продвижение событий Проведение событий После события Чек-листы

Чек-лист по организации онлайн-мероприятия

Как организовать онлайн-мероприятие, чтобы оно прошло максимально продуктивно? Какие этапы не стоит пропускать и на что обратить пристальное внимание — рассказываем в нашем чек-листе. 

Этап: подготовка 

Результат этапа: составлен план проекта, определены необходимые ресурсы и результат.

Определить тему и формат события 

Определить цель проведения мероприятия (зачем вы проводите) 

Определить цель и результат для участников (зачем пойдут и что получат в итоге) 

Сформировать команду, решить, кто нужен на постоянную работу, а кто будет работать на подряде

Провести анализ рынка 

Составить плановую смету 

Утвердить KPI, даты, тему, дескриптор, форматы участия, блоки сайта 

Организовать систему хранения материалов 

Сделать планировщик (гугл-таблица, диаграмма Ганта, Трелло и т.п.)

Этап: подготовка к продвижению 

Результат этапа: запуск лендинга, первые продажи/регистрации.

  1. Сформировать программу, продумать сценарий ивента
  2. Выбрать спикеров
  3. Написать текст для лендинга
  4. Заказать дизайн и верстку лендинга
  5. Сделать графические материалы для продвижения (обложки для соцсетей,  рекламные баннеры, шаблон презентации)
  6. Выбрать каналы продвижения и составить промо-план (таргет, директ,  партнёры, email-рассылка, промопосты, наружная реклама, радио, ТВ)
  7. Получить от спикеров фото и информацию для размещения на лендинге и в рекламе
  8. Установить метрики, пиксели, коды ретаргетинга
  9. Запустить лендинг
  10. Проверить лендинг: на лендинге нет орфографических и пунктуационных ошибок, текст вычитан и проверен; настроена система оплаты, каждая кнопка и ссылка ведут туда, куда должны вести; после оплаты/регистрации клиенту приходят нужные письма/билеты/чеки; при публикации ссылки на лендинг подтягивается правильная картинка и корректный сниппет
  11.  Составить таблицу потенциальных информационных партнеров
  12. Составить таблицу потенциальных спонсоров
  13. Составить КП для партнеров
  14. Создать встречи, группы в соцсетях
Этап: продакшн (параллельно с подготовкой и продвижением)

Результат этапа: всё готово для проведения мероприятия.

Выбрать площадку проведения 

Сделать раздаточные материалы

Получить от спикеров заполненную анкету, подписанный договор, презентацию

Договориться с волонтерами, модераторами 

Сделать инструкции для специалистов, работающих во время проведения мероприятия 

Сделать сайт для онлайн-трансляции, организовать систему доступов 

Подготовить памятки по входу для спикеров, участников 

Протестировать площадку со спикерами 

Получить все материалы от партнеров 

Запланировать рассылки-уведомления о ссылке для входа

Этап: продвижение 

Результат этапа: достигнут планируемый KPI по продажам/регистрациям. 

Запустить продвижение события согласно плану 

Таргет Вконтакте 

Таргет в Facebook и Instagram 

Яндекс.Директ 

Google Ads 

Ведение встреч во ВКонтакте, Facebook, Instagram

Email-рассылка 

Рассылка в соцсетях 

Инвайтинг ВКонтакте 

Закупка рекламы у блогеров 

Договориться с инфопартнерами на взаимное промо и проконтролировать соблюдение договоренностей 

Найти партнеров и заключить договоры

Этап: проведение события

Результат этапа: участники пришли на событие и получили всё заявленное. 

  1. Открытие онлайн-комнаты для просмотра
  2. Контроль спикеров, чтобы вовремя пришли на выступление
  3. Доклады спикеров согласно программе
  4. Напоминалки онлайн-участникам, чтобы дошли до просмотра
  5. Организованный нетворкинг
  6. Просить, чтобы участники писали отзывы в соцсетях о событии
  7. Выполнить договоренности с партнерами
  8. Модерировать чат
  9. Поблагодарить спикера за выступление
Этап: завершение работ и подведение итогов

Результат этапа: выполнены все обязательства перед клиентами, партнерами, спонсорами и подрядчиками 

Розданы все обещанные материалы: видеозаписи, презентации, бонусы, чек-листы и т.п.

Разосланы закрывающие документы 

Продажи закрыты 

Разосланы благодарности спикерам, партнерам, подрядчикам 

Выполнены договоренности с партнерами 

Выполнены договоренности со спонсорами 

Получена обратная связь от партнеров, спонсоров, участников

Оценен результат план/факт 

Все материалы по ивенту сложены в систему хранения материалов 

Записан мануал и выводы по проведению ивента 

Проведена закрывающая встреча с командой 

Определено, что делать дальше с материалами конференции

 

Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте
Рекомендуем посмотреть
Задайте вопрос команде!
Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»
Согласен на получение новостей и предложений по электронной почте